文档介绍：采购与付款流程财务制度
目的:
为加强规范公司采购与付款业务流程,加强采购相关业务的管理,保证公司资产的安全,特制定本制度。
适用范围:
适用于公司的除费用现金报销外的所有付款,包括但不限于购买材料、低值易耗品、固定资产、费用和服务的所有采购与付款。
业务流程说明:
(一)业务流程图:
釆购
报关
IQC
财务
供应商
请款人
库存资料料
需求
格
供应商开发
请购单
供应商调查
核准
请购单
询价
比价、议价
no
PO或合同
核准
y
PO或合同
PO或合同
货物
收货单
收货单
不合格单
不合格单
不合格单
点收、检验
y
报关单
入库
报关单
发票
发票
发票
发票
发票
请款单
请款单
请款单
请款单
(二)业务流程分类说明:
材料采购:
第一步:下定单:釆购PO经部门经理批准后下给供应商。
第二步:收货:供应商将货物按时送到IQC,IQC在二个工作日内完成点货、检验。如合格收下货物,不合格由质量部在二个工作日内开MRB会义并取得不合格供应商处理单,并在ERP中出单据交财务,并由釆购在二个工作日内与供应商协商后退回供应商,并通知财务。
第三步:收发票:
第四步:请款:国内采购业务IQC收齐所有单据后填写请款单,经部门经理、财务经理批准,按规定要总经理批准的还要经总经理批准。进口采购业务由报关完成以上请款。
第五步:财务审核付款:
低值易耗品、固定资产采购:
第一步:请购:按公司规定走釆购流程,部门经理应控制是否超过预算。
第二步:下定单:同上
第三步:收货验收:IQC收货,请购人领货并验收并领货。
第四步:收发票:同上
第五步:请款:釆购按(1)请款
第六步:财务审核付款
具体业务的票据操作指南:
材料采购:分为国内采购业务、进口采购业务。
国内采购业务:
要求单据:PO、收货单(对方送货单)、发票、请款单。
要求请款单供应商名称或代码与发票和PO上的完全一致。
要求发票上的每个原料的数量与送货单上的一致、且不得高于PO上的数量。
(c)要求发票上的每个原料的单价与PO上的一致或低于PO单价。
如果PO约定的付款条件和付款方式请款单应与其一致、总金额与发票一致或低于发票。请款人认为以上有差异的应在请款时说明,如不说明的视为同意。
进口采购业务:
要求单据:PO、收货单(对方送货单)、发票、报关单、请款单。
具体要求适用国内采购业务要求,拆定单不得低于报关单所列金额,如高于报关单金额可以填二张请款单一张按报关单金额,另一张用于补付无报关单等特殊情况的付款。
固定资产采购:
业务流程使用单据:使用单位必须提供请购单PR、CEAR(二千美元及以上的)。具体参见我司《固定资产管理办法》
业务流程:请购、批准、采购下定单、收货、领货(验收)。
要求与材料一致,对于单位物品含税价格在二千元以下的要求取得增值税发票(在同等价格条件下)。
比材料采购多二张单据。请购单,领货固定资产验收单:
低值易耗品及费用:
低值易耗品及有实物形态的费用:
业务流程使用单据:使用单位必须提供请购单PR、PO、发票、收货记录、领用及验收人签字。
业务流程:请购、批准、采购下定单、收货、领用及验收。
要求与材料一致,对于单位物品含税价格在二千元以下的要求取得增值税发票(在同等价格条件下)。
比材料采购多二张单据。请购单,领货单:
无实物形态的费用或服务:
流程特别要求:费用或服务使用单位在合同约定的供应商义务完成后,到IQC填写领货单,并在领货单填写供应商完成合同约定的服务的内容和时间,并签字后,IQC给予做收货记录并将ERP收货号填写上。
对单据的要求:(对于不符合要求的单据将退回)
PO:
要求与ERP中的各项内容一致、项目齐全。
编号不得重复。
增加ERP供应商编码。
要求请款时交给财务的PO是在ERP中最新的,如手工PO有修改或增加请在修改处请采购经理签字批准。
收货单或对方送货单:要求原件,并写实收数量、收货号(与ERP一致)有收货人签名和日期。如有涂改主管签字确认。
发票:
(1)增值税专用发票:
釆购审核内容:开票日期至请款日不得超过80天;要求审核数量。
财务审核内容:
审核“购货单位名称”必须为本公司名称全称、“地址、电话”、“税务登记号”,“开户行及账号”等项目填写必须正确。
应同时取得发票联(第二联)及抵扣联(第三联),并是否为运用防伪税控系统开具的专用发票,各联均加盖销货单位发票专用章或财务专用章,字轨号码一致,字迹清楚,不得涂改,各项目填写齐全、