文档介绍：办公用品及劳保用品管理制度
为规范公司办公用品及劳保用品的采购、保管、领取和使用。确保办公所需,倡导勤俭节约、物尽其用,杜绝铺张浪费,管好用好办公物品,特制定办公用品管理制度。
一、办公用品及劳保用品的采购
1、办公室所有办公用品及劳保用品的采购工作,统一在办公室采购负责人监督指导下进行。
2、坚持实行集体采购制度。急用现买零散性采购实行双人采购制度;大宗、批量、贵重物品由采购负责人及有关领导在采购地点、规格型号和质量价格上予以把关,全程参与采购工作;相关部门也要派人参与采购工作;必要时,可邀请有关专业人员参与;劳保用品按季度购买,每个季度末的25-30号之间购买,购买物品目前包括卫生纸和香皂和劳保手套。劳保用品的发放定额为每季度每人4卷纸、2块香皂。
3、严格采购审批制度。随用随买的个别零散性采购,一次性支出在 200 元以下的,由采购负责人签字审批;一次性支出在200 元以上、1000 元以下的,由请购部门负责人和办公室采购负责人签字审批;凡支出在1000元以上的,由总经理审批。
4、采购前,应做好市场调查,充分掌握欲购物品的性能、价格及附加优惠条件,货比三家,讲价压价,努力达到货真价实,物美价廉。之后遵循定点采购原则,开具增值税专用发票。
5、办公用品采购的一般程序为:
需用单位或个人向部门负责人提出购物申请→部门负责人确认库存无可用或可替代的物品后按照规定权限办理审批,并报告办公室采购有关成员→在采购领导小组的监督指导下实施采购→所购物品交与仓库保管员验收→有关领导按规定批准权限审签→财务部核销。
二、办公用品的保管
1、办公用品的保管与采购人员应由2人以上分别担任,各负其责,不得一人双兼。
2、库存办公用品的种类和数量要科学确定,合理控制。常用、易耗、便于保管和适于批量采购的办公品可适量库存。要避免不必要的储存或过量积压,确保供应好、周转快、消耗低、费用省。
3、批量购入的办公用品应即时入库存储,物品采购员和仓库保管员要搞好验收交接,在《办公用品入库登记本》上如实填写接收物品的名称、规格、单价和数量,并签字。
4、加强对办公旧物的管理。阶段性使用和暂时闲置的物品要妥善保管,随时待用;部门替换下的各类办公设备交由办公室人员保管,办公室人员要及时回收。登记造册,修旧利废,充分利用。
5、定期进行办公用品库房盘点,确保帐物相符。随时掌握库存物品的数量、质量和需求情况,适时增加库存,保障供给。
三、办公用品及劳保用品的领取
1、领取的原则是:工作任务清楚,使用目的明确。按岗、按需,用多少领多少,专领专用。办公用品中的漆笔由装配车间工人领取;记号笔由电气车间工人和销售内勤领取;劳保用品的发放范围为入职满3个月的员工;劳保手套的发放范围为装配工和电气操作工及仓库和销售
及售后服务人员。
2、领取时,领取人须在《办公用品领取登记本》上写明日期、领取物品名称及规格、数量、用途等项并签字。
3、办公用品管理部门及人员应严格控制办公用品的领取数量和次数,对于消耗品,可根据历史记录和经验法则设定领取基准。设置专人专页,月末进行评比,明显超出常规的申领,领取人应作出解释,否则保管员有权拒付。对于笔记本、签字笔、漆笔及记号笔等办公用品要以旧换新。
4、领取的非消耗性办公用品(如订书器、计算器、剪刀、台历架等)应列入移交,如重复申领,应说明原因或凭损毁原物以旧换新,杜绝虚报冒领。
5、大件物品领取后,应列入办公室固定资产管理序列,明确责任人。办公用品领取后发现不适用或未用完部分应立即退还保管员,保管人员根据情况予以调换或收回入库。
6、为接受民主监督,强化节约意识,每季度通报1次办公用品出入库数额和部门领取(购置)情况。
四、办公用品的使用
1、使用办公用品应牢固树立节约光荣、浪费可耻的思想,在日常工作中,处处精打细算,提倡节省每一张纸、每一颗钉、每一滴墨、每一分钱,努力降低办公成本。
2、办公用品应为办公所用,不得据为已有,挪作私用;不得用办公设备干私活,谋私利;不许将办公用品随意丢弃废置。
3、精心使用办公设备,认真遵守操作规程,及时关闭电源。定期维护保养,最大限度的延长办公设备、用品使用寿命。
4、办公用品使用要物有所值,物尽其用,不要大材小用、贵材贱用。复印纸应用于复印,不得用做草纸、包装纸;大头针、曲别针等要反复使用;纸张可双面利用,修改校对稿可先用废旧纸张打印等,充分发挥各种办公用品的最大使用效率。
5、印制文件材料要有科学性和计划性。要根据文件材料印制要求及数量选择合适的印制方式,避免不必要的浪费。
6、对于高档耐用办公用品,部门间应尽量协调相互借用,一般不得重复购置。使用中办公设备出现故障,由原采购人员负责协调和联系退换、保修、维修、配件事宜;因使用不当,人为造成设备损坏