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2011年1月
办
公
室
办公室内部综合管理制度
办公室内部综合管理,就是对办公室内部所涉及的职员岗位职责,考勤及其办公室纪律,办公规范等基础性事项进行综合管理。它是对办公室内部所涉及的职员岗位职责,是办公室人员必须遵守的基本守则,直接体现出职员面貌和企业精神。
第一章办公室职责范围
第一条、协助总经理处理日常工作,协调部门工作,监督和管理
部门,认真及时的贯彻公司的各项工作决策和指令。
第二条、学习研究党和国家的方针、政策。贯彻落实领导指示,
为总经理的工作决策提供可靠依据。
第三条、负责公司工作计划、总结、规章制度等各类文件的起草、
审核、打印、复印、分发和登记工作,做好印鉴的管理工作a
第四条、负责公司会议筹备和安排,做好会议记录,整理会议纪
要,对会议决定的规划情况进行催办和检查。
第五条、做好文书档案和有关文件的管理工作。
第六条、负责公司的后勤管理工作。
第七条、认真完成领导交办的其他工作。
第二章企业机密文件管理规定
第一条、范围
1、生产加工设计图:具有专利性与独特性的设计图以及生产加
工布置图。
2、技术性资料:独特技术性的操作标准,技术合作和技术指导
资料、项目开发、改进实验资料,实习报告以及其它技术上属于机密性的资料。
3、业务性资料:销售成本资料,市场经营情况,调研报告及其它业务上属于机密性的资料。
4、其它认为有必要列入机密文件文件管理的一切资料。
第二条、文件处理
l、外来文件和内报文,由取得该文件的人员附上“文件传阅卡”
送达经理,及应该承办单位阅示和承办后,均依公司内部之规定流程处理。
2、若文件内容影响公司权益重大时,管理人员于文件分类办理
原文件应妥善收藏、存留,仅提供复印件。
第三章职员保密纪律规定
第一条、保密工作是指对可能发生的泄密和窃取活动的系列防范措施。
第二条、保密工作原则:积极防范、突出重点、严肃纪律。
第三条、全体员工应该做到:不该看的不看,不该问的不问。不该说的不说。
第四条
1、拟稿。文稿的拟者应准确的定出文稿的密级。
2、印制。文件统一由行政管理部门统一印制。
3、复印。复印文件和资料由各主管负责人批准。
4、保管。一般性文件由各承办部门保管,秘密文件由行政管理部统一保管个人不得留存,如需借阅,由主管负责人批准并于当天收回。
5、归档、销毁。按档案管理的有关规定执行。
第五条、保密内容按以下三级划分
l、绝密级(1)集团领导的电传、传真、书信。
(2)非公开的规章制度、计划、报表极重要文件。
(3)集团领导的个人情况。
(4)正在研究的经营计划与具体方案。
2、机密级(1)集团电传、传真、合同。
(2)生产工艺及指导生产经营性的文件和资料。
(3)职员档案。
(4)人员编制:组织状况。
(5)人员任免(未审批)。
3、秘密级:集团的经营数据,策划方案及有损集团利益
第四章收发文管制度
第一条、各部门的收文由各办公室签收登记,属企业领导亲收
的信件,一律交收件人亲自裁封。
第二条、公文登记后,转交领导传阅,如需要转交有关部门阅办
应由文员送交,并经登记签收后才可送交。
第三条、各部门实行公文催办制度。负责办理公文的人员,对经
手人处理的公文,应事事有下文,件件有落实,催办有结果,转办有
结果,转办要及时防止积压误事。
第四条、个人对承办的公文,必须认真负责,按规定期限迅速办
理,不得拖延。
第五条、公文办完,应根据文书立卷、归档的有关规定及时整理立卷。
第六条、管理人员、员工调动时,应将文件(含电脑磁盘等)清
理移交。
第七条、需要销毁的公文经鉴别和主管领导批准,由办公室定期
销毁。销毁公文要进行登记,要有专人监督,保证不漏销、不丢失。
第五章文印管理制度
第一条、单位、部门的文件,有打印必要时方可打印。一般内
部传递的简单请示报告或不需要打印的文件,一般不予打印。
第二条、一般文件的打印、复印、传真、需经所在部门负责人
签字同意后才予办理。
第三条、私人资料不得在公司打印、复印或用传真机传送,以
免影响企业正常工作。
第四条、文印室工作人员应认真做好本职工作,按时完成任务。
对收到的文件、资料应及时给有关部门、人员发送或及时通知有关人
员到文印室取回文件。
第五条、文印室人员应树立严格的保密观念,不得随打印