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TheponywasrevisedinJanuary2021
绘制合理的工作流程
1达成运行目标
工作流程的运行并不能替代职员完成某项实际工作,它实际上是对现
实工作的一个记录,严格的描述了工作完成的轨迹和内容;所以绘制流程
图一定要遵循现实情况,适应现实工作,脱离现实会在使用BBEA时造成
困惑,无法真正应用系统。
2实用
不必强求绘制复杂,看起来好看的流程图,现实工作往往更加简单。
如果一个步骤就可以完成,就避免使用并行,判断,或等等复杂分支;如
果步骤很少,就不必分离出子流程;如果人工可以完成,就避免自动节
点。。。
实用、简单的工作流程在实际运行过程中操作更顺畅,更简单,更合
理。
3正确识别独立流程
一个完整的流程图应该覆盖一件相对独立的事务的全过程,如果人为
地分为若干个独立流程,也可以分别运行,最终完成工作,但是其间的数
据共享,自动流转都成为空谈。例如:一个申请递交给领导后,应该有反
馈行为,同意怎么办,不同意怎么办,而不是把递交申请和下发指示分割
开来。
当然,机械地把不相干的事务揉和在一起,建立某种无意义的关联,
也会影响实际工作中的事务处理。
一个完整的流程应该具有以下特点:
独立运行
完成一件或几件相关联的有意义的任务
包含了当前任务在系统覆盖范围内的主要相关内容和特性
可以某个职员单独完成,也可以多部门多人配合,协作完成
由父流程和0-N个子流程组合而成
可以多次重复运行
4把握粒度:简化,完整,准确
工作流分析是一个简化工作的过程,并不是实施前期手工绘制的原始
流程需要全部照搬进电脑,这里需要掌握一个原则:那些有数据需要共
享,有判断分支,有消耗需要统计,或者是作为监控点等等,有具体的涵
义的步骤才录入电脑流程,真正地纳入运转流程。
任何一个简单的工作,都需要一系列复杂的操作才能完成;必须剔除
其中无意义,不增值的环节,做合并或忽略处理。例如:
就可以简化为:;如果再次合并:
,就会造成粒度过粗,责任混淆,实际工作中无法运
作。
满足以下因素的工作项可以划分为不同的步骤:
责任人不同
需要作为一个里程碑记录任务处理过程
有判断分支/并行分支等
有共享数据(公文/附件)需要处理,或者需要划分不同权限
需要单独统计消耗项
需要独立统计花费时间
需要重点监控或者审核
优先级较高的工作项
需要保密的工作项
定时自动启动的工作项
同时,描述一个流程和步骤的时候尽量做到完整和准确,仔细填写各
项属性,不能有任何遗漏,也不能含糊其词,描述不明确,以免造成实际
运行中的错误。
5灵活使用各种步骤类型和分支
BBEA支持各种步骤类型和分支类型:标准,判定,阅示,自动,子流
程;条件分支,并行分支,或分支,合并分支,循环分支等等。
绘制流程图之前,一定要仔细了解各种步骤/分支的涵义,灵活应用;
详细内容请参看文档《BBEA流程绘制标准》。
举例说明:
可以修改为:,抄送
财务部这个步骤就不占用时间,可以更加及时地执行计划。
子流程是非常实用的选择,一组相关的步骤可以作为一个子流程相对
独立存在,既保持了主流程的整洁,也可以独立变化,同时应用于多个场
景。
6数据共享
各种形式的公文流转支持是BBEA的一大特色,绘制流程图过程中需要
仔细的设计公文个数和权限,满足实际工作需要。
首先,BBEA支持运行中增加附件,区别于公文,附件是可以随时添
加,不限个数的;一些不确定的文档可以利用附件功能,只有预先确定,
例行公事的文档才使用公文功能,加入到流程图当中。
其次,公文的权限需要仔细设计,有些保密文档,如果设计不当,就
会造成泄密。公文权限分为:创建,修改,只读。
另外,还有公文类型,是否痕迹保留等等选项需要仔细设定。
三业务流程优化和重组
绘制工作流的过程本身就是一个改进流程,改进工作机制的良好机
会。
业务重组(BPR)的一般过程如下:
整体设计—〉现有流程诊断—〉设计新流程—〉实施新流程—〉评估
和改善。可以看出,BBEA的整体实施过程基本涵盖了以上内容,关键就
是如何诊断现有流程的弊病,有针对性地设计更加合理的工作流程。
传统业务流程具有以下弊端:
面向职能分割运营模块,各部门各自为政;
串行方式导致效率低下,造成很多不必要的等待;
多点接触影响效率,一件事情需要通过很多个部门办理;
找到关键路径,发现流程瓶颈,重新划分职责。。。,通过一系列方
法,新资源可以协助用户实现业务重组和再造,达到优化流程和提高效
率,提高管理水平的目的。
需要强调的是,优化过程中必须考虑企业文化,忽视企业文化的流程
重组必定失败。