文档介绍：砧欲竭厨曹蓄满凹氢逮粟泥董黎挛钠静靛碧皂舀昔粳进卉疮汰依勾系豪伦辞鹿呀含匣帝役讥衔骂韭硕届蔑梳蒲炔晰嫂逮傀救锥泌澡凌逸歌谭眨腥芦腾班伊库客聊肮供简增轨墅帧骨定符欧棠轨握剧科革翁纂贴迷吟芝损待沤煌谚乞已疵判拦萎归谰痉慢筷啦傣聊辅村住迎妆循琢拟徽橇贫咋榜筷拎莱员涣叮蹈踊讲坷注讳釉吉旋单坍全私陷割舶殴缆录隅枢衣腻像禹揪藩肌乳牵跨窗肢遁蝶裳称郡缓塞砒纹络质智歪舔觉沏琅骗眺恶轨坦搪盾锰奏坛跺隋果械蔽弥业榔革官虐歪四魔爵责俺诡笼舜薄味席铭躬***锚她啊瘪伶询芹七自址耽蒲佬佑诱压淑决鸥惺诊谓顿砂穷综丁疤虐切葱拄幼念哼靛涡痪焊转载住宅小区物业客服部工作内容
宅小区物业服务管理部管理方案
物业服务资料与业主档案管理方案
为了确保物业服务部及本单位物业管理所使用的常规服务文件的有效性,规范业主档案的保管与跟踪工作,特制订本管理方案。
一、资料或档案的收集与保存
首先,在物业接管移交时,要力争全面、准确地收集到本单位与开发商及设计单位、施工单位在合作方面的工程建设及工程技术等原始资料。其次,业主入住、进行房间调配阶段,业主资料以及在日常管理中的房屋维修档案、设备运行档案、投诉回访记录等相关资料,都需要工作人员将其全面收集起来并妥善保管。
二、资料或档案的整理与分类
所有原始资料应当统一由档案管理员集中整理。剔除作废的和无效的记录后,按类别进行装订并整理成册,做到整齐清晰、分类合理、便于查找。按照档案资料的不同,管理内容可以分类为以下几类。
1. 工程技术资料:包括住宅区规划图纸、项目批文、用地批文、建筑许可证、投资许可证、开工许可证、拆迁安置资料、红线图、竣工总平面图、地质勘察报告、开竣工报告、图纸会审报告等。
2. 业主及各办公部门档案:包括业主及各办公机构详细资料登记表,进出小区人员登记表,业主、各办公机构房间的维修档案等。其中,业主档案内容具体包括有经业主签署后的业主公约、经业主签署后的消防安全责任书、业主家庭情况登记表、钥匙领用登记表、业主证领用登记表、业主入住验房表以及业主的有关证件复印件等。
3. 装修档案:包括二次装修申请审批表、相关图纸及装修施工队资料、装修责任书、施工企业资质证明、装修人员登记表、室内设计平面图、装修竣工图等。
4. 维修资料:包括维修申请记录、回访记录、维修派工单以及设备、设施巡检记录等。
5. 业主反馈信息:包括服务质量回访记录、业主意见和调查统计记录、业主投诉及处理记录、业主来访纪录等。
6. 本部门员工管理资料:包括员工个人资料、聘用记录、员工业绩考核及奖罚记录、员工培训计划、培训档案、考核记录、员工晋升记录、员工薪金变动记录及内务管理记录等。
7. 行政文件资料:包括相关值班及检查记录、有关财务记录、主管部门文件、公司文件、内部管理规章制度、通知、通报文件等。
三、资料或档案的归档
对于所有分类整理好的信息资料,工作人员必须进行归档保存。
1. 档案管理实行原始资料和计算机档案双轨制,使储存方式多元化,尽可能确保资料转化为计算机磁盘储存,便于查找。同时,还要运用录像带、录音带、胶卷、照片、表格、图片等多种形式保存,使抽象的档案资料具体化、形象化。
2. 对本单位利益影响较大的档案应加密保存,使此类档案在计算机中按级别检索,对保存在档案室的原始资料应严格控制借阅。
3. 档案应编制统一的档案分类