文档介绍：金碧物业有限公司兰州分公司
采购管理制度
总则
为加强公司内部采购管理,规范采购申报程序,统一验收标准,严格控制成本,合理调配、利用物质资源、严明采购纪律,特制订本制度。
采购部为材料物资采购管理的主要责任部门。采购部具体负责公司设备物资的采购、定价、配送以及公司日常办公物资、营销物料的询价、定价、选定单位等工作。
本制度严格遵守“谁使用、谁申购、谁保管”的原则,严格遵守“谁立项、谁定板、谁验收”的原则、严格遵守“三个三”原则。
1、选购三原则:
一种物品购置部门找三家;
一种物品报三家;
一种物品最后定一~三家。
2、定购三原则:
(1)同类物品质量最优;
(2) 同类物品价格最低;
同类物品的供应商服务最好。
3、验收三原则:
(1)由购置部门、使用部门、资产管理部门等部门共同参与验收;
(2)经参与验收的各方代表签字方能视为有效;
( 3) 发现假冒伪劣产品,一票否决,坚决退掉。
第四条收到经审批的立项申请、呈批报告、资产购置审批表后,采购部严格按照“三个三”原则寻找单位,各采购分部或采购员采取背靠背询价、谈判并制定竞价表(见附件 1);同时提交询价资料,推荐最佳单位入围,采购部负责人牵头组织编写竞价审批表(见附件2)。
第五条预决算金额1000元(一次购买总价)以下的低值易耗品及物料(固定资产除外),由立项部门参照本制度自行采购;预决算金额10万元以下的材料物资,由采购部按照本制度规定的原则进行采购;预决算金额10万元以上(含十万)的材料物资采购,由采购部参照工程招投标程序,招投标部配合进行招标。
第二章立项、采购流程
第六条立项、采购流程。
工程主体材料或设备物资的采购程序(非和同类):
1、立项程序:由施工单位提交并经地区地产公司工程部审核/地区地产公司工程部自行提出材料购买计划申请→地区地产公司工程部填写《材料申报表》→地区地产公司工程技术部审核→主管领导审核→公司负责人审核。
地区地产公司工程部根据图纸或现场需求明确工程范围、工程量、型号、规格、技术参数等指导采购;、
临时使用,且非永久安装使用的材料,须经过资产管理部门签署意见。
2、定板定价程序:地区地产公司工程部将经审批的“材料申报表“提交地区地产公司采购部→采购部询价、定价→总工室审核技术条件、样板→招投标部审核价格→主管采购领导审批→公司负责人审批(2万元以下)。
3、采购程序:地区地产公司采购部办理合同、实施采购及材料款支付等相关手续。
二、日常办公及后勤类物资立项采购程序:
1、固定资产:
申购部门/单位填写《资产购置审批表》(见附表3)→部门资产管理员意见→部门负责人审批→主管领导审批→公司资产管理部门意见→公司董事长审批(权限内“五万”)→公司采购部询价定标→实施采购【2万元(含2万)以上的】,由采购部根据《竞价(标)审核表》、《供货通知》(见附表8)或定价资料签订供货合同并负责办理结算等相关手续;2万元以下的,由申购单位自行采购结算。
2、低值易耗品/物料用品(1000元以上)
(1)申购部门/单位填写‘资产购置审批表(低值/物料)”→部门资产管理员意见→部门负责人审批→主管领导审批→公司资产管理部门意见→公司董事长审批→公司采购部询价定价→立项部门实施采购、办理合同及结算等相关手续。
(2)低值易耗品/物料用品申购总价在1000元以下的,由使用部门自行购买,购买程序如下:
申购部门/单位填写资产购置审批表(低值/物料)→部门资产管理员意见
→部门负责人审批→主管领导审批→立项部门询价定价、实施采购并办理结算等相关手续。(资料立项部门自行存档备查)
3、办公文具、耗材类:
办公文具类申购流程:公司采购人员按集团公司相关规定,确定年度供应商:
计划内;:申购部门/单位每月28号前填写下个月“金碧物业有限公司兰州分公司月份文具用品/申购表”(办公文具限额10元/人*月)→部门负责人审核→由行政人事部汇总审核后实施采购、办理相关结算手续。
计划外:申购部门/单位填写呈批报告→公司主管领导审核→公司采购部询价核价→采购部根据竞价资料办理结算等相关手续(适用于总价在1000元以上的耗材采购)。
非工程类绿化、印刷制品、广告制品等共享物资:
公司采购人员按集团相关规定,确定年度供应商;
申购部门/单位填写呈批报告/请示→部门负责人审核→行政人事部审核→主管领导审批→公司董事长审批→由申购部门/单位实施采购、办理结算等相关手续。
第七条上述申购、采购流程,监察分室有权对价格进行抽查,对不合理价格提出终止申购或交由集团监察室进行查处。
第八条如须经过招投标(20万含20万)以上程序,则开标过程由监察室参与监督。
第九条采购流程中涉及的所有资料元件,采购部负责存档,