文档介绍：2012年年中会议准备工作
会议前准备工作
会前所需准备的文件:会议通知、会务组负责工作内容清单、主持稿、参会人员表、会议议程、各组名单(分派到各组长手上,负责会议和活动前的点名)、座次表、餐卷、会议横幅、会议背景PPT、房间号码表、会务资料领取表、会议资料。(各文件具体形式如附件)
会前准备工作流程
、会议的计划:
1)确定会议的目的,试图达到的效果,会议预期取得的成果等。
2)确定会议的名称,初步拟订出席对象、主持人、规模、规格、召开时间、需用时间、地点、议程等。
3)决定会议的工作人员和服务人员(会务组),必要时成立筹备组。
、确定会议日程。编排会议日程表,并与会前发给各参会人员。
1)议程表:
将会议议题按照内在联系、主次和先后排列次序,编排议程,印成文字,即议程表,会前发给与会人员。
2)日程表与作息时间表。
按两天时间订出日程表和作息时间表。
、会议成本预算:
会议的成本场地租借费+文件资料费+交通费+食宿旨+活动费。
、准备会议资料。
1)开幕词、工作报告、发言稿等
2)会议所用的技术性、程序性文书材料,如:会议通知、会议议程表、日程表、作息时间表、与会人员名单、通讯录、分组名单、住房安排表、工作人员名单、车辆调度表等。
、发送会议通知及接受回执。
1)会议通知:本单位的小型会议,可采用口头、电话、书面通知等方式通知。
2)回执:为准确统计与会人数,做好相应准备,通知时应提前7天以上并附回执。
、会场布置,会场根据与会人数选择适当场所,具体要求如下:
1)会场要整洁、安静、明亮、通风、安全,按地区、系统、单位等分组,事先划分席位,摆放好桌签。
2)主席台席位。
第一排的正中为首席,其次是左位,再次为右位-先左后右,左高右低,前排为主、后排为次,其他的依次类推。在席位前放置姓名桌签,便于按位入座。
3)会场设施。
会场的所有设施必须在开会前准备齐全、如扩音、录音、放音、唱片、录像、摄影、投影仪、放映机、灯光照明、记录纸、文具、茶具等等。仪器、设备等应事先反复检查、调试,以免临时发生故障或出现差错。
、其他准备
会期较长的会议应准备与会人员的就餐、住宿。会议要通过新闻媒介传播的应准备宣传提纲。
会议期间工作
会议期间需准备的文件:签到表、会务发放表、考勤表。
会议期间的工作流程
、在机场、码头、车站等处,派专人、专车分批分时段按要求接站。
、做好来客接待工作,确认和分发房间,确认重要与会人员用房及整理记录有关信息。协助分发会议礼品及房间派送水果等会务工作。确认用餐时间、菜单、标准、形式、酒水及主次桌和其他相关安排等工作。
、会场桌椅摆设确认:
、会议现场
、专人负责会场的协调事务工作(包括投影仪的准备、饮水的准备、礼金的发放以及会场温度控制等)。
、确认并保障会议期间会场防盗、消防等安全工作、参会代表的人、财、物等安全工作。
、协助会议期间的交通工具的安排。
、会议接待人员应全程跟踪会议,以便及时和与会者保持联系,出现突发事件能以最短的时间解决。
会议后续工作
会议后需准备的文件:参会人员通讯录、简报、会议总结、会议证明、会议纪要、新闻稿、返程票登记表。
会议后的工作流