文档介绍：第2版
第0次修改
分发号:
XX电机制造有限公司(管理)指导书 HY-ZDS-GL-021
档案管理制度
制定:
审核:
批准:
2008- - 发布 2008- - 实施
XX电机制造有限公司

目的
适用范围
术语和管理原则
档案工作机构及职责
文件材料收集整理与立卷归档
档案管理
档案信息开发利用
档案管理的考核
附则
附件
档案管理记录表单
第一章目的
为加强本公司档案工作,使其更好地为公司的生产、经营管理和科技进步服务,依据《中华人民共和国档案法》及有关法规,结合本公司档案工作的实际,特制定本规定。
第二章适用范围
本规则适用于本公司档案的行政管理及业务管理。
第三章术语和管理原则
,具有利用和保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的文件材料。其构成以科技档案(产品、科研、设备、基建档案)为主,还包括行政、人事、生产、经营、会计等方面的档案。
,任何部门或个人都不得据为己有或拒绝归档。损毁档案要严肃追究当事人的责任。
,是维护公司经济利益,合法权益和历史真实面貌的一项工作。
。
第四章档案工作机构及其职责
,由办公室分管,下设专、兼职档案管理人员。公司档案室工作应列入企业发展规划,年度计划,并作为考核分管领导人工作业绩的一部分。
,是公司档案资料的贮存基地和利用中心,负责统筹、协调、组织、管理公司的档案、资料工作。
,遵守纪律,具有专业技术技能。对档案的收集、整理、保管和提供利用等方面成绩显著的部门或个人应给予奖励,对造成档案损失的要追究当事人的责任。
:
、法规和方针政策。熟练掌握企业档案业务知识,努力提高档案管理质量。迅速、准确、热情、礼貌地为公司各项管理工作提供档案服务。
,并指导和监督各部门施行。
、保管、鉴定、统计、提供利用工作;档案库房日常管理工作;档案信息开发利用工作。
、监督和指导。
,发挥档案网络作用。
,增强广大干部职工的归档意识。
:
,切实执行本公司档案管理各项规章制度。
,及时收集本公司生产、经营、管理、科研及其他活动中产生的各种门类和载体的文件材料,并按规定整理立卷,定期向档案室归档。
、要求及档案提供利用效果等情况,及时反馈给档案室,为改进工作,提高档案管理质量提供意见和建议。
,为使档案管理更科学合理和进一步开发利用档案出谋划策。
第五章文件材料收集整理与立卷归档
:
,对本部门形成的文件材料的完整性、真实性负责。
,应将办理过程中形成的各类有保存价值的文件整理好,交本部门兼职档案员立卷。
,及时收集、整理各项工作中形成的、处理完毕的,具有保存价值的文件材料,立成案卷按归档时间要求及时向档案室移交。
、归档要求:
:遵循文件材料的形成规律和特点,保持文件之间的有机联系,区别不同的价值,便于保管和利用。
:多份收文或本公司发文印本,由承办部门立卷,其他部门作重份处理;几个部门联合办文,由主办部门立卷;综合性会议文件由会议主办部门立卷,专业性会议文件由有关业务部门立卷;其他各部门形成的文件由各部门立卷。
、科研成果鉴定、基建工程竣工验收,必须有档案部门参加。文件材料不完整、不准确、不系统不能进行鉴定、验收。
:
、基建、设备项目完成或告一段落时,兼职档案员要将应归档的文件材料立卷,由项目负责人审定后向档案室移交。
,在第二年3月底之前,各部门兼职档案员要将应归档的文件立卷,由各部门负责人审定后各档案室移交。