文档介绍：XX布业信息化解决方案
广州爱迅企业管理咨询有限公司
目录
一、 客户简介 3
二、 上软件前的基本情况描述 3
1、 大货方面 3
2、 板布方面 3
3、 委外加工与仓库的配合方面 4
4、 财务核算方面 4
三、 信息化实施目标 4
四、 业务流程梳理及优化 4
五、 软件结合实际业务培训流程及计划 7
六、 软件实施上线计划 8
七、 软件细节定制 9
客户简介
XX布业是06年开始在中大布匹市场经营,主营产品是:风衣、棉布。老板是潮汕人,主要由两兄弟合伙,在轻纺城D区、瑞纺正街、九洲各有一个档口。2010年9月份以前,一直采用excel配合手工的运作模式,月底对账、年底分红很难核算,各个门店与仓库之间的配合运作不起来,从而是用门店主导,仓库辅助的形式运作。现在使用信息化配合业务之后,管理模式和业务流程建立起来,规范了分工,落实了工作职责,人力成本投入也小了。现在在浙江柯桥开设了分公司,分别建立了一个门店和一个仓库。
上软件前的基本情况描述
大货方面
有一个excel的库存结存表,分别由仓库晚上结完帐就发给各个门市,方便各个门市可以查看仓库库存。门市只管销售,要什么货,都直接从库存表查到,然后开单收款,再由仓库调拨到门市或者直接发货。这种做法存在两个问题:
各个门市控制仓库,导致仓库工作效率低下,无法做得仓库从货物的库位摆放、先进先出等管理优化方法,导致仓库人力成本增加、工作效率低。
各个门市都以同一个库存表作为依据销售,但是销售之后,库存结存表无法汇总信息、即时更新,经常出现同一个库存被同时销售多次的情况,导致仓库无货供给其中某个门市。由于采用业务员提成制,手工开单无法查询究竟是哪个业务员先开的单,权责不分明,从而导致内部员工士气不高,相互推诿。
板布方面
板布收货由轻纺城门店进行,然后运到仓库,由仓库负责发货,经常会出现板布货不对板、或者发错板布的情况。门店没有加以检查就直接录入到库存结存excel上,货汇总到仓库后,仓库经常会出现板布调错档口。导致客户没法及时拿到板布,客户满意度降低,从而流失客户。
委外加工与仓库的配合方面
由于下胚布采购、委外加工单由公司老板进行,但老板和仓库之间缺乏信息沟通、导致无法按委外单收货,委外的损耗及加工费核算非常困难。
财务核算方面
由于财务兼顾仓管功能,所以每天晚上,各个档口的营业单据及销售额会汇总到仓库核算,可是一些板布单、是否开错单、开错价格,仓管无法进行审核及纠正。无法做到日结日清,会导致账目越累越多,月底对账、客户、厂商及加工厂的对账就非常头疼。
信息化实施目标
明确分工、分清权责;
提供信息共享平台,合理核算员工绩效,提高员工工作积极性;
全面掌握销售状况,有效管控库存,减少压货;
合理配置资源,减少库存费用及人力成本;
提高周库存转效率,提高销售利润;
提升客户服务水平,提高顾客忠诚度;
及时响应客户需要,提高顾客满意度。
业务流程梳理及优化
对门店及仓库职能进行调研,明确各自分工、规范各个人员的岗位职责。
明确仓库职能,仓库遵守仓库作为货物调配中心,遵守货物归类摆放、库位管理及先进先出等原则,实现纺织行业以“颜色”及“缸号”为中心的原则进行出入库。
明确门市职能,门店负责销售及与仓库的业务协作,需要进行开销售单、报单给仓库、客户来款登记、回复客户询盘等业务。
老板负责委外下单,但必须在系统里面体现,仓库成品入库时,需按胚布出库单进行关联入库,从而核算各个加工单的实际损耗率及加工费用。
财务核算:由各个门店负责晚上结账交单到财务人员;门店下班时,需要核算当天营业额、销售欠款金额、销售收款金额、当天费用及上交客户回签欠款单;财务人员核算完毕后,当天结账。如隔天发现账务结算有误,须提交给财务人员进行特批之后,才给予权限进行修改,同时在账目上面体现。
分工与职能说明
角色
流程
职能
系统单据
门店销售员
销售订单
根据客户确定的销售需求情况录入销售订单。
《销售订单》
销售
根据客户实际需求,结合库存情况,直接销售并核算欠款。
《零售单》
根据客户需求,直接发货,月底结账。
《销售发货》
板布下单,还需要定制或者从其他档口调配货物,需先开单收款。
《预售开单》
结合第3点,货物到了,通知客户提货后,库存自动扣减。
《预售出库》
退货
客户因为色差、或者质量问题,需要处理退货情况。
先退货,月底对账再一并算钱。
《销售退货》
直接退货入库并是核算给客户。
《零售退货》
调拨
把门市挂板或者一些客户退到门店的货物调拨到仓库。
《调出单》
对于仓库或者其他门店调拨到本档口的货物进行入库审核。
《调入审核单》
仓管
盘点
实际库存与账面上