文档介绍：会议会务
会议准备:
向上级主管部门申请会议,确定会议召开时间、嘉宾。
确定酒店、菜色、桌次、房间号。清单
确定嘉宾抵达时间,是否需要接站。一定要再次和人员核实,
因为会有改变,而嘉宾还不告之。
制作横幅、礼品、水果、酒水。
会议指南、议程安排、会议资料,用宣传袋分好、装好。
车辆调度,列清单。
准备小纸片、签到簿、笔、接待人员的工作证。会议餐券的制
作。
会议报到:
与酒店联系,安排欢迎宣传海报、确定有效签单人。
安排接待人员在酒店,人员报到时,一定要填写完整的签到簿
信息,安排房号,分发会议资料袋,餐券,到酒店总台缴纳住宿费。
用餐时间逐个电话联系报到人员。需要酒水则提前安排好。未
喝完的带回。
晚上时间,准备制作签到簿。印刷。
会议开始:
提前会场布置,测试音响、电脑、录音、照相机、媒体的邀请。
如果会场安排在酒店,比较省事;如果安排在单位,则需提前打扫会场、布置鲜花、横幅、席子卡、耳麦、矿泉水、茶水、嘉宾的座位、其余人员的位子、主持人。
上午开完会,中午要安排人员整理会场。安排午后茶点,如果需要的话。合影,照片需要在下午时间冲洗好,晚饭用餐时待人最齐时,发放。
饭桌各桌人员的安排,酒水自备。
统计返程票的预定情况,酒店安排预定的由酒店预定,否则由会务组订票。需要送站的作统计。
会议结束:
有安排旅游的话,则安排带队人员、或自行活动,陪同人员带好足够资金准备门票费用。
有送站的话,有必要的则安排陪同人员。