文档介绍：文员岗位职责说明书
一、岗位描述(岗位设置的意义)
文员是属于公司行政人员的范畴,它的设置是为了更好的实现公司的内部管理。作为一名文员,其主要的工作是协助公司的各方人员工作的顺利开展,工作难度不是很大,但是很杂,也很重要,是一个企业不可或缺的岗位。
二、工作内容
1、前台
一个公司的前台就是一个公司给人的第一印象,是一个公司展示给客户的最先的形象。前台是公司形象的首席代表,很重要。那么前台的工作自然也是非常的重要的。前台的工作主要包括以下几个方面:
(1)来访人员的接待:有客户来访,应礼貌友好的微笑、问好,并询问到访目的及其约见人员,然后请到访人员在休息室就坐,给到访人员倒水,最后告知约见人员并依据其意见进行处理;
(2)接听、转接、记录、转达;
(3)文件的打印、复印,传真的发送及接收;
(4)公司信件、快递等的签收、传达;
(5)报纸的收发整理;
(6)会议的各项工作:
a、通知应参会人员会议的时间、地点及会议的主要内容,
b、会场的布置准备工作,
c、会议前与会人员的签到,
d、做好会议记录,
e、会后会场的整理;
(7)物品领取的登记及物品回收登记入档;
(8)保持前台的干净整洁不凌乱;
(9)其他协助性工作。
2、客服工作
(1)约访、回访客户;
(2)客户叫装叫修的接听及处理:接听并做好记录,然后找出客户跟踪单,填写叫修单,确定技术人员,发送信息或通知技术人员客户信息(包括姓名、地址、、机型、叫修内容等);若自己不能进行处理,则请示上级主管,由其进行处理。
3、档案管理
(1)客户档案管理:客户档案的分类、建档及更新;
(2)员工档案管理:新进员工档案的建立、更新及完善;
(3)员工离职手续的办理:已领取物品的收回,人员档案的重新归档等。
4、网站维护
(1)对公司的网站进行日常的更新维护,主要是行业新闻的每日更新及公司内部公告的发布和业绩的通报;
(2)网站进行模块整改时能提供网站的整改方案。
5、其他
文件的录入、整理、存档等,以及其他协助性的工作或应急工作。
三、所属部门
文员归属部门是由公司的特殊性及岗位的普遍性所决定的,文员既属于行政部的行政人员,又属于售后部的售后服务人员。
四、考勤考核
1、考勤