文档介绍：第5章办公中的数据处理
本章目录
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数据的输入与编辑
公式与函数的应用
数据的排序与筛选
数据图表的制作
数据汇总与***分析
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数据的输入与编辑
常见类型数据的输入要点
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几种常用的快捷数据输入方法
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对输入数据进行有效性审核
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下拉式列表选择输入的设计
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选择型粘贴的操作与应用
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常见类型数据的输入要点
对身份证号、电话区号、邮政编码等不参与运算的数字,为保持其原貌,要设置为文本型数据输入。
如果需要在某个单元格中显示多行文本,可以将光标移到需换行的位置,然后按下<Alt+Enter>组合键,即可实现强制换行;另外,先选中单元格,然后单击鼠标右键,从快捷菜单中选择“设置单元格格式”项,最后在弹出的“设置单元格格式”对话框中,单击“对齐”选项卡,选中“自动换行”复选框,可以实现单元格中文本的自动换行显示。
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常见类型数据的输入要点
日期输入格式可为“年/月/日”、“年-月-日”、“月/日”、“月-日”,其中年还可省略世纪位。
对于分数,在输入可能与日期混淆的数值时,应在分数前加数字“0”和空格。
5. 特殊符号的输入
特殊符号(如※,◎等)的输入有两种方法,一是运行“插入”→“文本”→“符号”命令,从打开的“符号”对话框中选择输入,如图5-1所示;二是运行“插入”→“特殊符号”→“符号”中选择输入,或者单击其中的“更多”按钮,打开如图5-2所示的“插入特殊符号”对话框,从中根据需要切换不同的选项卡,并可以方便地选择需要的符号。
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常见类型数据的输入要点
图5-1 “符号”对话框
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常见类型数据的输入要点
图5-2 “插入特殊符号”对话框
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几种常用的快捷数据输入方法
1. 建立工作组,实现多张工作表中相同数据的快速录入
2. 带零和小数位数据的快捷输入
3. 有一定规律数据的序列输入方法
拖动填充柄快速输入序列或者特定格式数据
根据输入前两个数据的规律快速拖动输入数据
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对输入数据进行有效性审核
【例5-4】如图5-3所示,为灵锐科茂公司销售人员的信息表。根据公司薪酬政策,基本底薪应在2000元~5000元之间。为防止数据输入错误,需为其设置输入有效性条件。
图5-3 需要设置“数据有效性”的数据表格
下面以该项设置为例,详细介绍“数据有效性”的设置方法。具体步骤如下:
(1)选择需要输入基本工资数据的区域。
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对输入数据进行有效性审核
(2)单击“数据”→“数据工具”→“数据有效性”命令下面的箭头,从出现的下拉菜单中,选择“数据有效性”选项,打开“数据有效性”对话框,如图5-4所示。
图5-4 设置有效性条件