文档介绍：档案(资料)管理办法
第一章总则
为了提高公司档案管理水平,做好公司各类档案管理工作,根据国家有关法律、法规及集团相关规定,结合公司的实际情况,制定本管理办法。
本管理办法的内容包括文件材料形成与归档、文书档案管理、人事档案管理、基本建设项目档案资料管理、会计档案管理、经营统计档案管理、档案保密管理、档案查阅复制制度、归档时间和份数、档号的编制原则和结构、档案归档范围和保管期限。
为确保档案完整与安全,便于公司各部门使用,公司档案实行集中统一管理。
公司档案主管部门为综合管理部,负责对公司职能部门有关归档材料的形成、积累、整理、使用进行指导、监督、检查和管理。
第二章文件材料形成与归档
公司各项管理工作中形成的文件材料以及外来文件,由职能部门按其业务范围,指定专人负责积累,整理后及时归档。
需要归档的材料有:
外来文件材料原件;
内部文件文稿。
文件材料归档的基本要求:
归档的文件材料必须完整;
归档的文件材料必须准确地反映公司经营管理等各项活动的真实内容;
归档的文件材料必须层次分明,符合其形成规律。
公司各类文件材料一般归档一式二份,比较重要和使用频繁的文件材料要适当增加归档份数。
公司工作人员因公外出参观学****考察和参加各种会议,收集获得的文件材料要按照归档范围的规定,及时向档案主管部门归档。
公司各项管理工作中形成的文件材料,在次年第一季度内,要将应归档的文件材料,由各部门负责人审定后,向档案主管部门归档。
文书档案管理
文书档案是指公司所发文件、函件、会议记录、会议纪要、重要资料(包括工作计划、年度总结等)、相关单位的来文、来函。
公司的文书档案由综合管理部负责管理。
文书档案必须科学管理,严格执行安全保密制度,严禁遗失、损毁、涂改、泄密和私自销毁。
基本建设项目档案资料管理
基本建设项目档案资料是指在整个建设项目从酝酿,决策到建成使用的全过程中形成的有关资料。归档保存的文件包括:
基本建设项目的提出、调研、可行性研究、评估、决策、报批、计划、实施、运营和施工记录、验收报告等资料;
图纸、图表、计算材料、声像材料等不同载体形式的文件材料。
图纸的修改、补充
修改已归档的图纸要持有经主管领导批准的图纸修改、补充通知单;
修改内容较小时,可直接在图面“杠改”、“刮改”或者发送“变更通知单”,修改时应注“修改标记”;
修改内容较多时,另出新图纸代替,原图纸作废。新图纸需注明原图图号。
基本建设项目的档案资料工作与项目建设进程同步。项目申请立项时,即应开始进行文件材料的积累、整理、审查工作;项目竣工验收时,完成文件材料的归档和验收工作。
对超过保管期限的基本建设项目档案资料必须进行鉴定,对已失去保存价值的档案资料,经主管领导审批, 登记造册后方可处理。
归档文件材料要字迹清楚、图面整洁、不得使用圆珠笔、铅笔或红色及纯蓝墨水和复写纸书写、绘制。
会计档案管理
会计档案材料包括会计凭证,会计帐簿和会计报表等会计核算材料。
公司每年形成的会计档案由财务部按照归档的要求,负责整理立卷或装订成册后归档。
经营统计档案管理
经营统计档案材料包括公司重大战略性经营决策,市场调研、企业管理、各项专业发展计划、市场工作会议文件材料、企业综合性统计分析、对外宣传、物资