文档介绍：学术会议筹备方案范文
学术会议筹备方案范文
本篇范文整理医学院的学术会议的筹备方案,内容整理了学术会议前的准备工作,会议接待,会后安排几个方面的具体会议要求。下面是管理资料的学术会议筹备方案范文
学术会议筹备方案范文
我从98年参与全国中西医结合肝病学术会议和全国中医肝胆病学术会议的筹备工作,至今已十年有余,对于会议的会前准备、会场组织及会后安排等有一些体会,在此简要介绍以方便于后来者。
一、会前准备
1. 拟定会议计划:①拟定会议主题、名称、地点、规模等,确定特邀嘉宾和助商;②确定会议日期、日程及议程及预备会议内容;③排出会议作息时间及注意事项;④做出会议经费预算和筹资方案;⑤成立会务组,明确会务分工。
2. 发出会议通知:①会议征稿;②第一轮通知;③正式通知及回执。
3. 准备会议材料:①会议审稿,确定大会发言名单;②编辑出版论文集;⑤准备会议纪要和通讯录。
4. 准备会议标识:①代表证;②会场背景幕布、会标、指引标志、海报、会议日程等;③参展商的展览布置;④壁报。
5. 安排会议生活:①预定交通工具;②预订宾馆,安排住宿、餐饮、会场;③联系安排参观、访问、旅游活动;④确定财务、接待、保卫人员;⑤安排茶歇和娱乐活动。
6. 选定布置会场:①排定会议座次;②布置环境;③检查并配置电化设备;④展台安排。
二、会议接待
1. 会议报到:①接站;②填写报到单;③分发会议材料,安排住宿;④收取代表费用;⑤通知有关事项。
2. 会场组织:①检查会议设备;②接待嘉宾;③保证会议主持人、发言人到位;④调动与会者提问和讨论;⑤会议记录;⑥评选优秀论文或优秀壁报。
3. 会议生活服务:①及时定购代表回程票;②印刷并分发会议代表通讯录;③检查住房设施;④征求膳食意见;⑤保证参观、访问及娱乐活动顺利进行。
三、会后安排
1. 整理会议文件:①整理会议记录;②形成会议决定;③写总结向上级汇报情况或发布;④将会议材料分类、立卷、归档;⑤向总会和情报信息单位提交论文集。
2. 送别会议代表:①分发回程票;②结清会议费用;③根据返程时间安排车辆;④发放会议学分、照片和通讯录。
3. 会后工作:①结算会议开支费用;②归还会议所借物品。
召开学术会议最重要的环节是征集论文,这是学术会议水平和质量的基本保障。学术论文的征集通知应至少在开会前6个月或更早一些时间发出。国际会议一般要在个月之前发送通知。通知中要写清楚学术会议的目的意义、会议主题、论文议题、论文选录标准、论文报送时间、论文格式体例,以及开会时间、地点等内容,以便投稿和确定参会否。同时还要根据/fanen/1583/会议需要,选定一些专家或学者进行专题讲座。
学术会议的主体是与会代表,组织好代表是开好会议最重要的环节。我们的会议一般规范较小,参会代表并不仅仅局限在入选论文的作者,也可通过厂家或公司特邀一些专业人员参会,尽量保证会场人员。特别是会议选择在风景区,往往开幕式人数不少,闭幕式则寥寥无几,成为典型的虎头蛇尾。
学术会议的顺利召开,往往取决于一些必