文档介绍：对办公室(行政部门)工作的浅谈
通常人们说了解一个事物,要从整体上去体会,去认识,要具备全局观,要能够高瞻远瞩,高屋建瓴,这样我们才可以真正仔细的理解和掌握它。因此,若想对办公室的工作有个全面细致的了解,首先要对由他组成的公司有一定的认知。
公司的组成
公司根据其不同的形式规模就会有不同的组织结构,但一般都会包括以下的部门或职位:
董事会。主要进行决策,制定公司章程制度目标等。
。执行董事的决策并具体操作运营公司事物,全权代表公司从事交易活动。
。负责公司整个日常事物和行政管理。
。负责公司的销售经营情况,了解和掌握客户需求,为以后公司决策提供一手数据和最贴合的市场资料。
。负责公司日常财务核算,确保资金可以正常运营。
。负责公司的人力资源的管理,为公司提供和培养人才。
以上的部门及职位应该是公司所必备的,而像法务部,公关部,市场部等等都可以根据公司的不同规模不同性质以及经营范围的不同而选择成立与否。若单从各个部门的职能看,办公室或行政部门就变得又空又虚,感觉像是什么华而不实的装饰品一样的存在。那么它到底是起到什么样的作用呢?我相信存在即真理。
办公室或行政部门的作用
根据公司的一般组织结构可以看到,办公司或是行政部门它是一个必不可少的存在。就像是士族里的幕僚一样,它肩负起整个公司的重任,并同时为公司的正常运转提供必不可少的服务与支持。它运作的好坏关系到整个公司的规范化进程。也许,有人认为总经理进行具体操作是头脑是不能缺少的,销售部门来掌管公司主要的业务,主要利润的经营,这两个环节才是一个公司的核心,有了他们公司就可以很好的运营下去,相比之下,其他部门就显得微不足道,像是锦上添花的装饰品。尤其是行政部门,在人们的眼中,这个部门既不接触公司的核心业务,也不为公司直接创造利益,只是一直做着一些琐碎的事情,就像鸡肋一样:食之无味弃之可惜。这种看法显而易见的是错误的,是一种误解。就像人们只是看到舞台上光鲜亮丽的明星而看不到幕后的工作人员一样,他们也只是简单的随着利益而走才会产生这种误解。办公室的工作多是服务性的,工作的成绩也很慢显现出来,在工作考核中又很难量化出来,所以造成了各种误解与轻视,然而,实际上,行政部门正如无数的神经元起到相同的作用一样,是企业的中枢神经系统。人类的大脑发出任何指令和决策都是要通过无数的神经元传达给四肢及身体的各个地方,这样人才可以自由的按着头脑的指示来行动。换句话说,办公室或是行政部门就如神经元一样串联着整个公司内部的各个部门,让整个公司可以顺畅有序的从事每一天的经营活动。也可以将
办公室或是行政部门看做是一个大家庭的“管家”,是一个承上启下,兼顾内外,协调左右的枢纽。
办公室或行政部门的职能
如此重要的部门每天要做的确是琐碎的细小的不起眼的但量很大的工作。而这些都还只是流入大海的细小河流而已,而对于企业而言办公室或是行政部门的工作概括而言就是:协调,管理和服务。
协调协调就是要配合经理或是上级领导将各项工作传达下派下去,也要将平时工作中存在的问题总结汇报给上级,保证上情下达,下情上报,同时也是各部门之间的润滑剂,使各部分可以充分配合做好工作进而提高效率,还有联系内外,及时和外界沟通,确保企业的形象。
管理管理就是做好日常事务