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行政管理的主要工作内容:执行办公设备、公共设施的日常管理和维护;
执行办公用品及日常用品的采购、发放管理;执行档案的归档管理;执行固定资
产及低值易耗品的管理;执行各种费用的控制交纳;执行公司对外关系建立维护;
执行突发事件处理;执行后勤管理;执行行政日常事务处理;执行上级交办事务
等.
具体工作流程
一、执行办公用品及日常用品的采购、发放管理
月末行政部要根据其他部门的请购计划及库存情况,并要根据相关规定作适
当储备以备不时之需,作好请购计划单经主管审批后,及时保质保量地采购办公
用品和日常用品,采购物品应当定价定点,保证质优价廉。要作好物品出入库登
记,每月盘存,确保帐物相符。
部门申请查看库存请购计划单主管审批
物品采购检查验收出入登记月末盘存
物相帐符监督检查
定期询价议价
二、执行固定资产及低值易耗品的管理
对于公司所有的固定资产以及低值易耗品,需要建立台帐清单,监督各部门
于每月25日进行盘点,办公室会根据各部门盘点情况进行抽查,核对帐物是
否相符,然后根据各部门盘点状况及调动增加状况制作《固定资产、低耗品清
单》报表发放各部门;每季度组织财务部对各部门进行全面盘点,核对帐物。
对需要报废的资产按照相关程序申请报废,及时跟进各部门资产调动、出入库单
据的核对,做到帐物相符。对于资产管理不当、帐物不符,应进行相应处罚.
资产分类建立台帐清单每月盘存核对物帐
三、执行各部门基础设备、设施维修管理
行政部负责根据维修要求协调或外请技术人员维修、对维修全过程进行控制;
各部门对维修质量监督、确认。
所有维修要求做好记录、跟踪维护结果及完成状态;对未按要求完成的维修事
项、及时了解情况并报告负责人。
维修申请安排维修维修结束检查验收记录备案
四、执行文件档案的归档管理
根据不同种类档案的特点,做好系统编目、使用/传阅控制、分类存放、排
列有序,定期收集各类文件资料,并整理立卷归档。
各部门往来的备忘录、文档、资料等按类别、内容、时间顺序等存档管理。
文件、资料收集分类整理编号立卷归档装订成册存放
使用传阅控制
.
六、文件资料收发、传真管理
各类文件资料收发、传真均需在登记薄上作好详细登记、记录,及时将各类
信息(通知、文件)进行上传下达,特别是各类客户信息应登记后及时传递给相
关部门;
传真往来
文件资料的收发行政审阅上传下达准确记录
七、执行各种费用的支付、控制
按时申请、交纳、控制公司各项费用,例如:车辆养路费、车船税等;并将
所要交纳的各项费用进行审核记录,
及时、准确,以确保各职能部门工作的正常开展。
统计各项所要交纳费用申请审批资金部门主管审批领导审批签字
支付各项费用归类登记管理
安全工作是企业的一项重要工作,行政部是安全工作的主要执行部门;日常
工作中应将安全工作、保密工作列入议事日程,要充分明确重点安全项目,不定
期地组织检查,认真查出安全隐患,及时消除潜在的安全危害并作好记录。要落
实安全责任制,签定安全责任制,规划安全教育、培训计划并认真加以实施.
熟悉安全制度明确安全目标规划教育培训提高防范意识
组织实施检查确保整体安全
十一、日常事务处理
行政部的工作杂而乱,涉及面广,大小事情多,并且很多事务具有不可确定
性,临时出现的工作,会给当日计划工作带来很大的冲突,这时就要择其轻重而
处理。总体来讲,行政部属于服务保障部门,是为其他部门服务的,所以也要协
助他们处理不涉及本部门的日常事务。否则会影响正常工作秩序,甚至会影响经
营活动.。
当日计划工作临时事务处理择其轻重处理注重时效结果
保证正常工作提高服务意识
十二、执行上级交办事务
优先完成领导交办各类事务,规定时限内完成不了的,应向领导说明其原因,
并尽力尽快完成,最终将完成结果向领导汇报。
接受上级交办任务及时完成保质保量汇报结果
确实了解、记录工作要求