文档介绍：吉林大学档案管理软件操作指南
(一)档案管理系统登陆
档案管理系统是浏览器/服务器结构(B/S)的系统,客户端只要通过浏览器( Explorer)就可以登陆档案管理系统。具体登陆方法如下:
方法一:进入档案管理网页。如下图:
方法二:在浏览器的地址输入框中输入档案管理系统的IP地址。如下图:
使用档案馆系统管理员给定的用户名和密码进行首次登陆。登陆成功后,系统自动进入“档案信息管理”的功能接口,如下图:
(二)用户信息修改
用户可以点击上面或左边的“系统设置”进入用户管理界面,可以看见自己的用户信息。用户如果需要修改密码,可以先删除旧的密码,输入自己的新密码。也可以修改用户姓名、联系电话等其他用户信息。更改完信息后点击“修改信息、修改密码”即可。见下图:
(三)档案著录
在“档案信息管理”页面点击档案表的名称或点击“打开”进入数据库,如下图:
可以看到左边的“表内文件分类目录”。点击“”直至最后一级目录可以进入右边的“档案文件信息管理”页面,最上面显示这个目录的基本信息:它的各级目录名称,以及这个目录下总案卷数和总文件数。中间罗列出这个目录下的数据。如下图:
点击档案管理页面上方的“添加案卷”或者是“添加文件”。进行档案的著录。如下图:
用户参照《吉林大学档案网上著录规则》进行信息著录,完成信息著录后,点击“添加”即可。
(四)档案信息文件的上载
档案管理系统除了可以支持用户实现对案卷、文件的基本信息的录入、编辑、修改外,还支持用户远程上载各种格式的电子文件,纸质文件扫描图像以及录音、录像等音频、视频多媒体文件。
用户可以有两种方式进入对案卷或文件进行全文、图像或多媒体的操作页面。
方式一:用户可以在“档案文件信息管理”页面下,通过点击对应案卷或文件左侧的三个超链接,如下图红框区中所示:
方法二:用户可以在“编辑案卷、文件”页面下,点击“输入员”右侧的三个按钮。如下图:
全文提交的格式为word、excel、PDF、html和txt文件。
图像文件提交的格式为JPEG、GIF、BMP、RLE、TIF、PNG、DWG、PDF,建议使用JPEG、GIF、BMP格式
视频文件提交的格式为asf、wav。音频文件提交的格式为mp3、wma。
上传的文件名要与归档的文件名保持一致。
,可点击“全文”超链接或“全文”按钮,系统进入“全文”页面。点击“浏览”找到上传文件所在的位置并完成设置后。点击下方的“上传”按钮,完成系统文件的上传。如果上传的文件不是PDF格式,上传完毕后点击“转换”。见下图:
、视频、音频上传操作,可点击“图像、视频、音频”超链接或“图像、视频、音频”按钮,系统进入“图像、视频、音频”页面,打开图像、视频、音频上传页面,点击“浏览”找到上传图像、视频、音频所在的位置并完成设置后。点击下方的“上传”按钮,完成系统文件的上传。见下图:
(五)数据的编辑与修改
“档案文件信息管理”页面,显示的就是我们已经著录的文件数据信息,档案的文件级和案卷级的区别可以通过颜色来区分。点击每一条著录信息的“题名”或者编辑一列的“”图标,见下图:
系统自动进入“编辑”页面,可以对这条信息进行重新编辑和修改,修改完成后点击“保存”完成信息的修改。见