文档介绍：归档文件及归档文件整理
归档文件指立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕并应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。
归档文件整理指将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒,使之有序化的过程。
归档文件以“件”为整理单位。一般以每份文件为一体,正文与附件为一体,原件与复印件为一体,转发文件与被转发文件为一体,报表、名册、图册等一册为一体,来文与复文可为一体。
装订文件
装订文件,是归档文件整理工作的基础环节。归档文件修整完毕,采用符合档案保护技术要求的装订材料重新加以装订,以固定文件页次,防止散失,便于保管和利用。归档文件应以“件”为单位逐件进行装订
装订时,正本在前,定稿在后;正文在前,附件在后;原件在前,复制件在后;批转或转发文件在前,被批转或转发文件在后;收文处理阅办单在前,正式文件在后;来文和复文作为一件时,复文在前,来文在后;汉文本在前,少数民族文本在后;中文本在前,外文本在后(有特殊规定除外);重要法规性文件的历次修改稿依次排列在定稿之后,出版期刊,样本在前,定稿在后。
装订时,应将“件”内的各页按一定方式对齐。在左上角装订的,左侧与上侧对齐;左侧装订的,右侧与下侧(底边)对齐。
装订方法
线装法。根据文件的厚薄,选择粗细适中的棉线进行装订。文件页数较少时,采用“两孔一线”(细线)左上角装订,背后打活结;文件页数较多时,采用“三孔一线”左侧装订。
对于装订成册不便拆钉的书籍、刊物,由于其金属物已严密封装在其中,拆除有损其原貌,因此也可以不拆除。
分类文件
归档文件可以采用年度—机构—保管期限,或者保管期限—年度—机构等方法进行分类。同一全宗应保持分类方案的稳定。
文件编号
归档文件编号,指将归档文件在全宗中的位置,标识为符号,并以归档章的形式在归档文件上注明。
一、件号
二、页号
件号,是归档文件的排列顺序号,它是反映归档文件在全宗中的位置和固定归档文件的排列先后顺序的重要标识。件号包括室编件号和馆编件号两种。
1、室编件号
室编件号的编制方法和要求:
(1)归档文件排列顺序固定之后,应逐件编写件号。
(2)在同一年度,同一保管期限内,按照归档文件排列的先后顺序,从“1”开始编制件号。即一年三个流水号,永久从“1”开始,长期从“1”开始,短期从“1”开始,依次编制。
(3)不得断号,重号,跳号。
2、馆编件号的设置,主要是为了馆室衔接的需要,在档案进馆时编制。即档案移交进馆后,由档案馆经过鉴定、整理,并根据归档文件在全宗中位置发生的变化情况,重新编制。是否需要重编,由档案馆视情而定。