文档介绍：采购和约与成本管理的精细化之道
演讲人:杨凡
现代房地产开发企业
目前对于很多房地产企业来说,如何花钱、把钱花好确实是个问题。位于整个价值链较前段的采购招投标管理就是如何花好钱的重要一环。
纵观国内房地产企业采招管理现状,整体仍处于较粗放阶段,主要表现为重进度、轻管理、电话传真多、电子信息化少、事情做得多、知识积淀少等。
采购管理的精细化
如何解决采招领域的上述问题?如何让采招走向精细化管理?
对此,我们提出在采招管理的三大框架——基础资料管理,合作伙伴管理,采购流程管理下,实现“84321”协同效益,即规范8个流程,清晰4个岗位职能与权限,沉淀3个核心数据库,打通2个核心业务,处理好一个关系。
下面就对此蓝图进行详解,并通过供应商管理与招标平台管理的两个应用案例来阐明应用效果。
采购管理的—8 4 3 2 1
一、管理思路设计精细化——实现采招管理精细化的根本
二、供应商管理精细化——解决战略层面的源头问题
三、采招流程管理精细化——解决战术层面的必备问题
采购管理的精细化
一个好的精细化管理设计思路,必须能够起到固化流程且提高效率的效果,而无论多么复杂的流程,都能最终化繁为简,实现企业的明确要求。
8大流程
供应商维护
供应商库维护
资质与履约评估
需求与技术负责人:业务部门如项目公司
资质与履约评估
采购计划
产品
采购计划
标书编制
采购组织人:
采购管理部
上游业务:
合约规划
进度计划
标书编制
资格预审
经济负责人:
成本管理部
供应商
投标人(供应商)关系
发标、回标、
评标、定标
招标决策人:招标委员会或董事长
采购过程〔含招标文件,合同文件等〕
下流业务:
合同签订
履约情况
合同制作
规范8个流程
划分4个岗位职能与权限
沉淀3个数据库
打通2层业务
处理一个关系
8 4 3 2 1—具体解释
采购管理精细化必须要有------8大流程
8大流程是指产品库维护,供应商库维护,资质与履约评估,采购计划,标书编制,资格预审,发标、回标、评标和定标,合同制作。
这8个流程是采招管理顺利实现的流程平台,对其的规范化可以
让采招过程透明,减少消耗及暗箱的道德风险。
4个岗位是指需求与技术负责人即:业务部门或项目公司,采购组织人即:采购管理部主管,经济负责人即:成本管理部主管以及评标人:—项目公司的招标小组或集团的招标委员会。
这是在房企招标中涉及的4个主要岗位或部门,其中,业务部门是需求发起方,采购主管负责具体采购,而成本主管负责成本控制,评标人则决定最终供应商。
4个部门缺一不可,互相制衡,要在流程上清晰划分、设定固话好这4个岗位的职能与权限,以减少现实中招投标过程的扯皮、责任推诿、越权、“先斩后奏”等管理问题。
采购管理精细化要有------4个主要岗位或部门
采购精细化管理要求沉淀------3个核心数据库
3个核心数据库是指产品库、供应商库、采购过程资料库。
在现实中,每一笔采购完成后,如果缺乏易于沉淀的电子化积累手段,很多不是纸上资料丢失不全,就是根本没有沉淀积累,导致企业每一次采购过程都要重复一些不必要的部分,损耗部分效率与效益。
通过固化的管理设计,在管理平台上实现的招投标过程,都能自动生成这3个核心数据库,不仅沉淀知识以供后来查备之需,更能为企业累积核心资源。
采购精细化管理要求打通------2层业务
即上游业务和下游业务。
上游业务包括合约规划和进度计划,下游业务包括合同签订和履约情况。虽然采招管理是一个一体化的管理过程,但是在具体执行时,不同的业务阶段分属于不同的部门岗位。
在明确划分岗位职责的基础上,一定要在管理平台上打通上下游业务,实现有效的协同沟通,从而保证采购过程的效率、效益最大化。
采购管理精细化要求处理好------1个关系
即招标人或供应商关系。
在采招过程的每个环节,都会涉及到供应商。
一个好的管理软件平台,能够实现在招投标过程完成前,准确联系到符合条件的供应商;招投标过程完成后,供应商的评价、归为都同步实现。