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办公软件教程-从零基础学起
Office XP主 要包括：字处理软件Word、Excel、PowerPoint等 应⽤程序。它们具有统⼀的界⾯、相似的常⽤⼯具栏及⼤同⼩
异的操作⽅法，只是各⾃的侧重点有所不同。
Word是 ⽂字处理软件。它集成⽂字处理、表格处理和图形处理于⼀体，汇集了对各种对象的处理⼯具，使图⽚、图表、表
格、艺术字等的处理得⼼应⼿。
Excel 是以表格化数据处理为基础的集成化处理软件。它不但能实现电⼦表格数据处理，也具有数据库管理、统计图表⾃动⽣
成等功能。
PowerPoint是 创作电⼦演⽰⽂稿的软件。利⽤它可以⽅便地制作出集⽂字、图形、图像、声⾳、视频和动画于⼀体的多媒体
演⽰⽂稿。
⼀、Word特 点
⽂档提供了多种查看⽅法；
如：普通视图、页⾯视图、⼤纲视图、Web 版式视图、⽂档结构图、全屏显⽰、Web 页预览、打印预览等。
；
⽤⽅便的多栏彩⾊图⽂混排、艺术字处理；
；
⽂件的转换功能。
⼆、窗⼝介绍
菜单栏、常⽤⼯具栏、格式⼯具栏、正⽂编辑区、状态栏、标尺、滚动条等。
注：⼯具栏的显⽰与隐藏（视图→⼯具栏→各种⼯具栏。）
三、页⾯设置：“⽂件”→“页⾯设置”。
⼤⼩（常⽤的纸张：A3、8K、B4、A4、16K、B5。）
：调整正⽂到纸张边界[2][⼤] 2⼩。
四、⽂档编辑
1．建⽴⽂档（Ctrl + ）N
（1）录⼊⽂字，录⼊时不要排版，每（）1 ⼀段敲⼀次回车，每段前空两个汉字位置。
（2）特殊符号录⼊：“插⼊”→“符号”或⽤动态键盘。
（3）显⽰/隐藏⽂档中的⾮打印符号。
2．保存⽂档
（1）保存（Ctrl + ）S
（2）另存为
3．打开和关闭⽂件（打开：Ctrl + ）O
4.⽂档选择基本⽅法
（1）拖动选择
直接拖动是移动
Ctrl +拖动复制
（2）选定区（栏）选择
选择⼀⾏→单击⾏⾸的选定栏。
选择⼀段→双击段⾸的选定栏。
选择全⽂→三击选定栏（Ctrl + ）A 。
（3）矩形块选择：Alt +拖 动。
（1）插⼊：单击定位插⼊点，直接输⼊⽂字。
（2）删除：选中→“Delete。”
（3）恢复、撤消：Word能 够撤消 100步 内所做的编辑操作（Ctrl + ）Z （Ctrl + ）Y 。
（4）移动：选中→直接拖动。
（5）复制：选中→Ctrl +拖 动。
（6）简捷菜单:选中→单击⿏标右键→选择相应的操作。
注：Home/End光 标移到⼀⾏⾏⾸/⾏尾
Ctrl + Home/Ctrl + E光n标d 移到⽂件⾏⾸/⾏尾
Shift + Home/Shift + 选En中d 当前光标位置到⾏⾸/⾏尾
Shift + Ctrl + Home/Shift Ctrl +选 中En当d 前光标位置到⽂件⾸/ ⽂件尾
Ctrl + F/Ctrl + H/Ctrl 查+找 G/替 换/定位
Ctrl + P打 印
五、字符格式设置：汉字字模、字体、字号的概念
：汉字的体式和风格，常⽤的字体有(书宋、仿宋、楷体和⿊体四种)。
字体同时⼜是区别版⾯中标题与正⽂，主要内容与⼀般内容的表达式。
：字的形态。例如：长形、扁形、粗笔、细笔等。
：字的⼤⼩规格。
：在铅字中字模是铸铅活字的模型，例如：铜模等。
在计算机信息处理技术中，字模是字体、字形数字体的数据信息。
