文档介绍：河北电建二公司
项目部档案移交范围及档案整理移交规定

1、公司档案室负责监督、指导项目部档案文件材料的形成、积累、整理及归档工作。
2、项目部总工程师或项目部副经理分管项目部的档案管理工作,组织项目部的归档及移交工作。并应制定相应的考核奖惩办法。
3、项目部施工科为项目档案管理工作的归口管理部门,施工科资料员(兼职档案员)负责按照公司档案管理要求,监督、指导项目部各部门及专业公司文件材料的形成,积累、整理及归档检查、统计、移交工作。
4、项目部施工科、质量科、计划科、安监科、供应科、办公室负责人及专业公司技术负责人应监督本部门做好文件资料的日常形成积累整理工作,支持项目部资料员完成项目全部档案的归档移交工作。

工程项目档案管理是工程项目建设管理的重要组成部分,应与工程建设过程同步进行。
工程项目合同签定的同时,项目部应根据工程承包范围、项目划分,及时制定各类归档文件的收集范围及数量,明确各类归档文件收集、整理责任人及明确所需整理份数,并应召开专题会议,进行文件归档
及整理要求交底,并应有交底记录。音像、电子归档文件与纸质文件同步管理。
分管项目档案工作的领导应定期组织对各部门及专业公司文件收集与整理工作进行检查,进行过程控制管理与监督,并落实考核奖惩。
各专业公司可根据施工过程前后,将已竣工的单位工程档案及时整理完成,移交项目部资料室验收。
项目部资料室应按照公司归档要求整理、制作移交公司的档案资料,并应在整套机组试运168小时后的45天内,向公司档案室移交。
移交档案要求编制竣工归档文件说明及移交清册,说明内容主要包括:项目划分承包范围:建筑工程个单位工程,锅炉专业个单位工程,汽机专业个单位工程,电气专业单位工程,热控专业单位工程。本次工程移交各专业档案的份数。编制说明格式见附表1-2。
移交清册目录按分类表目录顺序编写,竣工档案资料移交签证格式及移交清册格式见附表1-1 附表1-3

1、公司工程档案编号示意
0000---0000---00--00
件号
案卷号
分类号
工程代号
2、工程代号由公司档案室统一分配确定
3、分类号参照火电施工企业档案分类表编制
4、案卷号是指在同一个分类号中,组成多个案卷的顺序编号,视文件的多少可组成1至99卷。
5、件号指在一盒案卷中,有几件(份)文件,件号应与卷内目录的序号对应。
6、整理文件的部门应根据项目划分,对应分类号整理档案。
四. 火电施工企业归档项目分类
工程档案分类表
分类号
归档文件范围
保管期限
文件整理
部门
6
工程类
60
工程建设综合
600
工程建设文件
项目部与建设单位、设计单位、制造厂家、监理公司及上级单位针对本工程有关的文件、通知、信函。
短期
项目部
601
会议纪要
会议纪要(工程前期、施工会议、专题会议)
短期
项目部
602
工程阶段性汇报考核,除监理公司以外的单位检查验收的形象节点汇报材料、监检结果、批文业主考核性红头文件
短期
项目部
609
工程简报
短期
项目部
61
工程管理文件
610
招标文件
业主的招标书招标修改文件招标补充及答疑文件
长期
市场开发部
610
投标文件
投标书资质材料履约类保函委托授权书和投标澄清文件修改文件
永久
市场开发部
610
中标及合同
中标通知书工程合同合同补充协议合同谈判纪要合同变更文件
项目部应提供在施工过程中所产生的补充、变更合同及协议、履约保函等原件
长期
市场开发部项
项目部计划科
610
劳务供方合同
对分承包方的合同原件(大包合同清包合同协议等)
长期
市场开发部
项目部计划科
611
计经专业
设计院的概算工程项目各专业预算设计变更费用与甲方结算报表竣工决算工程计经结算审计报告
长期
计划处
611
工程项目技经汇编项目部经营计划分析
长期
计划处
62
施工文件
620
开工报告
一工程开工报告(如没有原件,可存复印件,国家计委3个文件①关于电厂项目建设书的批复②印发国家计委关于审批电厂可行性报告的请示的通知③国家计委关于审批电厂工程可行性报告的请示)
二各专业单位工程开工报告(按专业整理)
三锅炉安装开工报告(锅炉安装开工报告锅炉管特安装修理开工报告书)
长期
项目部资料室
620
技术交底
工程技术要求技术交底(按各专业整理)
长期
项目部资料室
620
图纸会签
按各专业图纸会签整理
长期
项目部资料室
621
施工组织设计
施工组织总设计及方案报审表
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