文档介绍：会议的决定与执行
王丽平
中央民族大学管理学院副教授
前言
各位学员大家好,现在我们来看第五讲关于“会议的决定与执行”。我们说要确定一个会议它是不是开始成功,最重要的一条就是要看它最终是不是达成了一个决定,当然我们说这个决定肯定是和我们一开始会议之前的那个目的相吻合的一个决定。所以会议最好是要能够达到我们预先设定的那个目的,如果不能,那至少也应该达到要有一个最终的决定,可能和一开始的目的不是很吻合,但那得有一个。所谓的决定就是说会议结束的时候所达成的一个会议结果,它的基本特点就是要能够很清楚地指明与会者最终要在什么时间做什么工作,这是一个最基本的内容。这种会议决议它的形式可能是一个决议、一个备忘录,或者是个一致的想法,再或者只是个工作安排,甚至于是这次会议的最终结论就是我们还要再开一次会,这个我们再开一次会这也是个结论,这也是这次会议得出的一个结果,这也可以。如果一个会议它最终没有决定,这样的会议是会让所有的与会者产生挫折感的,大家觉得白开了,浪费了我们的时间和精力,并且也会让大家对这场会议很不满。当然我们说会议上的决定应该对所有的与会者都产生作用,而不仅仅是停留在纸上,仅仅是一种纸上谈兵,要能够化为行动。那我们来看看如何才能够让我们的会议产生出决定,并且产生出有效的决定呢?那我们来看这样几个问题。
会议的决定
引导会议进程,促使会议决策形成
引导会议进程的概念
所谓引导会议的进程指的是根据会议目标的需要,在会议进行的过程当中创造与会议的目标所相吻合的环境气氛,从而掌握了会议的议程,维护会间的秩序,同时还要排除外界一切的干扰,从而引导决定、决议、结论的形成,这就叫做引导会议的进程。
引导会议进程的方法
在会议召开之前必须要去认真地研读和会议相关的一些文件材料,了解一下我们会议的主题、议题分别是什么,了解一下与会者他的构成情况怎么样,他们可能会有一些什么样的基本的倾向。
要明确会议开始和结束的时间,准时地开会散会。
在会议较长的时候,应该要建议安排中间的休息并且要掌握好时机。什么时间休息呢?比如说你最好不要是大家都处于发言高潮的时候你说休息一下,那不好,会打断大家的思绪。还有大家在讨论到某一个问题还没讨论完,这时候你说休息那也不行。
在参加与组织讨论的时候,应该建议规定讨论与不讨论之间是一个什么样的界限,也就是说你应该规定好这个内容可以讨论,那个内容不要讨论,因为它跟我们的议题没有关系,对我们达成最终的决议是没有什么作用,这种内容不要讨论,讨论只能是浪费时间,是对我们会议议程正常的进展产生反作用的。
当时机成熟的时候,应该建议适时的终止讨论或者是辩论,及时地确认结论,形成我们的决议。一个议题结束了接下来就必须转换议题,不要贻误了时机,或者可能会导致节外生枝,一个议题结束就结束了,不要去再对它有更多的议论,这时候当然就要求我们的组织者必须很清楚,这就是这个议题我们最终得出的结论。
多议题会议它的议题安排的次序应该要科学合理。一般情况下,需要大家来开动脑筋、集中献计献策的议题应该要放在会议的前半部分进行,而不是说到会议的后半部分,大家都精疲力尽的时候,你拿出一个需要绞尽脑汁来分析讨论的问题,这时候你很难达到你最终的目的。
这是第一个我们说的关于怎么样来引导我们的会议朝着规定好的议程方向去发展,按照规定的议程进展的流程走。
引导会议达成决议的技巧
引导会议决策形成的技巧
要认真倾听,最少限度地打断谈话,多提一些开放式、探讨式的一些问题。发言人在那表达观点的时候,我们主持人应该怎么办呢?应该要最大限度地给予鼓励。比如说看到他的眼睛,向他点头示意,和他之间有一个目光的接触,让与会者觉得主持人是在听我的,并且是在很认真地听我的。如果你还点头示意,他会觉得他同意我的看法,给他以最大限度的鼓励。
主持人要树立自信心,确信自己对任何冲突产生积极的影响,用非常直接、坦诚以及很适当的方法来表达自己的愿望、意见或者是你的需求、你的信念。所以不仅是主持人要这样,当然我们的与会者也要这样。
要消除交流的障碍,限制具有威胁性和挑衅性的行为,鼓励那些对于会议的决策可能会提出一些比较有积极影响意见的人,但是可能这个人他生性不是很活跃的,是比较拘束的,对于这样一些人我们必须要给他以极大的空间鼓励他,给他时间、给他机会。
要强调问题,应该要将一些复杂的问题把它分解成比较容易处理的一些小问题,然后用一种循序渐进的方法逐步地导向我们最重要问题的核心。
要整合讨论的问题。主席和与会者如果缺乏有效率的讨论整合的能力,常常会导致我们这个会议最终没办法达成一个协议。所谓缺乏讨论整合能力是什么意思?就是说在话题转换的时候,没有人将已经讨论的事项做一个系统的归纳。我们说做系统归纳的工作应该是主持人的工作,所以主持人如果缺乏讨论整合这样一