文档介绍：XXXX驻外办事处管理制度(试用版)
随着集团的高速发展,已陆续在北京、山东、陕西、新疆、湖北等地设立办事处,今后还将逐步扩大到东北、广东等地。作为公司营销系统中重要的一线市场业务平台,目前办事处的管理工作未能达到集团可持续快速发展的要求。为规范办事处管理,充分发挥其市场职能和内部管理职能,实现集团对办事处的有效管理和监督,特订立本制度。
一、办事处概述
1、设立的条件
★所处区域经济总量大,环保市场需求旺盛
应选择在特定的经济圈附近城市设立办事处,该办事处的业务辐射到整个经济圈,该经济圈具有长期的环保市场需求,起码保证在办事处设立之后的3~5年内该区域的环保市场需求保持较高的增长。
★具有可供整合的资源
主要考虑两方面,即相关的政府关系特别是环保高层方面关系的资源和合适的人力资源,合适的办事处负责人人选是非常重要的。
当以上两方面的条件都成熟时,可考虑设立集团驻外办事处。
2、办事处的业务
根据公司业务的特点,办事处主要从事烟气环境治理(工业除尘和火电厂脱硫、脱硝业务)和水处理业务。至于有机废气治理、生物质能发电和节能服务等方面的业务,办事处获得相关业务信息后转到集团,由集团相关业务部门继续跟进;集团每年将根据办事处所提供信息的数量和价值给予一定的奖励。
3、办事处的职能
★根据集团制订的年度营销方案,完成集团下达的销售任务,并将销售任务分解到办事处的相关业务人员。
★办事处负责当地市场的开拓、客户资源开发、管理和联系协调,在项目营销和实施过程中负责协调当地的关系和资源,并与集团财务、商务、技术和工程等部门很好对接,确保项目顺利实施和工程款的回收。
★办事处负责对当地职能部门的联系、协调,处理好当地的公共关系,确保营销活动的顺利进行。
★负责收集、整理、反馈当地的市场信息及主要竞争对手的动态。
★对办事处的财产具有使用、保护和管理权,并负责办事处的财产安全。
4、办事处的硬件配置
集团将根据办事处的规模在当地购置或租赁合适的办公场所。
办事处的硬件配置由办事处主任根据当地情况和业务需要,提出配置方案,上报费用预算,经集团审批后方可购置。
当完成年度销售任务达到2000万元以上,并预期下一年度的销售任务完成指标增长将超过50%时,可配置业务用车。
二、日常管理
办事处日常管理遵循集团的规章制度和工作流程。针对办事处的特点,在人力资源和财务管理等方面作如下规定。
1、人力资源管理
★招聘
办事处可根据集团下达的任务指标,配合相关事业部和集团分管领导拟定办事处的组织结构、岗位编制和职责要求,制定招聘计划;
办事处主任由集团聘任;办事处的其他工作人员由办事处主任在编制范围内提名相关人选,报集团审批后聘用。
★薪酬和福利
参照集团的薪酬体系,根据当地的情况作适当调整。
★培训
集团主要组织知识类和技能类的培训。
知识类:公司介绍、企业文化、规章制度、环保专业知识、售后服务等。其中公司介绍、企业文化、规章制度方面的知识由集团人力资源部负责培训,环保专业知识、售后服务等方面的培训由相关事业部负责。
技能类:销售技巧、客户分析、沟通技巧、信息管理和个人成长等。技能类培训由集团人力资源部组织,可采用集中培训或其他合适的培训方法。
此外,集团还将组织素质类和心态类的培训。
2、财务管理
★日常费用
办事处主任根据该办事处的目标和具体情况,拟定每月的费用上限并报集团审批,集团将以单月的费用封顶数额确保办事处的日常经营费用。日常费用包括办公室租金、管理费、水电费、办公费用、电话费、工资、交通费及无法记入具体项目的差旅费和招待费。与具体项目相关的费用均记入项目费用。办事处于每月25日之前将所发生费用的票据寄到总裁办秘书处,由秘书负责办理报销手续,报销多少,拨付多少。每月费用可随着办事处销售任务的调整和具体情况的变化进行调整,原则上每年调整一次。
5000元以上
日常费用的审批和报销流程:
经办人 办事处主任 财务总监 分管副总裁 总裁
★项目费用或其他费用
办事处主任根据具体项目的实际情况提出费用预算和申请,经审批后单独借支,待项目进展到某一程度时进行决算。
其他费用:过节时可能要发生较多的礼品费或招待费,对于这种情况,办事处应单独提出申请,报批后执行;特殊事件也可能产生其他费用。
项目费用或其他费用的申请和审批流程:
5000元以上
经办人 办事处主任 事业部总经理财务总监
分管副总裁总裁
如项目中标,因该项目所产生的费用计入项目成本;如项目未能中标,则该项目费用的40%计入该办事处下一个中标项目的费用,累积计算。
项目运作过程中大于或等于5000元的费用均作为居间服务费用,居间服务费用的控制原则如下:
当项目净利润率≤15%,居间服务费用≤