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应收帐款管理制度
一、总则
为提高企业的经营绩效暨配合财务部统筹及灵活运用资金,缩短资金在流通领域的占用时间,有效控制企业的坏帐,达成资金运用的最高效益,特制定本制度。本制适用于公司各营销业务部门的销售人员。
二、实施细则
1、出货的管理
(1)、市区出货流程不变
(2)、区县出货,为了规范管理,消除不必要的误解,须凭我公司或对方公司订货单方可出货,现款现货的客户若不做订单,相关销售或商务必须准确了解客户的需求,若有理解偏差,由此产生的所有费用或损失,由当事经办人全权承担。(订货单格式参考附件1)
2、对帐规定:
(1)销售人员应负责自己经手业务的应收帐款回收工作,并作为个人岗位能力考评中的考核项目之一;
(2)部门财务负责本部门应收帐款的统计及与销售人员/会计/库管/赊货单位的帐务核对工作。
(3)部门财务须每月的3号以前做好往来客户(主要是指放有样机的客户)的应收账款清单。当事销售人员或销售商务应于每月的10号以前完成核对工作。具体核对方式如下:
市区经销商:相关销售人员应上门与经销商财务进行账目核对,核对无误由对方财务在对帐单上签字确认之后,返还给公司部门财务;
区县经销商:当事销售人员或销售商务可用传真、电邮、QQ等方式送达客户方财务进行帐目核对,核对无误由对方财务在对帐单上签字确认之后返回部门财务处。如因对帐不及时导致货款延期或不能收回,应由经办销售人员或销售商务承担相关经济责任。
3、回款期限的规定:
(1)渠道客户
A、放货周期:核心经销商摆放样机的周期为1季度,1季度到以内必须收货或收款
B、样品金额的变更:若需放货商家的数量、金额等进行调整,需向财务部提交“商家样品摆放变更表”,审批后方可调整。审批流程如下:
销售人员
销售主管
财务主管
部门财务
CRM申报抄送
B、回款周期:
a、一般经销商:现款现货
b、核心经销商:15天
c、特殊经销商:35天,主要针对以下几家:
科峰、新世纪、其他特殊客户存在特殊帐期需求需向部门主管和财务经理申请同意放帐,方可执行。流程:
销售人员
销售主管
财务主管
部门财务
CRM申请抄送
(2)行业客户
一般情况不得超过1个月,最长不得超过2个月,原则按合同签订收款时间收款。
4、价格调整的申报流程
应收账款一般不做价格调整,若情况特殊,则需按以下流程审批完成后方可调整:
销售人员
销售主管
财务主管
部门财务
CRM申报抄送
4、利息收取比例:
超出规定时间收款或收货,‰日息进行处罚,直到收到为止,并在经手销售人员本月的工资中扣除。如:一超过期限的应收账款金额10000元,超过期限为10天,利息=10000*1‰*10=150元
(1)超过回款期限的客户,部门财务必须通知库房停止给其供货,直至结清欠款为止。
5、收款须知:
(1)现金:主要负责收款的公司员工(销售、商务、财务、管理等人员)在收取现金货款时应认真核对帐单金额,并仔细辨别钞票的真伪,如出现短款或假钞由经办人员自行赔付。
(2)收取转帐支票:
A、支票的“收款人”处必须填写我公司收款帐户全称;
B、如支票所填字迹不清楚或印章不清晰时不能签收,应退回出票单位重新填开;
C、一律不得签收