文档介绍：我先列举一些大部分朋友写 email 时常范的错误,大家可以看看,对比一下自己,其中的几
条是自己也会有的?接下来再讨论开发信怎么写。呵呵。
1)邮件写得过长。客人的时间很宝贵,每天要收到数百封邮件,你想想,一个不认识的人
发了一封又长又臭的邮件给你,英语表述又不好,还加了好几 M 的附件,你会不会认真去
看?而且很多老外的时间观念很强,每天都有几块固定的时间处理 email,很多长篇大论的
邮件,只要不是熟人发的,一般直接删除,或者是把你的地址设为垃圾邮件。
我问过很多西欧客人,他们一般处理每一封邮件的时间是 2-3 秒,也就是大致扫一眼,重要
的邮件,一般马上仔细阅读并回复,不是太重要的,会在 outlook 里标注上要处理的具体时
间,然后从 inbox 拉到相应的子目录里。换句话说,只要客人的邮箱地址是对的,也是你要
找的 right person,你的开发信只能停留在他眼前 2-3 秒,就是决定命运的时刻了。这种情
况下,试问你敢不敢把邮件写得很长?
2)没有明确的主题。一个不明确的主题,会让客人根本没兴趣去打开陌生人的邮件。这个
就需要经验了,内容要言简意赅,直接吸引客人通过主题去点开邮件,目的就达到了。至于
他看了以后有没有反应,就要看实际情况和你内容的功力了。有些人写邮件会这样设置主题:
“we are the manufacturer of lights”, 又或者“need cooperation”, 或者“Guangdong ***
pany ltd”,或者“price list for lights-Guangdong *** pany ltd”等等,
一看就知道是推销信。当你一个礼拜就收到一封推销信,你可能会有兴趣看看,但是如果你
一天收到 N 封推销信,估计就会很厌烦,直接删掉算是客气的了。所以如何把主题写好,
让客人知道这是封推销信,还是要忍不住打开看看?就要根据之际情况来判断了。
举个例子吧,假设我是做太阳能灯的公司 DEF Co. Ltd,目前公司最大的客人是美国的 Home
Depot,尽管可能是通过贸易商做的,不是直接合作,但是完全可以当作一个开发新客人的
筹码!如果我要写一封开发信给美国的 ABC inc(这个名字是我编的),我从 google 上了解
了一些这个公司的信息,知道他们是美国的进口商,有做太阳能灯系列,希望能试着开发这
个客人,我一般会这样写主题,“Re: ABC inc/Home Depot vendor-solar light/DEF Co., Ltd.”
其中,ABC inc 代表了客人的公司名,你在写给他的主题上首先加上他公司名,表示对他们
公司的尊重;Home Depot vendor-solar light 明确表示你是北美第二大零售商 Home Depot
的太阳能灯供应商,既表明了实力,也勾起他的兴趣;最后的 DEF Co., 。
这样一来,假设你找对了人,这个正是 ABC 公司太阳能灯的 buyer,又或者是他的某一个
主管,突然某一天收到这么一个主题的邮件,哇,home depot 的供应商找上来了,太棒了,
应该看看是不是有合作机会,是不是比原有供应商更好?他打开邮件的概率会非常非常大!
再说了,这个主题设置的还有一个好处,就是客人即使暂时不回你邮件,只是放在收件箱里,
但是将来某一天他突然想让你报报价,很容易就能找到这封邮件!只要关键词输入 home
depot,保证一下子就找到。
3)长篇大论的公司或工厂介绍。我现在做 buyer,也会收到工厂和贸易公司的推销信。贸
易公司还稍微好一点,很多工厂的业务员,开发信实在写得不咋地,简直可以说是惨不忍睹,
既浪费客人时间,也浪费自己时间。我经常会收到类似的邮件: “我们是某某照明灯具厂,
地处美丽的长江三角洲东南,交通便利,风景优美,离上海和杭州仅仅 2 小时车程,我们
公司成立于 2002 年,具有丰富的太阳能灯生产和开发经验,享誉全球,我们工厂获得
ISO9001:2000 质量体系,严格按照 5S 管理,真诚欢迎您来我厂参观拜访,希望和您建
立起长久的业务关系,我们以真诚和服务赢得客户……”诸如此类的话,客人会看得很不耐
烦,即使你是一个很好的公司或很好的工厂,第一次就收到这样一封邮件,任谁都会感到厌
烦的。
有朋友会反问,那是不是完全不写呢?我的回答是,也不一定,要看具体情况。如果你的公
司有突出的优势,可以写,但是最好一笔带过就可以了。可以这样写:We supply solar lights
for Home Depot with high quality petitive price.