文档介绍：编号:HNTY-XZ-02-005
公章管理规定
第一条:目的:为了加强公司各类、各种公章的管理,便于公章的刻制、使用、销毁等各环节的工作,减少和避免因公章疏于管理给公司造成的损失,特制定本规定。
第二条:适用范围:本规定适用于公司内所有在公章的刻制、使用、保管、销毁中负有责任的部门及个人;适用于对公司将产生权利、义务的设立、变更、解除作用的所有印章;适用于公章的刻制、留档、保管、备案、使用、销毁全过程。
第三条:定义:本规定中所称公章,是指以公司的名义经正常申报后统一刻制和销毁,在公司内予以保管,对各种文件加盖后将对公司产生民事权利和民事义务的设立、变更、解除作用的公司印章、公司法定代表人名章、授权委托代理人名章、各分公司和项目部印章、公司内各部门印章、涉及技术内容的印章、专门用途印章等。
第四条:公章等级:根据公章重要程度和使用分类,分为以下三级:
A级:公司公章;法定代表人名章;财务结算专用章;合同专用章。
B级:各分公司和项目部印章;公司内各部门印章;授权委托代理人名章;工会章;涉及技术、品质确认内容的专用章。
C级:对文件、原辅料、其他物资的收发章;日常生产、检验用章;在公司内使用的印章等。
第五条:公章刻制:
1、由公章使用人以《书面请示书》形式向总经理请求刻制。
2、总经理批准后转行政办公室向有资格刻制的单位统一刻制,其中需要向公安、工商、银行等申请并备案的由行政办公室办理。
第六条:公章留档和备案:
1、公章刻制完成后,由行政办公室在印章登记册上登记,包括刻制时间、刻制经办人、公章全称、使用期限、使用范围、保管责任人等。
2、在将公章交付保管责任人之前,行政办公室须在公章预留印鉴上第一次加盖,以区别于伪造、仿制、冒用行为。
3、A级印章除以上登记、预留印鉴程序外,还须向公安、工商、银行等有关部门进行备案。
第七条:公章保管:
1、公章一律存放于公司内。其中A级公章存放于保险柜内;对于B级、C级公章,有保险柜的部门存放于内,没有的,存放在办公桌抽屉中并须加锁。
2、公章保管人为公章责任人,要与公司签定《公章保管责任书》。对公章的使用负有首要责任。
3、因事由特殊必须将公章带离公司的,须符合下列条件:
A级公章带出必须经总经理特别批准;其他公章带出必须经该分公司或该部门负责人特别批准;
要有两人以上监管和控制,其中一人是领导干部;
使用完毕后须立即带回公司并不得晚于18:00前收入保管处。
第八条:公章丢失:按以下程序办理:
1、由丢失责任人以《书面请示书》形式向总经理报告。写明丢失时间、原因、可能去向、自己应负的责任和建议处罚程度,公章使用范围和可能对公司造成各种权利、义务上的损失等。
2、按本规定第五、六、七条进行重新刻制:留档、备案和保管。
3、A级公章须向有关部门重新备案,并在公章丢失后三日内由行政办公室办理在报刊上刊登原章作废和启用新章的声明。
4、由总经理决定对责任人进行处罚。
5、需要向业务关联单位通报的,在公章丢失后三日内由行政办公室备案,公章保管责任人负责进行。
第九条:公章损毁:
1、由保管责任人以《书面请示书》形式向总经理请示报告,写明损毁时间、原因、公章使用范围。
2、重新刻制程序和对责任人的处罚执行上一条规定中第1、2、4项。
第十条:公章使用:
1、加盖A、B级公章须进行登记。登记册保留于公章责任人处。登记项目包括盖章时间;加盖公章文件名、份数、用途内容摘要;经办人;文件传递对方全称等。
2、盖章由保管责任人在盖章申请人在场情况下加盖,之后立即收回存放处。
3、经常性、常规的公章加盖,可由公章使用人列出详细资料并经有批准权的人批准后随时加盖。如:税务报表、向上级主管部门的报表、经批准后的支票签出等。非经常性、常规的公章加盖,须经以下程序:
4、A级公章加盖确认程序:
盖章申请人填写《书面请示书》;
对需盖章文件报本部门负责人确认;
非日常、常规业务范围的报公司法律顾问审核;
报总经理确认批准;
由公章保管责任人进行登记并加盖。
5、B级公章加盖确认程序:
盖章申请人将需盖章文件进行确认。
报本部门负责人审核、批准。
由责任人进行登记并加盖。
5、C级公章加盖确认程序:
由公章责任人自行确认、登记并加盖。
第十一条:公章销毁:
1、由责任人以《书面请求书》形式向总经理报告,写明销毁时间、原因、公章使用范围等。
2、由行政部统一在两人以上监控下彻底销毁并登记。
3、需办理登报作废或需向业务关联单位通报的执行第八条第3、5项规定。
第十二条:违反本规定的责任:
1、对于违反以上各项规定的,有关人员、主管部门领导均有权责令其改正和执行(或提出建议)相应处罚措施。
2、严重违反本规定给公司