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Kirkton大学采购部门的资深采购员Karen Masters,正面临着一项困难的决策。复印机合同的竞争者只剩下Excalibur公司和Quickserve公司,Excalibur公司给出了更为有利的报价。然而,Karen对她与Excalibur公司以前的合作并不满意,她不知道这会给决策造成什么影响。必须在三天内做出决策。
Kirkton大学及其采购部门 Kirkton大学位于美在册的学生人数超过25000人,有65座建筑物、16个系和学院。
学校行政管理部门员工超过2000人。采购部隶属于行政管理部门,负责接收、管理及供应维持学校正常运转所需要的物资。
Karen Masters Karen Masters在六年前加入采购部,当时好刚获得音乐和教育学位。除了研究生学业,还通过了总共四门注册采购经理考试中的三门。目前她正在为了获得证书而努力。自从加入采购部以来,Karen已经从一个普通员工被提升到了资深采购员的职位。在关于合同投标和如何确定中标方面她累积了大量的经验。
投标过程采购部门不断地招标,接收各种投标书,以最优利益为标准选择供应商。这个过程包括检查每份标书的细节,确保其符合最终使用者的需要,并确保学校能够用有限的资金获得最高的价值。要达到这些标准责任主要落在采购部门主管和资深采购员肩上。
复印机合同 Kirkton大学校园中总共使用着225台复印机(这个数字不包括投币式机器或者绘图服务)。这225台复印机中,有近100台是根据一份四年期的合同从某复印机公司租借的。该合同包括每一次复印的服务和复印机的维修工作。
八年前Kirkton大学与Excalibur公司签订了一份四年期的供应复印机的合同。Excalibur是一家大型跨国公司,在市场中占主导地位,。但是,在合同执行期间,Excalibur公司的表现一般。它提供的复印机是没有适应性的、简单的复印机(例如,没有放大功能等),并且不能保证及时维修。
四年后,合同期满,需要重新签订一份合同。这一次当地一家小公司Quickserve,获得了合同。。另外,Quickserve公司提供了多种规格和适应性很强的机型,其中包括Kortex100s、4000s和5000s。Karen认为与Quickserve公司四年的合作是非常令人满意的。除了性能优良的复印机,很强的适应性以及较低的成本,Quickserve公司的服务代表也提供了非常好的服务。实际上,与Kirkton的合同是由Quickserve公司的总经理亲自监督执行的,他不断地给Karen提供关于每一台复印机服务记录的报告。而且,Quickserve公司允许Karen决定何时更换同类型的复印机(即更换掉经常出故障的复印机),这是Excalibur公司以前坚决要求Kirkton大学自行解决的。
在大学与Quickserve公司履行整个合同期间,Excalibur公司不断地向介绍该公司其他系列产品。Karen对他们的做法很反感,这可由两个例子来说明。首先,在Karen从事采购工作的六年里,公司更换了13次销售代表。由于学校订立合同和开发票程序的特殊性,Karen不得不