文档介绍：咨询台工作总结
年终总结
助理部年终总结
一转眼一学期又过去了,在这近半年的时间里,部长们努力学着如何做好一个部长,如何管理好这个部门,小助理们努力学着如何做好一个助理。助理部有了自己的一些小改变,或好或坏,大家都有了成长,都有对助理部的进一步了解和一些见解,在这里,我就对这一学期来的工作表现做一个总结,既是对上学期的反思,也是对下学期的规划,对下一届助理部的期望。
在这一学期,我们的工作比较多,主要是招新、培训、学生证、磁条、成长导航、评优评选和值班几个大块。我先对这几个大块进行流程的简单描述,然后从遇到的问题说出我们学到的道理,以及对以后的建议。
招新:今年的招新我们没有做好充分的准备,什么都是临时突然想到的,一方面可能是说临时接到通知马上就要招新了,另一方面也是刚开始几个部长刚刚接手工作而且相互之间的交流、合作、默契都还不是很好,工作进行的也不是很顺利,今年包括宣传单、笔试面试试题以及对所招助理的期望都不是很明确,所以每一步都会有很多麻烦,每个人都很累却没有什么成绩。(建议:在下一届的招新中一定要做到的就是部长们之间的交流合作,老部长要及时给他们一些建议,提前就要对招新的人数、要求以及分工进行规划,如何创造新意招到更多高质量的成员,招新期间的值班、宣传、守点的人员安排)
培训:助理部的工作性质比较特殊,工作量大而且有点杂,对于刚刚进入大学还什么都不懂的新生来说,培训尤为重要,在助理部就要求每一位成员能迅速适应紧张的办公环境、熟悉每一个工作流程和要求。今年我们采用的是分三批进行培训,每批由两个部长带领,但是后来就发现,实际中就遇到了很多麻烦,首先是在军训期间,大一学生的时间比较紧,我们选择的晚上进行培训,他们晚上下课时间不统
一,等人到齐后真正的培训时间就已经不多了。更重要的是我们没有提前对培训时间、内容做好规划,导致培训进行了一期之后就没有再进行下去,而且培训的内容不够充分,起到的效果不是很明显,最主要要进行培训的东西没有培训到位。表现最直接的就是在日常值班中关于办理学生证、磁条的具体流程、要求还不是所有人都非常清楚了解。(建议:在开学前部长们就应该对要进行的培训做好准备,培训什么内容,需要准备些什么材料,具体的时间安排,做好系统安排,因为助理部人员较多,最好的就是分组进行,一个部长带几个成员,认真负责的把每一个人培训到位,保证所有人都学****到了
学生证:新生学生证打印是我们上学期的一个大任务,工作量有点大,所以要提前做好安排。
首先是打印之前,向各个院的辅导员下发材料收集照片、填写信息(要求按学号顺序填写)以及系统信息的及时准确填写,说明截止日期,以保证后面工作的及时顺利进行。前期的助理打印学生证的培训非常重要,每一个人都得清楚区分纺大、外经贸的学生证、磁条、印章,以及对于区间的处理、系统和打印机的使用,避免打印是出现大量的打印错误。(建议:每个院分配几个小助理过去,每个小助理管理几个班,直接和各班班长联系,向班长甚至直接到班级去讲清楚区间的具体要求,生源地或非生源地的怎么填,要什么材料,都要一一向同学们讲清楚,因为不管是学生证还是磁条,最主要出问题的还是由区间引起的)
然后是打印期间,因为工作量比较大,而且刚开学小助理们会有很多讲座班会什么的,所以人员不是很好分配安排,因此,要提前对对每晚过来加班打印的助理进行确切安排,以保证每天的打印进度不会受到影响。还有就是要提前对打印进行安排规划,打印好的进行详细记录,以免重复打印、漏打、打错。打印期间的经手
人也要写清楚,到时候出来什么问题也好解决。(建议:由每个学院分配的小助理打印自己所管的学院,全权负责,后续出现的问题也要自己解决好,包括打印时碰到的不合条件无法打印的学生证,也方便和班长联系,及时可以处理掉)
最后是办理完成后,学生证办理好后及时下发,不必等到所有学院搞完再集体发,小助理自己分管的学院自己办好后就可以下发,跟班长讲清楚会出现什么问题是要回收再处理的,方便及时处理问题学生证,下发之前要做出领取登记表,下发学院、班级、人数进行登记,可以就在打印登记本后面登记,以免一张纸到处飞。(建议:及时下发,及时处理问题学生证)
在今年的打印学生证中,就出现了很多问题,有小助理因为对区间怎么处理不清出错的,有粗心大意用错学生证或印章的,也有大意重复打印的,而且由于今年系统进行更换,老师学生对系统都不能熟练的运用,以致信息迟迟没有交上来并且错误百出。有些学生以为区间是想填去那里就填去哪里,因此在系统里乱填区间,还有的是真的有什么原因想填到别的地方去,但是不知道具体的要求,还有的区间填的是武汉的火车站等等。这些问题的出现就是一个沟通问题,也许是我们没有通知好或者是各学院辅导员不懂等等原因,这不但影响了学生证的办理还影响了磁条的办理。