文档介绍：杭州---贸易限公司文件

----贸易办字[2010] 第 02 号
签发人：

商务传真、公函、邮件使用规范

第一部分公务类传真规范

一、发送传真

1. 每一份传真，都要标明一个主题，主题要明确；

2. 对于正式的、需存档的信息，必须使用传真而非电话进行沟通；

3. 传真内容应简明扼要，但不要因为信息的过于简短或表达不够清楚，而造成不必要的
误解或行动；

4. 由于发出的传真将会被永久留存，甚至成为商业纠纷的证据，因此，在发出传真应谨
慎地评阅所撰写的每个字句，传真格式和版面应标准统一；

5. 对于要求对方回复的传真，应在传真中注明“请回复”。

二、注意事项

1. 收到传真后，如需回复的，应尽快回复；

2. 收到的传真应分类妥善保存或处理；

3. 对于特别重要的传真，应在收到或发出后给对方打电话确认；

4. 涉及公司机密的传真，发出或收到后均应及时销毁或妥善保管，不得泄露。

三、传真格式及模板

1. 页眉为公司名称或标志，页角为公司地址、电话、传真等；

2. 上方为收件人姓名、单位、传真号码、电话号码、发件人姓名、页数、主题等；

3. 正下方为正文；

4. 正文应有标题，表明本传真的主题；

5. 应有收件人尊称和问候语；

6. 正文结束后应有问候语；

7. 落款应包括完整的发件人姓名、日期、所属部门等；

8. 传真模板见附件一。

第二部分公函规范
一、发送公函

1. 作为公司对外联系事务、发表声明的公函，都应标明一个主题，主题要明确；

2. 公函内容应简明扼要，观点清晰，但不要因为信息的过于简短或表达不够清楚，而造
成不必要的误解或行动；

3. 公函措词应充分斟酌，做到有理有据，有礼有节；
胜冠贸易办字 [ 2010 ] 第 02 号
4. 由于发出的公函将会被永久留存，甚至成为商业纠纷的证据，因此，在发出公函应谨
慎地评阅所撰写的每个字句；