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超市之管理系统作业流程规范
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管理系统作业流程规范
随着总部系统的实施, 人的因素起着关键作用, 为保障系统的正常发挥, 加强总部、 配送中心、 门店、 业务、 营运、 财务、 资讯之间的密切合作, 做到作业规范, 口径一致, 特制定本流程。
一、 供应商建档
所有供应商档案由总部建档, 然后由总部资讯做CC通讯, 共享供应商下传到各门店, 独立供应商下传到指定门店。
供应商分共享供应商和独立供应商: 凡能够跨区域给所有门店配送商品的称共享供应商; 凡只给单独一个门店供货的称独立供应商。共享供应商编号: 10打头( 前两位) , 独立供应商编号: 巩义店编号: 01打头( 前两位) , 孟州店编号: 02打头( 前两位) 。
供应商档案由业务部签订, 内容包括: 供应商名称、 供应商编号、 经营方式、 结算方式、 付款方式、 联系人、 联系方式、 结算人等转总部或上传总部资讯建共享供应商或独立供应商档案。( 《供应商基本资料表》)
资讯接到业务转交的供应商档案要先登记, 登记内容包括: 日期、 编号、 供应商名称、 供应商编号、 经营方式、 转交人、 接收人等, 录入建档审核无误, 打印一联转财务部存档, 领取人签字( 《单据流转表》)
二、 新品建档
所有新品资料必须上传总部建立商品档案, 然后由总部资讯做CC通讯, 下传到各个门店。
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《新品登记单》一式三联由业务部填写, 内容包括: 门店名称、 门店编号、 供应商名称、 供应商编号、 供应商签字、 业务员签字、 审核人( 业务经理) 签字、 商品名称全称、 条形码、 规格、 单位、 产地、 装箱数量、 协议进价、 建议零售价、 市调价、 零售价、 保质期等, 要求字迹清晰、 工整, 数字不准涂改。然后转总部资讯建档。
资讯接到业务转交的《新品登记单》要先登记( 《单据流转表》) , 登记内容包括: 日期、 编号、 供应商名称、 供应商编号、 份数、 转交人、 接收人签字等, 录入审核无误后, 打印《厂商报表( 代建档确认单) 》一份一式两联, 附《新品登记单》第三联反馈业务部审核, 第一联资讯存档订期装订成册, 第二联转财务。
《厂商报表( 代建档确认单) 》第一联业务部存档备查, 第二联交供应商作为上货编码依据留存。
新品建档流程:
业务部或驻店业务代表填写《新品登记单》
业务经理审核签字转资讯建档
资讯收到《新品登记单》先登记再录入
资讯录入审核无误后打印《厂商报表》一份附《新品登记单》第三联转业务部
《新品登记单》第一联留资讯存档
《新品登记单》第二联转财务
三、 订货
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所有经资讯建档的新品第一次上货, 由业务部( 或驻店业务代表) 确定上货品类和数量, 然后转资讯( 业务内勤) 打印《订货单》一式两联, 资讯或业务内勤打印审核无误后登记备查, 领取人在《单据流转表》上签字。业务内勤( 或驻店业务代表) 将《订货单》第一联转验收组做好验货准备工作, 第二联转供应商备货( 供应商根据订货单上货) 。如果是外地供应商送货, 则以传真或电话形式通知《订货单》内容, 同时将两联《订货单》全部转验收组做验货准备工作;
业务内勤将每日《订货单》制作《订货单统计表》, 内容包括: 订货单日期、 订货单编号、 供应商编号、 供应商名称、 责任业务员名称、 计划送货日期、 实际到货日期。
初次订货流程:
业务部(或驻店业务代表)确定上货品类和数量
驻店业务代表制《订货单》
《订货单》上传到总部业务
业务部主管审核《订货单》
独立供应商?
共享供应商?
共享供应商
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审核过的《订货单》下传门店业务
业务内勤/业务员打印《订货单》一式两联
业务内勤/业务员制《订货单》
独立供应商
驻店业务/门店打印《订货单》一式两联
第二联交供应商/业务员送货
第一联交验货组做验货准备
如果供应商在异地, 以电话/传真形式通知供应商送货, 两联《订货单》全部转验收组做验货准备
四、 补( 续) 货
续货《补货单》由门店货区理货员分供应商手工填写《补货单》一式二联, 内容包括: 店内码、 条形码、 品名、 规格、 单位、 数量, 要求、 希望到货日期等, 要求字迹清晰、 工整, 数字不准涂改。
值班经理( 或大型店货区组长、 小店店长) 审核补货单品类和数量是否合理并签字确认;
每日《补货单》要在固定时间向业务部门提交, 提交时要求业务部接收人员在《单据流转表》上签字;
《补货单》二联同时转业务部( 或驻店业务代表, 如果是小店则以传真形式传递业务部, 业务部指定专人进行处理) 审核, 如无异意签字确认, 第一联回执门店备查, 第二联转业务内勤( 或资讯) , 查询电脑库存后, 按照以下几种情况分别处理:
如果配送中心有货, 则向配送中心制作并传递《配送单》, 由配送中心实施配送;
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如果其它门店有多余、 且销售不畅的存货, 由业务内勤通知该门店进行调拨, 按照调拨程序( 《调拨单》) 进行处理;
如果配送中心无货, 则按照供应商打印《订货单》, 按照订货流程执行。
如果是门店生鲜品及业务部限定范围内的供应商由门店自行订货。
补货流程:
( 1) 自采商品订货时补货单由理货员分货区手工填写( 填写要求同上) 值班经理/组长/小
