文档介绍：文书档案整理
芜湖市档案局
文书档案整理工作
一、定义
文书档案整理,将机关团体、企事业单位和社会组织在公务活动中形成,已经办理完毕的应当归档的文件材料,按照一定的原则和要求,进行科学的分类、排列、确定保管期限、组卷(装盒)、编目等,使之系统化、条理化的过程。是一项重要的基础工作。
文书档案整理方法:
传统整理方法——以“卷”为管理单位
新的整理方法——以“件”为管理单位
二、制定标准
1、制定本单位文件材料保管期限表
按照国家档案局1987年颁发的《关于机关档案保管期限的规定》,结合
本单位文件材料形成的特点、重要程度以及在未来工作中所起的作用不同,
制定本单位的文件材料保管期限表,将需归档保存的文件材料划分为“永久
”、“长期”、“短期”三类保管期限。
实际操作中,档案保管期限的制定一般也分成三类情况:一是对本单位
制发和外单位针对本单位工作制发的文件材料就高划定;二是直属上级部
门制发的文件;三是外单位制发的本单位要长期贯彻执行的文件。
2、制定本单位文件材料的归档范围和不归档范围
按照国家档案局1987年颁发的《机关文件材料归档范围和不归档范围》
标准,将本单位所形成的文件材料划分归档范围和不归档范围。
3、做好本单位分类大纲编制工作
根据本单位机构设置及文件形成的特征,按照复式分类要求,选择制定
本单位的文书档案的分类方案。
以上标准一旦确定后,就不宜随便更改,它是保证本单位档案案卷质量
的前提,不可马虎。
传统整理方法——以卷为管理单位
文书档案按“卷”整理流程:
1、收集 2、分类 3、组卷 4、检查调整卷内文件 5、排列卷内文件 6、卷内文件编号 7、编制卷内文件目录 8、拟写案卷标题 9、填写案卷封面 10、装订案卷 11、填写卷内备考表 12、案卷排列 13、编制档号 14、编制案卷目录 15、装盒
一、收集
(一)文件的收集工作
按照国家有关规定,对国家机关、社会组织以及个人从事公务活动所形成的各种文字、图表、声像、实物等文件材料进行收集的过程。
(二)收集的原则
齐全完整。它是保证本单位文书档案齐全完整的一项十分重要工作,不仅要将全年中有发文编号文件收集齐全,还要加大对帐外文件材料的收集工作。如各类报表、部门总结、工作汇报、会议记录等。收集重点一是本单位;二是直属上级主管部门和直属下级部门;三是外单位针对本单位工作制发;四是外单位制发的本单位要长期贯彻执行的文件。
二、分类
(一)年度分类法将文件按其形成和处理的年度进行分类。
1、计划、总结、报表、预算,一般放在针对的年度组卷。
2、多年度的规划、预算,放在针对的第一年组卷。
3、跨年度或多年度的总结,放在针对的最后一年组卷。
4、计划与总结写在一起的,根据文件内容的主次来确定。如主要是总结就归入总结的针对年组卷。主要是计划就归入计划的针对年组卷。
5、跨年度的请示与批复,放在复文年立卷;没有复文的,放在请示年组卷。
6、跨年度的会议文件,放在会议开幕的年度组卷。
7、法规性文件,放在公布或批准的年度组卷。
8、跨年度的非诉讼案件材料,放在结案的年度组卷。
9、转发文件或批转文件,放在转发或批转的年度组卷。
(二)按机构或问题分类 将文件按其形成或承办的机构(内容所说明的问题)分类。 1、各类的次序可按本单位机构序列表的规定或****惯上的顺序来排列。 2、几个机构共同处理的文件一般以主办机构归类。 3、临时机构文件归类。 (三)按保管期限分类 按照本单位制定的文书档案保管期限表,将文件划分成“永久”、“长期”、“短期”。 在实际工作中,由于各单位文书档案构成的复杂性,通常是将两种或两种以上的分类方法结合起来使用。目前普遍采用的分类方法有两种: 1、年度-机构-保管期限分类法 2、保管期限-年度-问题分类法 在这个步骤的操作中,可结合开展对文件的鉴定工作,即对无保存价值的文件进行剔除。
三、组卷
(一)运用公文主要特征组卷
1、按问题特征组卷
将反映同一事件、同一问题、同一项工作、同一人物的
公文组合在一起。这是实际工作中使用最广泛的方法。
例:芜湖市档案局关于做好档案安全工作的通知、报告。
2、按时间特征组卷
按文件内容针对同一时间或同属于某一时期的公文组合在
一起。例:芜湖市档案局1998年局办公会会议记录。
3、按责任者特征组卷
将同一责任者所形成的若干份公文组合在一起。例:安徽
省人事厅关于干部培训、职称评定等工作的规定、通知。
4、按公文名称特征组卷
将具有相同公文名称的若干份文件组合在一起。例:芜湖
市经贸委关于所属企业改制情况的报告。
5、按通讯者组卷
将本单位与某单位针对某一问题或几个问题的来往文件组成案卷。
6、按地区组卷