文档介绍：XX资产管理有限公司
份额登记管理制度
XX资产管理有限公司
份额登记管理制度
第一章总则
为规范XX资产管理有限公司(以下简称“公司”或“本公司”)旗下管理基金的份额登记、防范份额登记过程中的操作风险,提高份额登记工作的准确性和工作效率。根据《中华人民共和国证券投资基金法》、《私募投资基金监督管理暂行办法》、《私募投资基金管理人内部控制指引》等法律法规、规范性法律文件及相关监管要求制定本制度。
本办法适用于本公司公及公司所有子公司旗下管理的所有基金。
根据业务需要,公司可以委托基金服务机构代为办理公司产品的份额登记事项,但相关责任不因委托而免除。委托其他基金份额登记机构办理份额登记业务时,应对基金份额登记机构的行为进行必要的监督;
(公司XX部门)应在基金合同中订明份额登记事宜,包括不限于办理基金份额的申购、赎回业务的时间等。
公司份额登记部门或外包委托机构应当妥善保存登记数据,并将基金份额持有人名称、身份信息及基金份额明细等数据备份至国务院证券监督管理机构认定的机构。其保存期限自基金账户销户之日起不得少于二十年。
公司份额登记部门或外包委托机构应当保证登记数据的真实、准确、完整,不得隐匿、伪造、篡改或者毁损。
公司份额登记部门或外包委托机构应通过基金中央数据交换平台交换基金份额(权益)、合同等基金销售信息及相关变更信息。办理私募投资基金份额登记业务的机构应将基金份额(权益)数据集中登记至中国结算。
第二章岗位设置与职责
份额登记岗位是运营管理部的下设岗位,具体负责投资组合份额登记的运行管理工作。份额登记岗位根据业务需要,分别设立份额登记业务主管岗和份额登记业务经办岗。
份额登记业务主管的岗位职责如下:
(一)处理、协调与管理份额登记运行业务,对份额登记各项业务工作进行指导和监督;
(二)对份额登记业务经办岗位实施业务操作授权;
(三)负责对份额登记系统参数设置和日常业务处理进行复核,确保交易重要数据的准确性;复核份额登记业务有关报表;
(四)通过日志查询等方式全程参与整个份额登记业务工作流程,并对份额登记业务经办人员日常操作行为进行监督,防范份额登记业务差错风险;
(五)对份额登记系统运算结果进行抽样复核运算,如有差错及时上报分管领导,根据实际情况修改系统参数和运算结果,并将此事记录在案,以备查询;
(六)依据审计等业务要求,提供投资人名册、投资组合交易等相关信息资料;
(七)负责制定份额登记管理制度,规范登记结算行为,防范风险;
(八)决定异常业务处理方式和程序,授予业务操作人员权限;
(九)负责份额登记结算业务用章的保管使用工作;
(十)每日编写业务工作日志;
(十一)完成公司领导交办的其他各项工作。
份额登记业务经办岗位职责如下:
(一)认真贯彻执行份额登记有关管理法律法规及公司内部规定;
(二)负责份额登记系统的日常维护和参数设置;
(三)负责份额登记业务日常操作,包括数据的传输和接收、投资组合净值日常维护、账户类和交易类业务的处理等;
(四)根据主管指令处理异常业务,执行危机应急方案;
(五)每日编写份额登记业务工作日志,定期将业务报表、业务管理文档、工作日志等相关资料,分类整理、装订成册并妥善保管。
份额登记工作岗位的设置可依照业务变化情况以及管理需要适时调整。
份额登记工作岗位应当有计划轮换,以便于份额登记工作人员能全面熟悉各项工作,同时了解份额登记工作的内部控制和风险防范的重点。
第三章工作程序与规范
每年根据公司经营管理的要求,份额登记业务主管需提出相应工作计划,包括管理计划、培训计划、制度建设计划等等,并将这些计划报分管领导批准后实施。
份额登记业务人员在工作中必须遵守职业道德,树立良好的职业品质,忠于本职工作,严格执行操作规定和操作流程。
在份额登记运作过程中严格遵守操作授权管理制度:
份额登记运作中的各类原始数据以及交易数据的清算结果,必须经过严密的复核程序,只有经过复核后的数据信息才能对外传递。
对交易资料进行审核、查阅和记录管理:
建立份额登记工作日志记录管理与报告制度:
对份额登记各岗位的系统操作进行密码管理,操作员定期更换操作密码。
份额登记业务主管对份额登记工作的有效性、合规性进行内部监督;监察稽核部定期、不定期对份额登记业务运作情况进行内部审计。
份额登记业务主管通过日志查询等方式,全方位监控份额登记系统的整个运作情况,定期与相关系统核对数据,检查特殊处理是否严格按指令执行,检查汇总报表的勾稽关系是否准确;同时不断总结份额登记业务运行过程中的经验教训(包括公司内和公司外),提出完善份额登记业务运行管理的建议。
公司监察稽核部依据相关制度对份额登记业务运行情况进行内部审计、