文档介绍：办公用品管理制度
第一章目的
为进一步加强公司办公用品费用的管理,规范办公用品的采购、使用与领用,达到控制开支、节约成本的目的,特制订以下补充细则:
第二章办公用品分类
第一条办公用品费用分摊分直接费用分摊和共同费用分摊(按各部门在每月实际领取物品明细时可区分识别的可直接纳入其部门费用。
第二条非消耗办公用品:计算器、订书机、文件栏、笔筒、剪刀、直尺、起钉器、电话机、U盘、键盘、鼠标等相关办公用品;
第三条易耗办公用品: 白板笔、水笔(芯)、圆珠笔、铅笔、笔记本、双面胶、透明胶(大、小)、胶水、钉书针、回形针、橡皮擦、涂改液、软面抄、燕尾夹、像皮筋、标签贴、档案盒、文件夹、墨盒、硒鼓、碳粉、A4复印纸、电脑打印纸等相关物品;
第四条共同使用的相关办公用品时产生的费用分配不清,直接核算为共同分摊;
第五条公司各部门共同分摊物品:各类印刷品、名片、手提袋、信封、大小便签纸、报销单、出差申请单、差旅费报销单、送货回执、红头文件纸、购销合同、凭证盒等物品;
第三章办公用品采购
第六条行政部采购办公用品时应遵循“货比三家,质优价廉”的原则,先将询价后要采购物品的品名、类别、价格等经申请报常务副总经理待审核批准后方可实施采购,采购不易或耗用量大的,应酌量库存;
第七条临时急需的办公用品,由部门办公用品负责人提出申请经部门经理确认,常务副总批准后方可购置;
第四章办公用品领用
第八条为提高办公效率规定每周一为办公用品领取日,部门可派专人根据其需要填写《办公用品领用申请表》写清领用日期、名称、数量后由部门经理签字核实,到行政部专管员处登记领取,其余时间不得领取;
第九条员工领用办公用品后,如出现规格、型号与申购不一致、或产品出现质量问题时,应及时告知行政部物品专管员,由行政专管员在五个工作日内统一与供货商更换、退货;
第十条办公用品专管员应恪尽职守,坚持原则,按章办事,严格控制办公用品的领取数量和次数,保证办公需要。对于消耗品,可根据历史记录和经验法则设定领取基准;明显超出常规的申领,领取人应作出相应的解释,否则保管员有权拒领;
第十一条在保证办公需要的前提下,减少开支,对领取的非消耗性办公用品(如订书器、计算器、剪刀等)应列为移交类物品,如重复申领,应说明原因凭原物以旧换新,杜绝虚报冒领;
办公用品保管
第十二条办公用品由行政部统一保管;
第十三条库存办公用品的种类和数量要科学确定,合理控制。常用、易耗、便于保管和适于批量采购的办公用品可适量库存。要避免不必要的储存或过量积压,确保供应好、周转快、消耗低、费用省;
第十四条批量购入的办公用品应即时入库存储,保管员要在采购物品清单上确认物品的名称、规格、单价和数量,并签字;
第十五条加强对办公旧物的管理,阶段性使用和暂时闲置的物品要妥善保管,随时待用。替换下的各类办公设备交由行政部统一保管或处理,修旧利废,充分利用;
第十六条定期进行办公用品库房盘点,确保帐物相符。随时掌握库存物品的数量、质量和需求情况,适时增加库存,保障供给;
第六章各部门费用审定及有关划定
第十七条公司各部门应按办公用品费用定额尺度严格把好申购和领用关。保管人不得超标发放办公用品,确因工作需要超标领用的,应经分管领导批准;
第十八条办公用品使用实行月统核算,截止日为每月最后一天。由行政部严格把控