文档介绍：内部员工信息档案及人事档案管理规定

为了保证公司员工信息档案的完整性、连续性,为人力资源管理提供原始资料,关注员工个人在公司的发展历程,根据公司的有关规定,制定本管理规定。

本制度适用于本公司全体员工。

为加强员工信息管理,凡属于公司员工,均由综合管理部为其建立公司内部员工信息档案,仅供公司内部人力资源管理需要使用,仅在公司内部使用有效。与国家统一界定的人事档案不具有等同性。
所有员工信息档案由相应的综合管理部门建档、管理;并定期报送电子文档到公司综合管理部门。

个人基本信息资料:个人简历、学历证书、职称证书、身份证、原单位辞职证明复印件。
录用审批资料:《录用审批表》、《录用通知单》、《人事资料卡》、《面试评审表》、《本地户籍担保书》、体检表、《员工转正审批表》、《试用期工作总结》。
绩效管理资料:《月度、年度绩效计划及评价表》、个人年度述职/工作总结等。
内部调配资料:《内部调动审批表》、《内部调动通知书》、《内部调动交接表》、任职资格升降审批表、人事任命文件等。
工资报酬资料:《调薪通知单》、各项奖励性报酬记录、社会保险购买记录等。
奖惩资料:在公司内外部受到的奖惩证书复印件。
其他:《辞职申请报告》、《辞退申请报告》等。

归档资料应包括员工个人所有资料,真实、系统反映员工个人在公司的发展历程。
归档的文件原则上应是原件和复印件,传真件不得作为档案原始资料。
归档的文件材料必须字迹清楚工整,纸张及文件格式要符合规范。
禁止使用圆珠笔、铅笔作为书写材料。
归档时间:
员工初始资料在员工新入职5个工作日内归档,同时输入内部网员工档案。
后续资料在领导审核批准后5个工作日内归档,同时输入内部网员工档案。

每个员工档案保存在各自档案袋中,封面贴上标笺,注明工号、姓名,以便查阅。
员工个人信息档案的编号按工号顺序排列,专人专号,若有员工离职,新进人员不得填补其工号,以保证人事资料的完整、连续。离职员工档案原则上应保存3年及以上,超期档案资料由综合管理部门集中统一销毁。
建立员工个人信息档案的同时建立人事资料数据库,填写员工姓名、性别、出生年月、籍贯、身份证号码、最高学历、专业、毕业学校、婚姻状况等个人情况,以及现部门、入司时间、现职务、先后工作岗位等入职后资料,使员工情况一目了然。该数据库需每月更新一次,并于月底发送至公司综合管理部和本公司管理层报备。

员工信息档案是人力资源部的保密文件,原则上不提供给外部门借阅。确因工作需要借阅员工档案的,需报该员工的两级主管领导及综合管理部审批。
员工个人信息档案借阅期限为1天,仍需利用时要办理续借手续。
所借档案不得随意折叠和污毁,严禁对档案随意涂改。
借出和归还档案时,应办理清点手续,由档案员和借阅者当面核对清楚。
员工个人信息档案资料原