文档介绍：信息交流与沟通管理规定一、目的以各种方式和方法对信息进行传递、沟通,保证公司各层次、各部门之间信息畅通,以便及时解决问题,提高工作效率;确保员工和相关方就相关环境和职业健康安全信息进行沟通和协商。二、适用范围适用于各部门内部、外部信息交流与沟通的管理。三、职责一)总经理负责主持公司办公例会。二)行政部负责公司级会议的组织,负责各部门信息的收集、传递和管理。三)各部门负责公司决议、决定的执行,并把执行情况反馈给公司领导及相关单位;负责传达和沟通与本单位顾客、相关方各类规章制度等信息;负责紧急状态下将信息直接传递到公司主管领导或政府主管部门。四、工作程序一)交流与沟通的信息分内部信息和外部信息1、内部信息内容包括:方针、目标及管理方案,部门职能和权限,管理体系运行动态,紧急状态下的应急准备和响应,员工投诉、抱怨和建议等;2、外部信息的内容包括:管理体系有关的信息、与服务有关的信息(含合同、合同变更、顾客满意等),与管理体系相关的法律法规及其他要求的信息,管理行业动态的信息等。二)内部信息沟通的渠道主要有:各类制度文件、通知、通报、《工作联系单》等;各种会议(如例会、办公会、专题会、评审会等);公告栏或宣传栏;公司网络信息公示。1、印发文件、通知、通报1)行政部根据公司的决定或公司领导的指示,印发有关文件或通知、通报等公文至各部门,并提出相关的要求;2)各部门根据文件精神及要求负责落实各项工作;3)各部门将实际落实执行的工作情况及所遇到的问题等书面形式上报行政部;4)行政部对各部门上报情况进行汇总、综合,上报公司领导;5)公司领导根据各部门的反馈情况做出下一步的工作计划或交相关职能部门协助解决;6)各部门之间需要协作时可填写《工作联系单》,请相关部门协助办理;7)内部文件处理详见《公文处理规定》。2、各种会议1)总经理办公会议公司研究、贯彻上级指示,分析和确定公司的重大经营行为,决定公司重大事项等重要决策时召开总经理办公会议,会议时间由总经理安排;原则上公司经营班子成员出席会议,如会议内容涉及相关单位,由总经理确定列席人员。2)周例会公司每周召开一次办公例会,由各部门负责人及主管参加,如会议内容涉及相关单位,由总经理确定列席人员;会议内容:主要是讨论急需解决的问题,以及提出需要协调解决问题,总结本周工作,安排布置下周工作;对于公司办公例会所讨论、研究和决定的有关事项均应形成会议纪要,由行政部负责记录,,会议决议一律以会议纪要为准,公司任何单位和个人必须执行。各部门及其属下单位每周至少召开一次办公例会,所有管理岗位人员参加。会议传达布置公司例会精神和安排属下单位工作任务,会议应填写《会议记录》。3)专题会议公司研究决定经营管理中的某些具体事项,解决某项问题时召开专题会议;专题会议由总经理根据情况确定并主持召开,参加会议人员由总经理决定;专题会议的内容主要由会议内容涉及的单位负责准备,资料由该单位提供,会议决定的事项由该单位负责完成。4)全年工作会一般次年1月中下旬召开,公司全体中高层管理人员参加,会议以总结全年工作并部署下一年度工作为主。5)班前会部门、各班组负责人每天召开班前会,并将主要会议内容形成记录填写在交接班日志中,会议应包括接班时传达的注意事项和本单位传达布置的工作要求等。3、出版公告栏或宣传栏