文档介绍：派洛迪亚项目工作细则说明
公关活动项目可分为以下五大阶段:
方案策划
合同签订
前期筹备
现场执行
总结与评估
方案策划
责任人:项目经理
执行人:策划专员、设计师
审核人:项目总监
工作流程及工作细则说明:
客户的沟通以及信息收集;
1)项目经理约见客户,与策划专员共同参与客户会议,了解客户需求,收集项目相关信息和资料;
(例:了解活动背景、目的、时间、地点、人数、活动要求及预算等信息,收集客户LOGO文件、场地图片、以往活动的资料图片等相关资料。)
2)掌握客户方主要对接待人员的信息,了解客户性格、喜好,及时找到合适的沟通方式。
召开策划会议:
项目经理确定策划会议时间,提前通知与会人员(总监、策划组、执行组、设计组);
项目经理需明确会议目的和要求,向与会人员讲述和分析项目背景及需求,进行策划讨论。
方案制作:
项目经理需明确方案完成时间(注:包含内部审核和修改时间),由策划专员主导,设计师配合完成;
在方案制作的过程中,项目经理需与策划专员及设计师保持紧密沟通,监控方案完成时间和质量;
策划专员需在规定时间内完成工作,由项目经理提交方案给项目总监进行审核;
如方案需做出调整和修改,项目总监必需及时与项目经理和策划专员进行沟通;
方案制作完毕,由项目经理与客户进行下一步工作对接。
报价及合同签订
工作流程及工作细则说明:
责任人:项目经理、预算专员
执行人:预算专员
审核人:项目总监
项目经理告知预算专员客户预算金额,由预算专员根据方案和客户需求进行报价文件制作;
报价文件制作分为两大类:第一类按大项进行规划预算(制作类、物料采购类、演艺类、舞美类等);
第一类预算按固定比例结合活动要求进行分配;
第二类按细节清单进行报价,此类预算按公司基础报价体系进行逐一报价,并必需标明尺寸、规格、工艺、材质、数量等情况;
第二类报价清单,如在报价体系库无某项内容的标准报价记录,必需由预算专员联络供应商,根据供应商提供详细的价格明细进行报价;
如属购买类物料,在报价体中无记录,则按成本价的2-5倍进行报价(具体情况具体操作);
预算专员在制作报价时,必需同时进行成本核算,即在制作报价时需明晰成本金额,要求成本金额控制在总报价的50%以内(含50%);
预算专员完成制作报价后,首先交与项目经理进行核算,检查是否附合客户预算,是否有遗漏项目;
项目经理确认预算清单无误后,由预算专员发送邮件给项目总监确定预报价金额;
项目总监确定报价无误后,回复确认邮件给预算专员确认;
项目经理与客户进行后期工作事项对接,如客户对报价提出疑异,需及时与预算专员沟通进行修改;
客户确认报价金额后,预算专员需将最终报价文件发送至项目总监,由项目总监回复确认邮件,并同时抄送邮件给项目经理和财务部。
责任人:项目经理
执行人:预算专员、项目经理
审核人:项目总监
客户确认报价金额后,由预算专员拟定合同(合同标准格式参照范本文件);
合同支付金额应按公司要求拟定(详见合同范本文件),如遇特殊情况,由项目经理根据实际情况提出要求;
合同文件拟定完毕,由项目总监签订,客户方由项目经理跟进处理。
项目前期筹备
工作流程及工作细则说明:
一、项目控制
责任人:项目经理
执行人:项目经理\项目助理
监控人:项目总监
(1)项目执行的所有事项以清单的形式罗列出来,并注明完成时间(确认时间、制作时间、布场时间等)、事项负责人;
(2)项目经理必需每日查看、跟进;
(3)项目助理必须了解项目整体进程,每周五将本周的项目进程做文字总结,并发送给项目经理查看;
(4)项目经理每周一上午将上周工作小结(完成及确认事项/延误事项等工作进程说明)及本周工作内容以简单清楚的方式写邮件给
客户,并抄送给项目总监;
(5)项目组成员须将项目进展情况及时向项目组各成员通告;
(6)项目执行倒数表范本参见附件1。
(1)执行人员分工表分为前置工作人员分工表和现场执行人员分工表;
(2)原则上一个项目由一个项目小组独立完成,项目经理可根据项目的实际情况向项目经理申请人员配合;
(3)执行人员分工表(前置+现场)范本参见附件2、附件3。
(1)喷绘类、搭建类、舞美类、花艺类供应商一般情况从公司供应商库从选用;如启用未合作过的供应商,项目经理应详细了解该供应商的资质、团队、价格等,报项目总监及财务知晓;
(2)对供应商的工作质量和完成时间需严格监控,需填写供应商工作质量监控表,由项目经理汇总、入档;
(3)出现工作质量或配合问题的供应商,项目经理需及时在活动总结或公司