文档介绍：第一单元商务文书的格式
第一课商务函件的构成和书写格式
商务函件的定义
所谓的商务函件就是在实际商务活动中使用的
文件的总称。商务函件在商务活动中起到了一
个顺利连接个人与个人,个人与公司之间交流
的作用。同时也是各个商务活动环节中有效的
证明文件。任何形式、任何情况下的商务函件
都强调三点:正确、易懂、措辞礼貌。
商务函件的特点
1、作为交流的工具
在通信工具日益发达的现今,商务活动已经发展到了一个新的阶段,即
主要通过传真和邮件(E-mail)来处理日常交易,许多以前适用于信件的
格式和措辞也出现了逐渐简略化的倾向。因此有些商务人士觉得格式和措
辞都不重要了,其实不然。实际上能收到格式工整,措辞恰当的来函无论
对谁来说都是一件愉快的事情。
另外,不管时代发展到什么程度如果能够奉上手写的贺信或者致歉
信,则能更充分传达你的诚意。致歉类函件效果会更明显。
商务函件的特点
2、作为正式文件的作用
刚才也有提到E-mail已经成为商务交流的主要形式。但作
为正式的文件有时还不能全靠E-mail。例如账单、合同等等即
使是现在还是保留了书面的形式。
商务函件的特点
3、正确,浅显易懂,注重措辞礼节
在写商务函件的时候要注意以上三点。我们首先要认识到,
正因它是经过慎重考虑写出的文章,就应该不同于电话,谈话
中的口语,尽量做到完美。
商务函件的格式
商务函件通常分为社内文书和社外文书。
商务函件的格式分为
1、横写「横書き」
2、竖写「縦書き」两种。
通常采用横写格式,因为横写格式无论是阅
读,还是书写都更方便。但是礼节方面的函件
还是采用竖写格式更稳妥。
返回
例文⒉
○○のご挨拶①
拝啓②新緑の候、貴社ますますご清祥のこととお喜び申し上げます。③
さて、
④
まずはご通知まで。⑤
敬具
記
一
二
⑥
なお
添付書類××一通⑦
以上
平成○年○月○日⑧
○○○株式会社
○○○部長○○○⑨
○○○株式会社⑩
○○○支社長○○殿
例文2
①件名
②頭語
③前文・挨拶
④主文
⑤挨拶
⑥記書き
⑦添付書類
⑧発信年月日
⑨発信者名
⑩宛先
返回
各部分解释说明
(一)前记「前付け」
①文件编号「文書番号」
在商务活动中为了方便保存和查询。根据文书的内容、种类、或者是客户的不
同,往往分别编号保存。编号一般放在函件的右上角。
②发件日期「文書日付」
就是函件发出的日期。日本国内大多使用年号日期,例如「平成○月○日」。当
然也可以使用公历来表达。通常放在函件编号的下面右端对齐。
③收件人姓名「受信者名(宛名)」
其中包括公司名称、科室名称、收件人职务、收件人姓名、尊称。
※注意一般商务函件收件人公司名称一般使用全称。
※注意要在收件人后面加上尊称。分以下两种情况。
A如果收件人是公司应该在公司名称后加「御中」。
B如果是个人应该在人名后面加「様」「殿」。
通常放在函件的左侧对齐。
④发件人姓名「発信者名」
其中包括公司名称、科室名称、收件人职务、收件人姓名、印章通常右端对齐书
写。有时也写入公司地址、联络电话、传真等内容。
返回