：⽆论⼀⾏字有多⼤或多⼩，字的底部总是在⼀条线上。
和国
例如：中华⼈民共
六、字体字号的选⽤原则
：SS 笔画横平竖直，粗细适中，布局合理，使⼈看起来清晰爽⽬，久读
不易疲劳，经试验统计表明，在同样字号，同样阅读条件下，书宋与
其他字体相⽐，阅读最省视⼒，所以⼀般书刊的正⽂都⽤书宋体。另
外印刷性好，⼀般书籍正⽂都⽤ 5号 字书宋。
：K 笔画接近于⼿写体，直接由古代书法发展⽽来，字体端正匀称。
⼀般⽤于：(1)⼩学课本及幼教读物，选4 号楷体。
(2)中⼩号标题、作者署名等，但⽤楷体作标题时，⾄少要⽐正⽂⼤⼀个字号。
(3)报刊中的短⽂正⽂。
：F 是古代印刷体，笔画粗细⼀致。
⼀般⽤于：(1)作中、⼩号标题。
(2)报刊中的短⽂正⽂。
(3)⼩4 号、4 号、3 号字的⽂件。
(4)古典⽂献和仿古版⾯。
4.⿊体：H 横竖笔画粗细相同，平直粗⿊。
⼀般⽤于：(1)各级⼤、⼩标题字，封⾯字。
(2)正⽂中要突出的部分。
5.⼩标宋: XBS 笔画横细竖粗，刚劲有⼒，笔锋突出，是华光系统基本字模中理
想的排⼤、⼩标题字、封⾯字的字体。
：BS 字形⽅正、笔画⽐书宋细，⽐仿宋粗，排报纸版⼼字，⽤⼩五号或六号报宋。
：完成段落内部、段落之间的格式处理。
（1）段落标记符
（2）调整段落中的⾏距、段落之间的间距：“格式”→“段落”。
（3）⾸字下沉：“格式”→“⾸字下沉”。
（4）缩进（⽤标尺）：⾸⾏缩进、悬挂缩进、左、右缩进（“Alt”拖+动 ：微移）。
（1）插⼊：“插⼊”→“页码”。
（2）删除：任选某⼀页页码删除，全部的页码都删除。
：“视图”→“页眉和页脚”。
创建不同的页眉和页⾓
（1）必须先在需要使⽤不同页眉页脚的⽂档处插⼊⼀个分节符。
（2）在页眉⼯具栏上“同前”按钮，断开和前⼀节的连结。
（3）然后才能为该节创建新的页眉和页⾓。
⾸页：开始页设置
：“⼯具”→“拼写和语法”（F7）。
11．脚注和尾注：“插⼊”→“引⽤”→“脚注和尾注”(Ctrl + Alt + F/Ctrl +
Alt + D)。
12．字符加圈：“格式”→“中⽂版式”→“带圈字符”。
七、表格编辑
五、表格编辑
⽰“表格与边框”⼯具栏。
“插⼊表格”⼯具栏，插⼊任意⾏列表格。
强迫表格折分：——Ctrl+Shift+Enter
强迫表格折页：——Ctrl+Enter ．3 增加⾏：将光标移到表格最后右侧回车符处回车即可。
：⽤拆分单元格或⽤铅笔画竖线即可。
⾏⾼与列宽：⿏标按线左右、上下拖动或双击要调整的竖线。
、合并：“表格和边框”⼯具栏→“合并”、“拆分”按钮或⽤快捷⽅式。
。
→“选项”→允许调整单元格间距→输⼊数值
：“表格”→“绘制斜线表头”或⽤铅笔画。
：选择表题⾏表格——表题⾏重复。
⽂本、或将⽂本转化成表格。
将表格转化成⽆格式⽂本：复制—编辑—选择性粘贴—形式
六、分栏与图⽂混排
：选定要分栏的内容→“格式”→“分栏”。
⽂处理：单击定位插⼊点→“插⼊”→“图⽚”→选择所需的图⽚。
3.⽂本框：“插⼊”→“⽂本框”。
⽂本框的链接和断开：
：常⽤⼯具栏→“绘图”按钮→“插⼊艺术字”。
：“插⼊”→“对象”→选择“”选项。
10 a3 7例：s =∑ i =1x i -a + 33-?8
i i x
i dx
3
x
y
-
注：Ctrl +← ↑↓ →微移
Shif 强制画正⽅形、正圆
