文档介绍：印信管理制度
1 目的
为加强公司印信管理,严格印信使用审批手续,确保印信使用规范准确,实现“统一建档、规范使用、专人负责”的管理原则,根据国家有关规定及公司实际情况制定本规定。
2 适用范围
本规定适用印信为公司公章、合同章、法人签名章、财务印章、检验印章、党群印章、部门印章、介绍信、法人委托书等的管理。
3 印章管理
公司印章刻制须报总裁室批准,由总裁办公室统一开具公司介绍信刻制,各相关部门分别负责相关印章的管理。
经公司发放的各类印章应妥善保管,并经常检查清洗,保持印章清洁。如出现破损等情况,应立即报告公司总裁办公室,并将破损印章退回,由总裁办公室开具介绍信重新刻制,如出现异常现象或遗失,应保护现场,及时汇报,配合安保部门查处。
印章启用应事先发布启用通知,注明启用日期、发放单位和使用范围。启用印模应用蓝色印油,以示首次使用。
使用印章,一律实行审批、登记制度,用印权限分级掌握,并登记用印事由、数量、申请人、批准人、用印日期。
印章如需借出,在办理正常手续的情况下,如印章管理人员不能随行,则须经总裁室批准。印鉴管理人员做好移交手续,并登记其使用时间等。
印章移交须办理手续,签署移交手续,注明移交人、接交人、监交人、移交时间、图样等信息。
印章停用要提出处理办法,并报经领导批准,及时停用印章封存或销毁,建立印章上交、清退、存档、销毁的登记档案。
各部门严禁私自刻制印章,如有违规现象,公司将通报批评责任部门及责任人,私刻印章所产生的后果由经办人及相关领导人员负责。
4 印章使用
公章、合同章、法人签名章
公司公章、法人签名章由总裁办公室负责管理,并指定专人进行保管,保管人员负责对盖印的文书内容、手续、格式把关检查,使用记录必须在统一的印章使用登记本上记录。
公司合同章分成采购和销售两部分,采购合同章由总裁办公室负责管理,并指定专人进行保管,销售合同章由营销办公室负责管理,并指定专人进行保管,保管人员负责对盖印的合同内容、手续、格式把关检查。
使用印章时须履行先审批、后盖章手续,审批程序为先经部门负责人审核后,再经分管领导审批,未经相关审批手续的不予用印,对擅自用印造成的一切后果,由经办人与直接领导承担,使用记录须在统一的印章使用登记本上记录。
严禁在空白的信笺、介绍信、合同上用印。
检验印章
公司对外的所有“检验印章”由管理部负责策划刻制,造册登记,分发相关部门使用,登记内容包括:印章名称编号、使用部门、负责人、使用保管人、启用时间等,并在登记册上盖上印章模备案审查。
各使用部门负责人为第一责任人,须明确使用管理人,规范使用,加强平时的监督检查。
使用印章时,应履行先审批、后盖章手续,不能由检验员代审批、盖章。
加盖印章时,应做到位置恰当,图形端正,字体清晰,对外检验报告,应盖在检验结论的合格或批准人签署意见的“骑年盖月”的地方。
印章使用人应做好印章的使用登记,以便检查和追溯,登记内容包括:产品名称、代号、生产部门、生产批号、检验结论、报告日期等,同时必须由经办人签字。
空白检验报告、原始记录、协议