文档介绍：北京盛福大厦
物业管理系统文件
规条编号
规条目录
物业系统文件-001
物业部人员架构
物业系统文件-002
物业部人员岗位职责
物业系统文件-003
基础文件
1
用户手册
2
装修手册
3
应急工作程序
物业系统文件-004
工作程序
(一)
前台管理制度
(二)
物业部工作程序
1
收楼撤租
2
租务管理
3
二次装修
4
车位
5
钥匙
6
储藏室
7
通讯
8
投诉
9
巡视
10
保险
11
出入证
物业系统文件-005
标准表格及文件
物业系统文件-006
通知
物业部人员架构
文员
部门经理
部门副经理
物业主任物业主任物业主任
(负责二装\入住\收楼) (租务) (通讯)
物业助理物业助理
(高区) (低区)
前台: 大堂前台
管理处前台
物业部人员岗位职责
物业经理岗位职责
直接上级:管业部总经理
直接下级:管业部副经理
联系部门:各部门
岗位职责:
在总经理的领导下,全面负责管业部的工作。
制定管业部员工的岗位职责、内部管理制度和工作程序。制订员工培训计划,定期开展员工业务培训。
监督、检查、指导本部门员工工作,定期进行考核、评估,参加求职人员的面试,挑选合适的人选,向人力资源部门推荐合适的人选作为人才资源储备。
根据本部门的工作内容,拟定下一年度营运计划、成本预算,人员分配。
每月定期与供应商(工服制作、洗衣公司、保洁公司、外围绿化及花卉公司、工程监理公司)召开工作例会,分析及总结工作中出现的问题,监督及督促供应商的各项工作,及时增补、更新《装修指南》的内容。
根据租户的装修申请,召开部门、租户、工程部及监理公司的施工装修会议,阐明装修施工的各项规范,就装修图纸提出具体的意见并督促装修公司及时更改。
处理租户投诉,定期将租户的意见和建议反馈至各职能部门并加以工作改进,及时上报总经理。
定期走访租户并征询租户的意见和建议,加强与业主、租户的沟通,妥善的解释管理处各项政策,保持良好的租务关系。
每周定期参与管理处例会,及时将工作动态向上级汇报并知会各部门,以利于总结工作并协调沟通。
与相关政府部门保持顺畅的沟通渠道、良好的协作关系,以利于树立良好的企业形象。
与市场部及时沟通,了解新签约租户及潜在租户的情况,了解大厦的租赁情况,积极配合市场部的工作。
根据租户的要求,及时作出反馈和书面回函,并及时准确的变更租户档案资料,及时将最新的租户资料送达财务部,便于各项费用的收取。
每月准时审核应收帐单、催收帐单,保证各项帐单能够准确及时的送达到租户手中。
详细掌握租户的财务付款情况,并根据欠费情况及时与租户沟通,敦促租户尽快解决拖欠款问题。
每月定期参与管理处与发展商的工作例会,总结每月工作情况并上报发展商。
物业副经理岗位职责
直接上级:物业经理
直接下级:物业主任
联系部门:各部门
岗位职责:
在物业经理的领导下具体实施本部门工作计划,为客户提供高质量的服务。工作内
容具体如下:
全面了解并掌握本大厦租户的单元号、名称、面积、公司性质、人员情况及有关客户提出的特殊要求等。
与市场部及时沟通,了解新签约租户的情况;根据租约合同更改租户资料。
与新签约租户及时联系,确定收楼日期;安排收楼前的相关事宜:与财务部确认新租户的交费情况。
定期巡视并监督租户的装修情况,制止违反大厦规定的一切行为。
跟进租户二次装修的验收情况,确认其迁入大厦的日期。
定期拜访客户,认真听取客户的意见与建议,及时有效的解决客户提出的问题。
与保安部、工程部、财务部及时沟通,熟悉物业、清洁、工程、保安、消防、财务各方面的情况。落实租户迁入、迁出的有关手续;对发现的问题,及时与相关部门协调解决;如属权限以外无法解决的问题,应及时上报。
核对每月发出的客户帐单及催帐单,了解客户的交费情况,做好催费工作。
处理日常的客户回函,检查本部门的存档工作及业户资料的更新工作。
负责大厦的保险事宜:对大厦内出现的事故应填写书面的出险报告,与保险公司相关负责人及时沟通,提供赔付所需的相关资料;对涉及到客户的人身
及财产受损的情况,应向客户及时反馈保险公司的处理意见及向客户做合理解释;督促保险公司的赔付工作并知会财务部。
监督前台人员工作的完成情况,跟进大厦班车的运行状况。及时反馈
客户的意见,为客户提供高质量的服务。
监督、检查、指导物业主任的工作,每月向物业经理提交本部门的月报。
根据工作所需,与相关政府部门保持密切联系,以确保大厦能及时了解并执 行政府部门颁布的各项法规政策。
跟注并监督供应商合同的情况,定期召开供应商会议进行工作沟通,对合