文档介绍：2012"重庆市全民健身高峰论坛会议
执行手册
主题:携手共进健康重庆
时间:2012年X月X日
地点:
活动执行框架
执行期
会后事务
欢送嘉宾、撤展、感情沟通、会议总结、会后报销
机场迎接、酒店接待、新闻发布会、联盟会议、晚宴及文艺表演、会后及休闲活动
会议期间执行事务
月日——月日
月日——月日
会前执行事务
前期传播、会场布置及调试、
筹备期
月日——月日
前期传播、车辆、新发会、联盟会、晚宴及文艺表演、会后休闲活动、其他物料、操作细节、分工
执行前沟通会
月日——月日
会前筹备
会议传播物料的设计及制作、车辆、机场接待、新闻发布会、联盟会议、晚宴、文艺节目、会后休闲活动
月日——月日
会议主题、会议时间、会议视觉、会议行程及内容、会议物料、会议场地、人员分工、费用
策划方案确认
策划方案撰写
会议主题、会议时间、会议视觉、会议行程及内容、会议物料、会议场地、人员分工、费用
月日——月日
活动执行细案
方案的撰写与确认
时间
工作项目
内容
备注
责任人
方案的撰写与确认
会议主题
会议时间时长
会议视觉
会议行程及内容:新闻发布会、会议、晚宴及文艺表演
详细流程见下页会议行程及内容
会议物料清单
会议场地效果
人员分工
费用明细表
会议行程及内容
会议前一天
休闲活动
时间:会议前一天-19:00之后
内容:
活动亮点:设置专场(或专区)、专用通道、或在节目中提到贵宾
南北战略联盟标志揭幕仪式
新闻发布会
时间:会议日-15:30
地点:新闻发布厅
携手共进健康重庆
时间:会议日-16:00
地点:会议厅
晚宴
及
文艺表演
时间:会议日-18:00~19:30
地点:晚宴厅
菜单:暂略
餐桌亮点:每桌设置冰雕花
节目单:详见附件部分
穿插抽奖活动
会后休闲活动
时间:会议日-19:50~22:00
方案A某游乐中心
方案A亮点:观赏冰雪、冰天雪地吃冷饮
如:雪糕、糖葫芦
方案B莫斯科大剧院
方案B亮点:设置专场(或专区)、专用通道、或在节目中提到贵宾
方案C卡拉OK
方案C亮点:设置专场(或专区)、专用通道、专职的服务人员陪同娱乐
哈市知名的KTV,如:阿萨蒂KTV等
会前筹备
时间
工作项目
内容
备注
责任人
会议传播、物料的制作
(主要环节以外的其他细项)
物料详见物料清单
前期传播内容、媒体、排期表
可参考新发会的邀请媒体详见附件
车辆
为高管人员设置高级轿车
数量待定
为其他与会人员设置斯柯达
数量待定
设置接送计划
通过前期邀请环节确定后再行定夺
后备计划的确定
机场迎接
站内迎接的贵宾车行通道洽谈
站外迎接的贵宾人行通道洽谈
南北战略联盟标志揭幕仪式
新闻发布会
邀请媒体
建议邀请媒体明细表见部分
选择新发会结束后赠送的礼品
暂定为奇星药业的产品
场内设计
详见物料清单
场外设计
详见物料清单
发布会所需音视频文件及设备的形象包装
需带有会议主视觉
发言稿等
详见物料清单
嘉宾、记者进入联盟会的路线及秩序设计
携手共进健康中国
联盟会议
人员邀请
设计制作精美的邀请函书面邀请与会人员,邀请函
邀请函形式设计需突出本次会议主题、会议风格、会议基调
邀请函附介绍文字,概述会议时间、地点和内容与流程
各企业设置专职人员,以专业的、礼仪的、规范的行为直接邀请与会人员
会议主题、logo、邀请信文字
注意与会人员的细节要求
饮食荤素禁忌、抵哈时间及方式
会议厅
场内布置设计
详细布置及要求参见物料清单
场外布置设计
详细布置及要求参见物料清单
会议灯光方案设计
灯光颜色强弱,配合节点
会议音响方案设计
音乐曲目、长短、强弱
宴会厅
场内布置设计
详细布置及要求参见物料清单
场外布置设计
详细布置及要求参见物料清单
会议灯光方案设计
灯光颜色强弱,配合节点
会议音响方案设计
音乐曲目、长短、强弱
另外
会议厅与宴会厅之间空间的视觉设计
换场顺序、秩序设计
详见执行职责描述
晚宴
由广药方拟定菜单要求
酒店制定菜单
靠近前台的数桌为领导区、后排为其他与会嘉宾区
领导区按照重要程度、饮食要求再次划分为数个区域
待客户数据上报后再行定夺
他嘉宾区按照区域、性别、特殊要求砸此划分为数个区域
文艺表演
与演出服务商沟通洽谈,设计节目单
演出气氛营造方案设计
灯光
时点、时长
音响
时点、时长
抽奖环节
奖品为礼金
会后休闲活动
活动设计
节目、路线、区域
活动场地包装设计
活动服务人员设计、安排