文档介绍：连云港市民营企业 档案实用知识技能培训讲义
1、什么是民营企业档案?
民营企业档案,是民营企业在生产经营和管理等各项活动中直接形成的,对企业发展和国家、社会具有查考和保存价值的各种文字、图表、声像、电子、实物等不同形式的历史记录。民营企业档案反映了民营企业成长与发展的历程,是企业的重要资产和信息资源,也是企业文化的积淀。
2、民营企业为什么要建立健全档案工作?
民营企业档案是记录和反映民营企业各项活动和历史面貌的第一手材料,是企业资产的重要组成部份,是企业生产、经营、管理和科研等各项工作的基础。良好的档案管理的作用:
有助于民营企业增加技术和知识储备,促进企业保护好知识产权和商业秘密,为企业的可持续发展提供强有力的保障;
有助于民营企业在国际国内市场竞争中增强抵御风险的能力,并在关键时刻发挥档案的依据和凭证作用,维护企业的经济利益和合法权益;
有助于民营企业构筑企业信用体系,提高企业诚信度,树立企业形象;
有助于民营企业加强自身文化建设,利用丰富生动的档案素材,展示企业创业发展的历程,培养员工的认同感和归属感,创新企业经营理念,提升企业的文化品位。
3、民营企业建档有哪些基本要求?
民营企业建档的基本要求要做到四个“有”,即:
有人管理档案;
有档案管理制度;
有保存档案的场地、装具;
有各种门类和载体的档案材料并开展了档案的归档和管理工作。
[详见江苏省民营企业档案工作要则(A类)]
4、民营企业规范化建档有哪些要求?
在组织管理上,建立了与单位实际相适应的档案管理体制和档案工作机构,配置了专兼职档案人员,制定并落实了文件材料整理归档等一系列档案工作制度。
在档案保管条件上,配置专用的档案库房并符合库房管理的“八防”要求,配置符合要求的档案装具及设备设施,以长久地保障档案安全完整。
在档案基础业务建设上,能够按标准规范开展文件材料归档及档案整理、保管、鉴定、统计工作。
在开发利用工作上,编有一系列档案检索工具,编有各种层次的档案编研材料并产生了较显著的经济和社会效益。
[详见江苏省民营企业档案工作要则(B类)]
5、现代化档案管理有哪些要求?
在规范化建档,达到B类要求的基础上,达到以下五个方面要求:
档案管理体制健全,建立了企业档案馆,实施档案、信息、图书、资料等信息资源一体化管理模式;
档案资源储备丰富,建立了经营管理档案、科技档案、照片档案、会计档案、音像档案、实物档案、电子档案以及信用档案、反倾销档案、知识产权档案、企业产权档案、客户市场档案、企业文化档案、职工档案等企业核心档案类型;
档案保护保管设施先进,建立标准化档案库房,设有温湿度自动调节设备、自动化防盗防火报警、监控灭火设备;
档案信息化进入企业信息化一盘棋,建立企业档案信息化综合管理平台,实现企业办公系统及ERP等系统应归档电子文件的在线归档和脱机归档保存;
档案的价值充分体现,设有内容丰富、形式多样的陈列室,用档案展示企业发展历程、经营特色、文化与形象,档案在企业管理、产品研发、技术改造、设施设备维护、市场营销、反不正当竞争、反倾销、维权应诉中发挥显著作用。
[详见江苏省民营企业档案工作要则(C类)]
6、民营企业档案主要有哪些门类?
民营企业档案一般包括党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类、产品类、科研类、基本建设类、设备仪器类、会计类、职工档案类、特殊载体类等11个基本大类档案。另外,企业还可以根据需要建立客户市场类档案、企业信用档案、企业知识产权档案、企业文化类档案等档案门类。
7、民营企业文书档案收集哪些材料?2-1
文书档案是指民营企业在党群工作、行政管理、经营管理和生产技术管理等工作活动中形成的档案。主要有:
(1)反映企业历史变迁和发展过程的文件材料,包括企业发展史、大事记、年鉴、会议记录、企业发展变迁记录,民营企业经济实体设立和变更的请示、批复、章程、工商登记证、年检记录、税务登记证、企业年度计划总结等文件材料;调研报告、经验介绍、会议材料等;
(2)企业在党委(党支部)、工青妇团组织活动中及企业资证管理、日常行政工作、事务性工作中形成的文件材料,包括党委(支部)年度工作计划、总结、表彰先进、统计年报、上级党组织、工青妇团组织下发企业需要贯彻执行的指导性文件、、人事任免、职工名册,组织企业文化活动、展示企业文化的文件材料等。企业在人力资源管理、教育培训方面形成的文件材料,包括劳动调配、定员、职称、调资、定级晋职、干部职工教育、技术培训的文件、教材等材料;报道性材料,如新闻媒体报道企业的信息报道(如热点新闻、人物素描、大事追记、重点事情跟踪报道等);信访处理材料,如人民代表、政协委员议案、提案处理材料等;
民营企业文书档案收集哪些材料?2-2
(3)企业在经营活动方面形成的文件材料