文档介绍：业务部档案管理员职务说明书
岗位名称
档案管理员
岗位编号
所在部门
业务部
岗位定员
直接上级
业务部经理
工资等级
直接下级
薪酬类型
所辖人员
岗位分析日期
2005年3月
本职:
负责业务部的经营产品、供应商、生产企业、客户(经销商)的档案管理工作,以及建立部门内经营管理、质量管理、行政管理、信息化管理等档案管理体系
职责及工作任务:
职
责
一
职责表述:负责档案的收集,分类管理
工作
任务
负责收集公司分散在各个部门和个人手中的文件、资料集中起来,经过整理、立卷、当档保存
收集供应产品相关行业技术质量信息、市场供应信息并归档,为部门或公司供应决策提供建议
负责将各类信息综合处理,并分类管理,建立业务部档案管理体系
职
责
二
职责表述:负责控制和监督供应合同履行
工作
任务
根据公司年度采购供应计划,协助业务部组织产品采购供应
依据合同条款,为供应合同的履行和产品采购供应实施的监督提供档案支持
职
责
三
职责表述:做好采购供应、商品销售产品信息收集。
工作
任务
协助部门经理、质量部门以及相关组织对供应商(客户、生产企业)资质、质量文档的收集]整理
协助供应商(生产企业)对来往账,库存商品的跟踪处理,负责建立档案管理关系
负责对新产品上市、供应信息、产品信息的收集,并对管理国家政策、政府监管理部门的发布信息的收集,并归档为决策提供支持。
建立采购供应(供应商、生产企业)与销售(客户)管理档案、质量档案、购进合同(结算)台帐管理等,提出供应管理改进方案
职
责
四
职责表述:建立档案管理体系
工作
任务
做好公司立卷档案的鉴定和保存期限
负责对档案的收进、移交、保管、利用、销毁等情况随时以表册、数字形式,进行登记和统计;
负责编集档案文件资料汇集、编制目录、卡片、索引等
负责建立档案借阅管理制度
遵守国家和公司的保密规定及有关规程, 负责保管档案系统完整和安全
职责五
职责表述:完成业务部经理交办的其他工作任务
权力:
部门信息的收集权
档案管理的监督权
对档案信息的反馈权
对档案管理控制的建议权
工作协作关系:
内部协调关系
质量部、行政人事部、事业发展部、财务部等
外部协调关系
供应商、生产企业、同行、行业协会、