文档介绍：酒店会议接待培训方案
会议洽谈、接待操作程序
一、确认酒店接待能力
二、洽谈
三、报价技巧与结帐方式
四、签约
五、会议接待准备
六、会议接待中
七、会议结帐方式
八、会议结束后
一、确认酒店接待能力
1、互换名片,斟茶寒暄,了解乙方单位情况。
2、首先了解乙方会议举办日期,查看预约会期酒店有无其他会议/宴会举办,以免撞车。尤其是如乙方需要住房,须致电总台了解房态,能否保障乙方会议需要。
3、了解乙方会议规模,确认酒店有无接待条件和接待能力。
4、确认酒店有充足的接待条件后,进入实质洽谈阶段。
5、邀请乙方参观会议室/客房状况/用餐地点,以增加乙方对酒店的感性认知。参观期间随机向乙方介绍以往酒店接待过的一些大型会议情况。
二、洽谈
1、准备会议协议空白文本、洽谈记录本和相关资料。
2、详细倾听、记录如下事项
﹡乙方会议规模、人数
﹡会议举办日期、会议主题
﹡是否需要住房(房型、间/天数、抵离店时间)、是否用餐(桌数/餐标/酒水/香烟)、
﹡会议设施设备(电脑投影仪/白板/麦克风/音响灯光)、会议台型要求、是否需要代办礼品采购等内容
﹡会议接待规格
二、洽谈
﹡会场布置要求(鲜花/绿色植物/乙方宣传招贴等)
﹡房内小吃/长话是否关闭撤除。
﹡有无重要人物下榻酒店
﹡有无少数民族人事,以确认客人饮食、风俗禁忌
﹡确认来宾车辆规模
﹡确认贵宾名录,是否需要制作席卡以及签到台.
3、向乙方复述、确认一遍会议洽谈主要事项。
三、报价技巧与结帐方式
1、报价请参考酒店会议接待价格政策
2、洽谈、倾听期间不要轻易表态、承诺,诱导客人把真实意图表达出来,更不要轻易亮出价格底牌。
3、争取提高餐标水平,不要一下就将底价报出,如系综合会议(会议/用餐/住房/礼品),可以以会议室优惠来提高其他项目的消费水平。
三、报价技巧与结帐方式
4、防止乙方对你进行价格讹诈,宣称其他酒店如何如何优惠、如果不给某个价格就另选酒店等,销售经理要摸清乙方的真实意图,介绍酒店的产品优势以及曾接待过的大型、高规格的会议,坚持不要轻易让步。
5、向乙方介绍酒店能够优惠的项目,如会议主题条幅/引导牌/迎宾/欢迎牌/会场服务/纸笔。
6、确认协议有效签单人,原则上不超过两人。
7、确认结帐方式(现金/转帐/提前打款),外地客人不得签单转帐。
四、签约
1、客人接受报价后,一般会出现三种情况,一是回单位向领导汇报;二是宣称考虑一下,暂时不签约;三是当场签约。出现这三种情况,可按下列方式处理
四、签约
第一种情况:一般这种情况意味着客人不具有拍板权,但基本认可酒店产品和报价,签约的可能性较大。
销售经理应及时与客人约定下次见面会谈的时间,二次会面之前应主动与客人电话联系,以提醒客人不要忘记约定,探听口风,争取上门签约。
第二种情况:这种情况一般意味着客人仅是了解一下价格,或报价超出自己的预算(计),或对某项产品不满意而犹豫不决。销售经理应及时探询客人可以承受的价格底线,用实例举证法向客人介绍酒店会议接待水平和能力,帮助客人设计最佳方案。如乙方现场不能作出答复,则销售经理必须与客人预定再见面的时间,然后及时与总监汇报情况,寻求最佳解决方案。第二天带着新的建议与客人通电话。
四、签约
第三种情况:这种情况意味着客人是有备而来,或者是对酒店产品较为熟悉且实力较为雄厚的单位。
销售员草拟一份”会议协议书”交客人确认,得到确认后正式签定协议书,双方签约人签字并加盖公章,协议一式两份,甲乙双方各持一份。
签约后应感谢客人对酒店的关照,并向客人赠送酒店宣传资料或小礼品。