文档介绍：固定资产和无形资产管理业务流程
一、业务流程范围
1 所涉及的业务范围
固定资产和无形资产的入账及权证管理、固定资产的日常保管、固定资产折旧和无形资产摊销、固定资产的清查盘点、固定资产的经营租赁(包括租入和租出)、闲置固定资产的管理、计提固定资产和无形资产减值准备、固定资产的处置、固定资产的调拨、固定资产的捐赠、固定资产代维合同的签订及执行、维修项目付款以及维修费用的记录。
2 所涉及的部门范围
固定资产管理部门(如综合部门、网络部门等)、固定资产使用部门、计划部门、采购部门、财务部门、审计部门
二、涉及的应用系统和重要电子表格
应用系统:MIS系统、OA系统
重要电子表格:无形资产摊销计算表、固定资产减值准备清单、固定资产代维费用计算表、租赁收入明细表、租赁费用明细表
三、目标
1 固定资产和无形资产的购置、转移、租赁、处置和报废均得到充分授权;
2 固定资产和无形资产账面价值的确认及时、准确和完整;
3 合理确保资产完整地保存,使用状态得以有效监控;
4 合理确保资产的所有权明晰;
5 维修费用的支出得到充分的授权;
6 维修费用支出的记录及时、真实、准确和完整;
7 合理确保固定资产实物管理与账务记录之间职责存在适当分离,减少欺诈和舞弊行为的产生。
四、风险
1 固定资产和无形资产的购置、转移、租赁、处置或报废可能没有取得适当授权;
2 固定资产和无形资产账务核算可能不及时、不准确或不完整;
3 毁损或闲置固定资产/减值的无形资产可能不能被及时发现并适当计提减值准备;
4 可能没有建立实物资产管理和维护的问责制,可能不能确保资产安全;
5 未能持有固定资产和无形资产的原始凭证或产权证明,可能造成产权不清晰;
6 维修费用的支出可能未经适当授权;
7 维修费用支出的记录可能不及时、不准确或不完整;
8 可能因缺少适当的职责分离,引致资产损失。
五、相关会计科目
固定资产、应计费用及其他应付款、储备、折旧、其他营运支出、营业外收入、营业外支出
六、流程描述
固定资产和无形资产的入账及权证管理
在建工程转固
在建工程转入固定资产,参见资本性支出业务流程。
零星固定资产的购置
特定金额以上的零星固定资产采购,按照国家有关招投标管理规定及省/市公司制定的招投标流程组织招投标工作。同时,公司明确规定履行招投标流程的零星固定资产采购和费用支出的金额下限。
固定资产需求部门提出固定资产采购申请由需求部门经适当授权的管理层审批后提交计划部门。根据采购固定资产所涉及的金额,计划部门经适当授权的管理层进行审批后提交公司管理层审批并签字确认。()
采购部门根据经批准的固定资产采购申请履行合同会签程序并与供应商签订采购合同。采购部门负责采购订单的人员根据签订的采购合同在MIS系统中建立采购订单,在订单中输入固定资产的类别、数量、金额、供应商、使用用途(分为生产用或管理用固定资产)等信息(参见存货管理业务流程之1存货的采购流程)。
购买的固定资产送达时,采购部门采购执行人员会同固定资产需求部门根据MIS系统中的采购订单检查收到的固定资产是否完好,经确认无误后在供应商送货清单上签字,并将送货清单交采购部门MIS系统管理员。
采购部门MIS系统管理员将送货清单与MIS系统中的采购订单进行核对,核对无误后,采购部门MIS系统管理员于月末结账前,在MIS系统中录入实际收取资产的数量并进行收货确认,MIS系统按照采购订单的固定资产价值自动记录固定资产-结算科目并增加暂估应付款。()
每月月末,采购部门根据收到的固定资产编制当月新增固定资产明细表,填写固定资产名称、类别、金额、使用用途、使用单位、责任人等信息,并提交至财务部门主管资产核算的会计进行核对。
每月月末,财务部门主管资产核算的会计将新增固定资产明细表与MIS系统中的固定资产新增信息进行核对,确认资产的类别、使用用途、名称和金额无误后,根据固定资产信息表在MIS系统中录入资产的责任人及使用单位等信息,MIS系统自动生成固定资产卡片并根据系统设置将固定资产价值由固定资产结算科目自动结转至对应的固定资产科目。
固定资产管理部门经授权人员根据公司的相关会计政策在MIS系统中对固定资产分类进行参数设置,根据资产类别分别对应固定资产原值、折旧年限、残值率等信息;根据使用用途分别将折旧费用对应至费用科目。()只有经过授权的固定资产管理部门专门人员才能在系统中进行固定资产参数设置操作。()
采购部门专门人员定期(如每月)通过MIS系统生成未关闭采购订单(尚未收货的采购订单)清单,审阅其中长期未关闭的采购订单明细并及时查找原因并