文档介绍：合约管理实施细则(试行)
第一章总则
根据天津项目公司的发展及管理需要,为提高工作效率,并控制成本,实现股东利益最大化,发挥天津公司的机构精炼的优势,在深圳相应管理制度下,根据天津公司运行情况制定与管理制度配套并行的实施细则。
本办法适用于天津中兴国际投资有限公司范围内所有招投标、合同、预结算及相关工作管理。
第二章组织机构设置
公司合约部与工程开发部、财务部、发展部平行,业务垂直管理下属深圳中兴国际投资有限公司项目管理部。并成立项目决策小组:
1、决策小组:
组长:
组员:
日常合约工作,以项目公司合约部作为责任主体,由决策小组讨论通过,并根据总部授权权限,上报公司审批或备案。
2、部门编制(暂定):
部门经理1人
合约主管1人
造价工程师2人(土建、安装各一人)
职责
一、部门职责
做好成本控制,减少法律纠纷;
负责项目公司的招标评标组织、合同、预结算、投资估算、数据测算;
牵头组织项目公司的招投标工作;
负责项目公司的合同起草、谈判、签订及管理工作;
参与合同履约情况的监督及考核工作;
全面负责项目公司的预结算工作;
配合做好项目公司的投资估算工作;
参与项目公司的整体发展规划管理;
做好相关工作的资料整理归档工作;
做好与总部项目管理部的沟通及相关的迎检工作;
完成领导交办的临时任务。
二、岗位职责
1、部门经理:负责部门行政管理工作、做好与公司领导及总部领导的工作沟通、统筹安排部门工作计划、策划部门工作实施细节、协调部门之间工作的配合、审核并确定标底、监督部门工作实施过程、审核部门成果文件。
2、合约主管:编制招标计划、办理招标计划审批手续、起草招标文件、办理招标文件会签、起草合同、办理合同文件会签、牵头组织合同谈判、编写评标报告;协助办理预结算工作,负责上述文件的整理、备案、移交归档工作。
3、造价工程师:负责各项市场价格收集和动态分析工作,编制标底、测算成本、负责编制成本测算分析报告、协助编制招标文件、协助合同起草工作、并全面负责结算工作;负责上述文件的整理、备案、移交归档工作。
第四章工作范围和权限及工作流程
一、工作范围和权限
项目公司合约部在总部项目管理部及项目公司决策领导小组的指导下开展以下工作:
项目公司范围内的招投标工作:单项开支在100万元以上,需要通过竞争招标确定的工作内容,由合约部牵头组织,业务相关部门协助完成,过程受项目管理部督导,招标计划和招标文件会签到公司总经理一级;
对一些智力型竞争或地方性服务项目,如设计、营销策划、环境评价、税务、咨询等,由业务相关部门负责发起,进行初步资格预审、必要时考察后确定选择范围,再由合约部组织、业务部门配合定向议标。过程受总部项目管理部督导,招标计划和招标文件会签到公司总经理一级;
对单项开支在100万元以下,合同内容比较明确,市场竞争比较透明的项目,经项目公司经理批准后,可以采用市场询价、比价方式确定合同对象,过程以工作签报方式存档,并报总部项目管理部备案,签报会签到项目公司总经理一级;
单项开支在100万元以下,需要招标确定中标单位的项目,由合约部牵头组织,业务相关部门协助完成,成
果文件报总部项目管理部备案,招标计划和招标文件会签到项目公司总经理一级;
与项目公司有关的所有合同签订和管理工作;
通过招标或定向议标确定的项目,按照招标文件要求、回标过程中询标纪录,起草合同,进行合同谈判,会签后签订合同;
通过比价委托、或直接委托的合同,起草合同后草稿应经项目管理部同意后,方能进行下一步的合同谈判。
与项目公司有关的所有预结算工作。
对签订合同的项目,依据合同规定,达到结算的节点时,由合同乙方提出结算申请(详见附表TJHY-1、TJHY-2),附结算预算文件、工程类结算还需要附工程量计算书、政府质检部门出具的验收合格证明(不需要政府质检部门验收的项目由业务相关部门出具合格证明),上报合约部审批,并上报会签。结算审批表会签到公司总经理一级。
根据合同达到进度付款节点的,由合同乙方提出中期进度款申请(详见附表TJHY-3),附与合同相符的预算文件、工程量计算书,上报合约部审批,并上报会签。合同内进度款审批表会签到项目公司总经理一级,报项目管理部备案后,进入付款程序;当项目变更增项比较多,进度款超合同额时,审批上报公司总经理审批后,方可进入付款程序。
4、工作审批权限详见审批权限表
二、工作流程
项目公司合约部根据工作权限,严格按照下述流程表中的工作节点,按顺序逐步推动工作进程,如遇特殊情况,在流程节点出现问题,应及时上报,由项目公司组织讨论解决,必要时通过签报上报请示总公司。
在工作过程中,如果遇到紧急情况,确实不能按照工作节点从头开始的,口头请示相关领导得到