Ctrl 以当前点为中⼼横、竖同时扩⼤
Shif + Ctr以l 当前点为中⼼横、竖同时扩⼤并强制画正⽅形、正圆
附加内容
1.⽔印：在⽂档的背景设置⼀些隐约的⽂字或图案。
（1）“视图”→“页眉和页脚”→“显⽰╱隐藏⽂档⽂字”。
（2）插⼊图⽚或艺术字。
（3）利⽤“图象控制”改变图形的颜⾊，环绕⽅式设置为“⽆环绕”。
（4）关闭“页眉和页脚”⼯具栏，在⽂档的每页将看到⽔印。
：“⼯具”→“信函与邮件”→“邮件合并向导”。
“⼯具”→解除密码保护→输⼊密码→确定（2）绝密保护：（不能看内容也不能修改）“⼯具”→选项→安全性
Excel 部分
⼀、基本概念
1.⼯作薄：⼀个 Excel ⽂件就是⼀个⼯作薄，，可以包括若⼲个⼯作表。
2.⼯作表：由若⼲⾏和列组成，对应⼀个⼆维表格，最⼤⾏ 65536⾏ 最⼤列 255列 。
：⾏列交叉的⼩格⼦，相当于表格中的⼀格。
：Excel 中常⽤的数据类型为字符型（或⽂本型）、数值型。
：可以由任意键盘符号组成，没有⼤⼩、多少等数值含义。
：由 0-9、⼩数点、正负号等字符组成，有⼤⼩、多少等数值含义的
数据。
⼆、⼯作表的编辑
（1）数据的录⼊、类型的定义（注意：纯数字字符录⼊）。
输⼊⽂本：如电话、邮政编码等作这字符串处理，在数字前加⼀个单引号
输⼊数值：数据如果位数过长容纳不下时，会⾃动进⾏格式转换。数值型数据：右对齐。
输⼊⽇期：2002-4-1或 2002/4/1当 前⽇期输⼊：“Ctrl+；”
输⼊时间：a 上午；p 下午：9：05 P，时间后空⼀格，21：05：00
当前时间输⼊：“Ctrl+Shift+:”
（2）数据的修改、删除、复制、移动、⾃动填充（完成学⽣名单、成绩单录⼊）。⾃动填充：不连续单元格填充：先选定要
填充的单元格，编辑格——“Ctrl+Ente（r3”）单元格格式的设置（给学⽣名单、成绩单添加标题与制表⽇期)。
（4）⾃定义序列：“⼯具”→“选项”→“⾃定义序列”→“录⼊新序列”→添加即可。
（5）数据有效性：数据——有效性
(6)相对引⽤：就是直接使⽤单元格地址，如：A1、B2、D2，
绝对引⽤：是在⾏号和列号前加$符号。如：$A$1 绝对引⽤不会随公式变化。
混合引⽤：既有绝对引⽤⼜有相对引⽤，如$A4，B$5 公式的相对引⽤部分随位置变化，⽽绝对引⽤部分将保持不变。
三、基本功能
（1）数据计算（完成学⽣成绩、派车单计算）
Sum:求和
Average:求平均
Rand:得到⼀个（0，1）区间的随机数
Int:取整
Rank:排序（名次）
And 所: 有条件是都正确
IF:条件格式（=if(b1<60＂, 不及格＂,＂及格＂)）
（2）条件格式：选择区域→“格式”→“条件格式”（在学⽣成绩表中标出⾼分为红⾊）。
（3）排序：选择内容→“数据”→“排序”（完成学⽣成绩单、派车单）。
（4）数据筛选：选择内容→“数据”→“筛选”。
（5）分类汇总（派车单）
A、选择所有数据，按分类项进⾏排序。
B、“数据”→“分类汇总”。
（6）图表（学⽣成绩单）
⾯设置：“⽂件”→“页⾯设置”或在打印预览设置（派车单）。
⼝拆分与冻结窗格
四、表格排版
⼤⼩设置；
；
，设置合适的⾏⾼；
，查看初步排版效果，并在其中单击“页边距”按钮，对各⾏宽度及上
下、左右边距进⾏调整；
“设置”⽤表标题作页眉，⽤页码作页脚，使每页都有表标题和页码；
。