文档介绍：秘书实务与案例分析
谭一平编著
外语教学与研究出版社
第一章秘书工作概述
第一节秘书的定义及作用
一、秘书的定义
秘书是上司的助手?
秘书是上司时间的管理者?
秘书是上司的传声筒?
秘书到底是什么?
秘书应该是为领导人创造最佳决策环境的人。
二、秘书的作用
领导人所需的决策环境可分为硬环境和软环境,或者可称之为有形环境和无形环境。
良好的硬环境,就是指领导人的办公室要整洁、舒适,这就需要秘书为他们整理办公室、接转电话、招待客人甚至处理一些私人事务。
所谓良好的软环境,就是指领导人在决策过程中,要有充分、及时而又准确的决策信息,这就需要秘书为他们收集和整理各种信息。
第二节秘书工作的起源
一、我国古代秘书的起源
从秘书的职责是辅助领导的工作这个意义上来说,早在原始部落时代,秘书就已经诞生了。可以说,秘书是我们人类历史上最古老的职业之一。
二、现代意义秘书的诞生
作为一种正式的社会职业,现代意义上的秘书是在打字机发明(1808 年由意大利人佩莱里尼·图里发明)之后才正式形成的。
长期以来,速记和打字是秘书的两大基本技能。
欧美国家的女性秘书真正引起社会关注是在第一次世界大战期间。
三、秘书的性别
在发达国家,女秘书的比例一般在 90%以上,我国女秘书的比例也越来越高,这一点在快速成长的民营企业中尤为明显。
由于性别特点,男女秘书在工作中各自具备优势:男性秘书在知识结构、组织能力等方面占有一定优势,并且还有方便陪同上司出差和应酬等优势;女性秘书有工作细心、善于沟通等优势,这常常让上司的工作受益匪浅。
第三节秘书的职位优势
一、“打杂”含金量高
在现代职场上,白领要想在职业上实现加速发展,有两种资源必不可少:一是信息,二是人脉。
二、工作体面又稳定
办公环境更舒适和优雅;与贵宾们接触的机会多;工作规范,收入也相对稳定。
三、职业发展空间大
秘书职业的吸引力还在于秘书业务范围涉及面广,工作富于变化。根据具体情况处理业务,能充分发挥自己的主观能动性。
第四节助理、秘书与文员的区别
助理= a + b
秘书= b + c
文员= c + d
说明:a 部分工作是指参与企业经营决策、协调各方面的关系和秘书部门管理等工作;b 部分工作包括上司办公室的管理、文件起草、信息收集、日程安排、上司出差准备等工作;c 部分工作包括接打电话、接待客人、收发邮件等工作;d 部分工作主要是负责办公用品管理、安检、卫生等行政后勤工作。
a
b
c
d
秘书工作“钻石图”
日本著名学者田中笃子
《秘书的理论与实践》
第五节领导人选择秘书的标准
一、容貌端庄
主要是要求衣着打扮和言谈举止都非常得体,有较好的气质。在第一印象中,除了容貌之外,还包括说话的重音、音调和口齿是否清楚。
二、为人稳重
秘书经常会直接或间接地接触一些公司重大决策的信息,甚至有可能参与对这些信息的处理,因此,让上司感到放心是十分重要的。