文档介绍：用Word批量制作并打印准考证
使用Word的邮件合并功能可以完成很多重复项目的劳动。不知道大家是否意识到,我们最熟悉的准考证也是使用这个完成的。当然,我们不否认很多专业化的考证制作工具已经完全把这项任务承担了,但是作为Word中实用又很重要的功能,邮件合并在日常工作中还是有重要的应用。我们以制作一张高考的准考证为例,把整个过程展示给大家,希望您能在每个步骤中学到有用的东西。需要说明的是,本实例仅仅为熟悉Word操作而撰写,请勿用于非法用途。
1、准备数据库,定立制作思路
首先找一个准考证的实例。
从例子中学****知识是很有效的。在着手制作之前分析一下文稿的特点,制定相应的策略,可以使你在后面的过程中事半功倍,正所谓“磨刀不误砍柴工”。
就本例而言,准考证是一个独立的页面,需要完成页面设置(尺寸,页边距等等)、证件名称、具体信息和备注等等。还有一些特殊格式设置,比如边框、下划线等。准考证跟一般文档的不同在于它是在固定的内容,也就是母版上填充不同的数据,如考生姓名。当我们有打印要求时,每一张证件是都不同的,依据的就是数据库中一个个记录。这就是Word邮件合并的用处所在了。首先应该打好模板,也就是将页面不变的部分整理好,留出需要填充的空格,再将它们与数据库联系起来,最后完成输出。我们从页面的基本设置开始做起。
2、母版的制作
根据准考证的规格,首先要把打开Word时默认的纸张改变成需要的格式。这里采取了一个近似的大小,设置窗口长宽为15×12cm。关于页面的设置都被放在Word“页面设置”选项卡中,因为这是特殊的格式,所以要选择“自定义大小”来完成。
页面设置好之后,就要将模板中的各个部分输入并定位了。这个时候您应该想到使用表格。朋友们或许有疑问,为什么要插入表格?要知道,我们完全可以采用添加空格的方法来对页面的内容进行定位,这是很多Word初学者理所当然想到的。但我们很不提倡使用这样的方法。Word页面的格式定位最理想的方法就是使用表格,这跟我们制作网页时候的思路是一样的。尤其是面对复杂的各式需要更是如此,朋友们一定要通过例子熟悉起来。从实例的照片可以看出。按照行列数从多的原则,插入一个3×10的表格。
下面就是按照位置进行填充内容,这可是一项基本功,所设计到的基本操作有:合并单元格、移动表格边线位置。表格对齐方式以及对表格中的字体格式进行设置等等。大家要在实践中慢慢摸索,熟练掌握,制作完成后如图(因为照片的引用稍有复杂,我们暂时插入一张图片示意,实现方法在文后另附)。
表格的边线是不需要的。文字部分完成之后,要做的就是在视觉上转变的重要一步了。这就是去除这些多余的表格线。当然,并不是真正的删除,只不过是把不必要的框线去掉或者隐藏,将需要的框线改成需要的格式,比如本例中的双下划线。
设置框线显示与否首先要选中单元格。请注意,选中单元格和选中单元格中的文字是不同的。朋友们会发现如果单元格中没有数据,选择起来会比较困难,那么您只要往其中输入一个空格就可以了。选中单元格后,在“段落”工具组中可以使用下拉菜单直接选择需要的框线,您也可以右键“单元格格式”中进行设置。准考证外围的大框线框粗细和颜色都有不同,由于涉及到的部分比较多,请大家务必细心。我们在此仅展示最后的效果。
大家注意,在最后需要增添数据的地方也要设置好格式,当我们在后面的步骤进