文档介绍：K3系统操作指南
格特斯电子
K/3系统流程操作指南
一、格特斯K/3系统整体流程图:
流程图说明与相应的要求:
1、正常使用本系统后,各用户必须严格按照该流程开展工作并与各方面协调一致,否则,日常业务将跑不顺;
2、本图为总体流程图,每个环节的具体操作流程将在后面详细说明;
3、各个部门的具体分工将通过系统权限设置来实现,以后也可以非常方便地进行更改;
4、 ERP系统是典型的一把手工程,监控项目总体目标并提供关键的资源协调与支持,各部门负责人抓本部门相关的ERP功能上线工作以及持续的完善工作。
二、销售操作指南
a) 流程说明
1、客户下单---->录入到“销售订单”---->业务主管审核“销售订单”---->打印---->送达“PMC”及其他相关部门;注意“销售方式”为“现销”!只有个别没有预收款的选择“赊销”。
2、每次销售发货前,销售员应该密切跟踪所有《销售订单》上的产品入库情况和库存情况(电话咨询+系统查询),一旦仓库有货,结合销售订单上的交货日期要求,及时通知仓库对相应的销售订单进行发货(告知
销售订单编号即可);
3、仓库管理员每次销售发货,都必须从《销售订单》下推生成《销售出库单》,累计出库数量不得超过订单数量,每次发货完毕并获得客户确认后,应及时从该《销售出库单》下推生成《普通销***》,打印出来,交客户、销售员、财务部,此单是财务收款的依据,也是跟客户对帐的依据。
4、财务再根据《普通销***》生成应收款凭证,并对该发票进行审核、钩稽、核销等操作;
5、销售员根据《普通销***》跟客户对帐、催款,财务应收款人员可以跟踪或配合。 b) 注意事项
1、每次录入《销售订单》前,先检查对应的客户是否有先前的《销售订单》未执行完毕的,如果没有完毕且不再需要执行了的,建议先关闭该销售订单。
2、《销售订单》上的“交货日期”应该认真选择,以确保既能按时交货、生产也能及时完成。确定正确的交货日期,是MRP正确运行的基础之一。
3、刚刚录入并保存好的一张销售订单,必须按照规定的流程进入“评审”程序,否则,该订单无任何实质意义。
c) 进入界面
1、进入一级菜单“供应链”,再进入子系统“销售管理”,其下面有“订单处理”等子菜单;
2、“销售出库”有两种方式进入:一是“仓存管理”下面的“领料发货”子系统;二是“销售管理”下面的“销售出库”子系统;
3、用户可以通过“主控台编辑”来调整自己的个性化菜单界面。
三、采购操作指南
A、流程说明
1、采购计划员每天检查是否有从MRP生成的没有审核的《采购申请单》,如果存在,则在选择好供应商的前提下,先审核该《申请单》,然后下推生成相应的《采购订单》,注意“采购方式”为“赊购”!一旦生成《采购订单》,相应的《采购申请单》其关联标志变为“有”,且不可再更改了,除非删除刚刚生成的《采购订单》然后反审核;
2、查询到刚才生成的所有《采购订单》,再次检查并适当调整采购数量、供应商、采购价格,认真检查并调整好“交货日期”,然后保存该《采购订单》,提示或提交采购负责人进行审核;
3、保存好的《采购订单》自动进入审核流程,如果公司认为有必要,系统还可以设置多级审核,目前为采购经理一级审核即可;
4、采购员对审核完毕的《采购订单》进行打印并传真到供应商,然后进行采购进货跟踪等;
5、供应商凭借《送货单》及单上标明的采购订单编号送货到仓库;
6、仓管员根据采购订单编号到K3系统中查询到该采购订单,核对无误后,下推生成《外购入库单》,并通知QC检验;
7、仓管员根据《QC检验报告》检验结果调整相应入库单据上的实际入库数量,然后审核《外购入库单》;
8、查找到刚才的《外购入库单》,立即下推生成《普通采购发票》,打印出来,分别交供应商、财务、采购员,这是财务伏款的依据;
9、财务可以根据《普通采购发票》生成应付款凭证,或对该发票进行审核、钩稽、核销等操作;
10、采购员通过运行“采购订单执行情况明细表/汇总表”来跟踪正常采购进展情况。
11、
,说明退货原因、并跟供应商进行必要的沟通后,全面录入《退货通知单》各项内容,经相关领导审核后,下推生成红字《外购入库单》,保存审核后,再下推生成红字的《采购发票》。
B、进入界面
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四、MPS/MRP计划操作指南
A、流程说明
i. PMC根据销售部门下达的所有没有执行完毕的《销售订单》,检查其是否有必要再
执行下去(包括:已经发货完毕、已经发了部分货但不再生产了),如果没有,关闭之,并准备运行MPS;
ii. 预先设定好运算方案(系统设置---->系统