文档介绍：管理评审会议资料
文件记录控制情况
2007年度经过多次认证审核、三方审核及内部质量体系审核,公司文件记录的编制、会签、审批、发放、归档、保存、回收管理基本上符合TS16949标准的要求,但按日常观察和专题检查反映,公司文件记录管理还存在以下几方面的问题:
文件归档不全
2008年元月企管办对有关部门的文件记录管理情况进行了抽查,均发现文件归档不全的的问题,主要表现在非TS体系文件和日常记录管理上。
文件归档管理
各职能部门因为日常工作繁忙,部分文件没有归档,或归档摆放混乱等,整个桌面抽屉办公室到处都是文件,并由于日常使用较多,部分文件记录上沾有油污等。
质量记录复印量较大
据企管办日常观察与统计,复印机每月用纸量平均用纸在四箱,大约为16000张A4纸,主要用于技术、质控、物控等各部、课。
原因分析:
各部门对文件记录管理没有完全理解。
对文件记录管理主要表现在TS标准要求,没有对日常文件进行归档管理。
因为工作繁忙,没有时间处理文件归档等日常事务。
针对以上问题,拟采取以下措施:
组织各部门主管或各部门的文件管理实际操作人员进行培训,明确文件管理的要注与规范化管理。
企管办加强文件记录的日常检查频次。
扩大文件记录的管理范围,不应只包括日常TS体系文件,还应包括日常管理记录、通知、技术标准等规范性文件,
组织各部门对质量记录清理,对每月用量较大的记录进行定稿,对外联系印刷厂印制。
企业管理办公室
二○○八年元月二十三日