店店长审核要货数量是否合理并签字确认;
( 2) 由店长审核过的补货单由门店资讯部制《要货单》, 由店长在电脑中作审核;
( 3) 门店资讯部经过定时通讯将《要货单》上传总部业务部, 由主管采购员在电脑中查《要货凭证》并审核要货数量作汇总处理分供应商分门店打印《订货单》;
( 4) 自采商品订货流程
《补货单》由门店货区理货员手工填写
值班经理/组长/小店店长审核签字确认
门店资讯部制《要货单》, 由店长审核《要货单》
门店资讯经过定时通讯将《要货单》上传总部业务部
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业务部主管采购员将门店《要货单》作汇总处理
业务部主管采购员打印《订货单》一式两联
( 5) 门店自行订货由门店理货员填写补货单, 值班经理/小店店长审核并签字确认;
( 6) 门店资讯部人员打印《订货单》一式两联并审核, 通知供应商送货;
( ７) 门店自行订货流程:
补货单由门店理货员填写
值班经理/组长/小店店长审核并签字确认
门店资讯人员制《订货单》一式两联并审核
通知供应商送货
( ８) 总部订货供应商送货时, 补货单要由门店货区理货员填写, 一式两联, 由值班经理／组长／小店店长审核并签字确认;
( ９) 补货单由书面形式传业务部, 由主管业务员或驻店业务代表审核并打印《订货单》一式一式两联, 订货单第一联转验收组作验收准备, 第二联转供应商送货, 如果供应商在异地, 业务部以电话/传真形式通知供应商送货, 两联《订货单》一起转验货组; 如果是小店订货且供应商在异地, 则由业务部将《订货单》下传到门店, 由门店查询, 《订货单》在门店生成《预报单》, 供应商在送货时由门店打印《收货验收单》( 《预报单》) 作为验收依据;
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( 10) 供应商送货门店补货流程:
补货单要由门店货区理货员手工填写, 一式两联
补货单由书面形式传业务部
值班经理/组长/小店店长审核并签字确认
业务部或驻店业务代表审核
由业务部或驻店业务打印《订货单》, 一式两联
《订货单》第一联转验收组做验货准备
《订货单》第二联转供应商送货
如果供应商在异地以电话形式通知, 两联《订货单》转验货组
业务部将《订货单》下传门店
《订货单》在门店生成《预报单》
供应商送货时, 由门店打印《预报单》作为验收依据
五、 验收
验收组根据《订货单》两联( 业务转来第一联( 黑联) 、 供应商携带第二联( 蓝联) , 如果两联都由业务部转来则表示是外地供应商) 合并后验收商品, 无《订货单》上货的可拒绝验收; 如果供应商送货中有部分商品不包含在《订货单》, 则要求该供应商与业务人员联系, 或补单或拉回;
验收商品时应先将商品分类摆放整齐;
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验收人员用扫描仪扫描单品条码, 扫描无效的查找原因另外处理, 其它照单及实物查验;
验收商品数量只能等于或小于订单数量, 大于订单的部分能够拒绝验收;
订单实收数量按实际验收数量填写; 本项内容不允许涂改; 如果因为填写错误造成的涂改, 必须经由送货人及值班经理或小店店长复点后由送货人、 验货员、 值班经理三人在涂改处加签字;
验收无误后验收人、 理货员、 厂商/采购员《订货单》上签字确认; 第一联( 黑联) 转资讯, 第二联( 蓝联) 交供应商/采购员作为结算凭证之一;
将验收无误签字确认的《订货单》数量输入电脑;
资讯部收到《订货单》要先登记, 审核无误后由电脑操作员打印《商品验收单》一式三联;
《商品验收单》第一联转业务部( 或驻店业务代表) , 第二联附已填写实收数量的《订货单》第一联( 黑联) 转财务记账, 第三联转供应商/采购员结算或报账。
门店资讯/配送中心资讯将《商品验收单》做电脑入库后上传总部。
供应商上货验收流程( 见第4页) :
1) 如果供货数量大于订单数量如无质量问题可由供应商到业务部或驻店业务补订单;
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2) 无《订货单》者要查明原因, 然后指导供应商到业务部或驻店业务处补办手续。
3) 资讯录入验收单进价调高必须有业务通知, 否则按调价流程办理。
自采商品验收流程: ( 见第4页)
1) 如果是新品采购员应及时通知验收组, 验收组将新品分离摆放;
2) 采购员将新品报业务或驻店业务代表填写《新品登记单》;
3) 《新品登记单》填写完整转资讯建档并打印《订货单》;
4) 业务将《订货单》转验收组验收。
5) 无单商品采购员应在第一时间将手续补办完整, 转验收组验收。
供应商上货验货流程
资讯复核无误签字然后做CC通讯上传总部审核
上货数量只能等于或小于
订单数量, 大于订单拒收
残次品、 ”三无”产品、 商标不符、 标志不明、 货单不符、 无店内码、 有其它超市标签的商品拒收
按实际验收数量填写《订货单》实收数量
《订货单》必须注明生产日期、 保质期
严格遵守开箱验货原则, 如力不能及或需要整箱销售的商品, 原则上须达到10％开箱率
验收无误验收人、 理货员、 厂商签字, 值班经理抽检签字, 转资讯打印《商品验收单》
资讯收到验收签字后的《订货单》先登记复核再录入打印《商品验收单》
如果进价大于协议进价按原进价执行, 低于协议进价按现进价执行
《商品验收单》一式三份, 第一联转业务备案、 第二联转财务记账、 第三联交供应商结算
验收组收到业务部( 或驻店业务代表) 转交的《订货单》做好验收准备工作
供应商将商品分类摆放整齐, 验收人员扫描单品
验收组根据
《订货单》验收
无《订货单》拒收
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