文档介绍：市场营销部驻外办事处财务管理实施细则及工作流程(征求意见稿)
为规范驻外办事处财务管理工作流程,保障各项业务工作正常开展,有效地发挥公司提供的资源的作用,根据中华人民共和国财务会计法规,以及公司财务管理制度的规定,制定本实施细则及工作流程。
一总则
1、办事处的资金实行“收支两条线”的管理原则;即收入上缴和预算费用的下拨采用两个不同的帐户分别管理;
2、办事处费用在每月预算范围内进行列支;
3、各办事处之间严禁发生资金往来,严禁发生资金调拨,省区管理中心主任可根据市场工作需要进行资金调拨;(填写付款申请单,经省区会计和省区主任签字);
4、办事处负责人为办事处财务管理第一负责人,在权责范围内行使权利。办事处设咨询出纳员岗,办事处负责人原则上不能兼任咨询出纳员,归属办事处负责人管理(岗位职责见ISO9000相关规定),主要负责办事处的日常财务收支业务(现金日记账、收支日报及办理报销手续)及向省区会计报送有关财务资料及报表,并在与财务相关的业务上接受财务部的指导。咨询出纳员及办事处负责人均应在总部与公司签署《经济担保书》。
二收入的管理
1、收入的上缴
(1)由办事处负责人在各省区会计处领取“盖有公章的培训费专用收据”,办事处负责人和咨询出纳员对所领取的收据负有保管责任,办事处每日收取的学员报名费须开具收据并按规范填写收据,收据中第一联是存根;第二联交公司;第三联交学员;在报名完成的当天(旺季最迟不超过两天,淡季最迟不超过七天,以不影响开班为原则)收据第二联与相应的银行存款回单要邮寄回至省区会计处;
(2)每日下班前办事处咨询出纳员必须将当日收入存入银行,若咨询出纳员因休假、培训等原因无法到岗可由办事处主任指定专人代办,做好交接工作并保存好收据及银行进账单,待咨询出纳员到岗后将收据及银行进账单交与咨询出纳员;
(3)若遇特殊情况当日收入无法存入银行,由咨询出纳员对资金安全负直接责任,办事处负责人承担连带责任,收到假币或发生短款,原则上由经办人负责赔偿;
(4)在任何情况下,办事处不得挪用学员报名费!一旦发现,经省区会计报省区管理中心主任核实后,由财务部报相关上级管理部门予以处罚。
2、收入日报的报送
咨询出纳员应根据每日实际收到的报名费收入情况编制收入日报,报办事处负责人审阅后,于当日16:00以前发送至省区会计的公司邮箱,16:00以后收到的报名费收入由办事处妥善保管并记入次日收入日报
。
3、收据的管理
(1)收据顺号使用不得断号,如需“作废”必须一式三联保留,并详细注明作废的原因、手书“作废”字样。如发现收据不全,财务部将按全额追缴(350元),并视情节轻重,由财务部报相关上级管理部门予以处罚;
(2)收据第二联与银行存款回单没有同时(及时)送达,影响学员交接进班的,经省区会计报省区管理中心主任核实后,由财务部报相关上级管理部门予以处罚;
(3)收据的领用与核销:办事处咨询出纳员在各省区会计处领用收据;开完的整本收据在当月内及时寄回各省区会计处进行核销;
三预算费用的支出
1、预算费用的下拨
(1)办事处在成立或新办事处主任上任时,在当地的中国农业银行开立以办事处负责人为户名的个人银行卡,作为办事处日常开支的“费用资金账户”,并将上述“费用资金账户”银行卡的卡号和户名及时上报送市场营销部综合服务中心,